Remote Big Room Planning Teil 2 - Ein praktischer Leitfaden

In Teil 1 haben wir erklärt, was das Toolkit erfordert und was Sie brauchen, damit Ihre Remote Big Room Planning ein Erfolg wird. Heute gehen wir noch mehr ins Detail und führen Sie Schritt für Schritt durch die ür die Organisation einer solchen Veranstaltung nutzen Sie die Werkzeuge und wenden die Konzepte an, die wir in Teil 1 erläutert haben.

Bereiten Sie den Tag vor
Wenn Sie Ihre Big Room Planung vorbereiten, müssen Sie sicherstellen, dass: 

• Die gemeinsame Leinwand ist vorbereitet und für alle zugänglich.
• Die gemeinsame Planungswand.
• Andere Übersichten wie Teamrisikoprotokolle und Parkplätze.
• Alle Backlogs der Teams verfügbar online für allefür die Teams bearbeitbar.
• Alle Kanäle. 
• Ein gemeinsamer Kanal auf dem sich die gesamte Gruppe trifft.
• Ein facilitatorischer Kanal als Rückkanal zur Erleichterung.
• One Kanal pro Team für die Breakout-Sitzungen.
• Richten Sie je nach Tool die richtigen Rechte (z.B. Gastgeber und Diskussionsteilnehmer in Zoom) in den entsprechenden Kanälen ein. Stellen Sie sicher, dass alle URLs und/oder Standorte zentral veröffentlicht werden.
• Die Sitzungsstrukturen werden dokumentiert und zentral veröffentlicht.
• Alle Gastgeber und Moderatoren sind verfügbar und kennen sich mit den Treffen aus.

Stellen Sie sicher, dass Sie die technische Seite Ihrer Videokonferenzsoftware im Voraus gut vorbereiten. Und testen Sie sie. Als wir zum Beispiel eine große Sitzung mit Zoom veranstalteten, stellten wir fest, dass die einzige  Die Person, die alle Sitzungen angesetzt hatte, konnte nicht mehrere Sitzungen live als Gastgeber abhalten: Sobald er eine andere Sitzung begann, wurde die Sitzung, in der er zuvor war, beendet. Es lohnt es sich, diese Dinge zu testen und zu überprüfenum sicherzustellen, dass der Tag reibungslos abläuft. 

Um den einfachen Zugriff auf alle Informationen für alle zu ermöglichen, haben wir sehr gute Erfahrungen mit Tools gemacht, die eine 'unendliche Leinwand' bieten, wie Miro und Mural. Dies ermöglicht den Zugriff auf alle Informationen, ohne dass Sie das Programm wechseln müssen.

Für die großen gemeinsamen Sitzungen, genau wie bei einem Webinar, brauchen Sie wirklich ein oder zwei Personen, die den Chat und die Fragen im Auge behalten und Q&A überwachen und Bemerkungen und Fragen der Teilnehmer moderieren dort. Wir nennen diese Rolle eine c Hutmoderator. Es ist fast unmöglich für einen einzelnen Moderator oder Vortragenden, sich auf das Präsentieren zu konzentrieren und auch mit den Nebenkanälen der Informationen umgehen. 

Achten Sie bei der Vorbereitung all dieser Dinge darauf, dass Sie informieren die Personen, die ihre Informationen vorbereiten müssen (z.B. Rückstände), frühzeitig. Geben Sie genau an, in welcher Struktur, wie und wann diese Informationen im Laufe des Tages verwendet werden sollen.  

Machen Sie den Tag
Hier ist einn Beispiel, wie ein solcher Tag ablaufen würde (wir haben hier keine Pausen berücksichtigt):

8:45
Alle Kanäle gehen live, und die Teilnehmer können sich verbinden und vorbereiten.

9:00
Erste Präsentation des Product Owners, der die Produktvision für den kommenden Zeitraum vorstellt. Diese  folgt eine Frage- und Antwortrunde mit Hilfe der Chat-Moderatoren. 

9:40
Ausbrechen Sitzungen starten. Alle Teams wechseln in ihren Teamkanal und beginnen, ihr Product Backlog für den kommenden Zeitraum zu verfeinern. Während dieser Zeit  Die Teams platzieren Gegenstände auf bestimmten Tafeln (gemeinsamen Leinwänden) anderer Teams, ummögliche Konflikte, Risiken und zu lösende Probleme aufzuzeigen. Die Product Owner aktualisieren die gemeinsame Planungswand im Laufe der Arbeit. 

Moderatoren regelmäßig treffen sich im Moderatoren-Kanal, um alle Probleme zu besprechen, die im Tagesablauf auftreten. 

12:00
Gemeinsame Sitzung 2. Alle gehen in den gemeinsamen Kanal, wo die Product Owner (und jedes andere Teammitglied, das von diesem Team beauftragt wurde) ihre Pro das Product Backlog für den kommenden Zeitraum aufzustellen. Um ihre Risiken, Anpassungsprobleme und Planungskonflikte durchzugehen.  

13:00
Ausbrechen Sitzungen 2: Alle Teams gehen zurück in ihre eigenen Kanäle und arbeiten an der Anpassung ihrer Product Backlogs, um die angesprochenen Probleme zu lösen. Sie markieren sie als gelöst (oder nicht) auf den entsprechenden gemeinsamen Leinwänden. Wiederum können Teammitglieder zwischen den Kanälen wechseln, um andere Teams zu "besuchen" und Probleme zu lösen. 

15:00
Abschließende gemeinsame Sitzung: alle kommen im gemeinsamen Kanal zusammen, die Product Owner der einzelnen Teams sind anwesend die gelösten Probleme. Es folgt eine abschließende Frage und Antwort mit Hilfe der Chat-Moderatoren.  

15:30 Ende des Tag 
Nachdem die Sitzung beendet ist, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Dinge ordentlich abzuschließen. Stellen Sie sicher, dass alle erstellten Artefakte Acts abgeschlossen sind und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Senden Sie eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Tages zusammen mit allen offenen Punkten, die von den Teams oder Einzelpersonen ausgewählt werden müssen.  Und natürlich sollten Sie über die Erfahrung selbst nachdenken. Was könnten wir als nächstes verbessern?  Zeit? Sie müssen dies nicht während des Tages tun, aber warten Sie nicht zu lange. Sie wollen ja, dass die Erfahrung noch frisch im Gedächtnis ist.  

Und das Wichtigste: Denken Sie daran, Spaß zu haben. Ein Tag voller  remote Big Raumplanung kann anstrengend sein, also halten Sie es leicht, nehmen Sie sich Zeit für Pausen und scheuen Sie sich nicht, ein oder zwei Energizer auszuprobieren, entweder mit dermit der ganzen Gruppe oder in den Breakouts. 

Fazit 
Diese neue Welt, in der viele von uns von zu Hause aus arbeiten, bringt einige neue Herausforderungen mit sich, vor allem wenn es ums wenn es um Dinge wie die große Raumplanung geht, die uns einige dringend benötigten Raum für Anpassung in diesen Zeiten der Isolation. Wenn Sie sich vorbereiten, strukturieren und  erleichtern den Tag gut zu gestalten, kann die Online-Planung des Großen Saals genauso effektiv sein wie eine effektiv sein.

Lassen Sie uns Ihnen bei der Remote Big Room Planung helfen.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Serge Beaumont und Roel Trienekens.

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