Haben Sie kein Meeting, haben Sie ein Event!

Dieser Blog ist der erste in einer Serie von fünf: Scrum-Events für Fernarbeit, richtig gemacht.

Bei Xebia verwenden wir die Checklisten von Meeteor, um festzustellen, ob wir uns treffen müssen, sei es persönlich oder online. Das spart eine Menge Zeit und stellt sicher, dass wir einen guten Grund für jedes Treffen haben.

• Wissen Sie, was Sie brauchen, um voranzukommen? Wenn ja, fahren Sie fort, wenn nicht, finden Sie genau heraus, was Sie brauchen, bevor Sie fortfahren.
• Brauchen Sie andere, um Fortschritte zu erzielen? Wenn ja, machen Sie weiter, wenn nicht, planen Sie Ihre nächsten Schritte und machen Sie sich an die Arbeit.
• Wissen Sie, wer das, was Sie brauchen, liefern wird? Wenn ja, fahren Sie fort, wenn nicht, entscheiden Sie, wer eingeschaltet werden muss und wer auf dem Laufenden gehalten werden sollte, bevor Sie fortfahren.
• Ist ein Meeting das richtige Format? Brauchen Sie Interaktion und Synergie in Echtzeit? Wenn ja, fahren Sie fort, wenn nicht, versuchen Sie es mit einer alternativen Form der Zusammenarbeit wie E-Mail, Chat oder einem gemeinsamen Dokument.
• Bereiten Sie sich gründlich auf das Treffen vor.
  

Meeteor's Reasons to Meet:

Entscheiden Sie. Treffen Sie eine Entscheidung, damit die Arbeit weitergehen kann.
Ideen entwickeln. Machen Sie ein Brainstorming mit einer Liste möglicher Ideen, Lösungen oder Fragen für weitere Untersuchungen.
Produzieren. Arbeiten Sie zusammen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.
Planen. Legen Sie eine Strategie fest oder skizzieren Sie Schritte, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.
Abgleichen. Ein gemeinsames Verständnis von komplexen Informationen schaffen.
Verbinden. Bauen Sie stärkere Beziehungen zwischen den Teilnehmern auf.

Wenn wir Menschen zu einem Treffen einladen, nennen wir den Grund für das Treffen sowie das gewünschte Ergebnis und die Ziele für dieses Ergebnis. Außerdem machen wir das Treffen zu einem Ereignis, indem wir die unten stehenden Online-Regeln befolgen.

Vorgeschlagene Gliederung für Remote Events:

• Planen Sie 5 Minuten für den Aufbau und das Geplänkel ein.
• Machen Sie eine schnelle Erdungsübung, z.B. Box-Atmung. 
• Geben Sie das Ziel, das beabsichtigte Ergebnis und den Zeitplan an.
• Erklären Sie die Tagesordnung, die gewählte Vorgehensweise und die Regeln für die Veranstaltung.
• Legen Sie Tempo und Rhythmus fest. 
• Machen Sie sich an die Arbeit! 
• Versenden Sie gleich nach der Veranstaltung Notizen und Aktionspunkte.

Regeln für Remote-Ereignisse:

• Jeder nimmt von einem ruhigen Ort aus teil, mit Kopfhörern und Video, wobei der Ton stummgeschaltet und das System auf Galerieansicht eingestellt ist. 
• Heben Sie die Stummschaltung auf und sprechen Sie nur, wenn Sie vom Moderator dazu aufgefordert werden. Signalisieren Sie, dass Sie sprechen möchten, indem Sie Ihre Hand heben.  
• Einigen Sie sich auf ein Signal, das Sie verwenden, wenn Sie wollen, dass die Veranstaltung weitergeht. 
• Seien Sie präsent, oder seien Sie nicht da, und vereinbaren Sie einen Mechanismus, um sich vorübergehend abzuschalten, falls nötig. Kein Multitasking!  
• Halten Sie den Fokus und das Tempo durch kollaborative Moderation.
• Tun Sie in regelmäßigen Abständen etwas, um alle Teilnehmer (wieder) zu motivieren und zu aktivieren. Stellen Sie einen Timer ein, um dies zu gewährleisten.  
• Üben Sie sich in radikaler Offenheit, um Ratschläge und Feedback zu dem Ereignis zu erhalten, zu geben und zu fördern, während es sich entwickelt. 

Pro-Tipp: Erinnern Sie die Teilnehmer einen Tag vorher, am Tag der Veranstaltung und 15 Minuten vorher daran, dass die Veranstaltung stattfindet und wie sie sich in Bezug auf Technik und Input darauf vorbereiten können.

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Dieser Blog ist der erste Teil einer Serie: Remote Working Scrum Events, Done Right von Laurens Bonnema, Marianne Pot, Marnix van Wendel de Joode (Business Agility Consultants und Scrum Boosters) und Laïla Nouijeh (Scrum Master bei PGGM).

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