14 Tipps für mehr Konzentration

Oder wie Sie den Kontextwechsel in Ihrer Organisation bekämpfen können

Obwohl es sich lohnt, die Anzahl der Kontextwechsel zu reduzieren, kann dies eine entmutigende Aufgabe sein. Kontextwechsel sind ein Problem auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens, von der persönlichen Verhaltensebene bis hin zur Führungsebene. Wenn es Ihnen gelingt, die Anzahl der Kontextwechsel effektiv zu reduzieren, können Sie mehr und bessere Ergebnisse erzielen. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen 14 Tipps, wie Sie mit Hilfe bewährter Agile-Verfahren und -Einblicke den Kontextwechsel verringern und sich besser konzentrieren können.

Bekämpfen Sie Kontextwechsel auf einer persönlichen Ebene
Menschen neigen dazu, sich mehr Arbeit aufzuladen, als sie auf einmal bewältigen können. Natürlich gibt es eine Vielzahl von Gründen, warum wir das gerne tun, einige positive und einige negative. Ich glaube, viele Menschen glauben wirklich, dass sie produktiver sind, wenn sie Multitasking betreiben. Sie überbrücken die kurzen Wartezeiten zwischen den Aufgaben, starten Aktivitäten und Beiträge anderer, damit Sie später nicht auf diese warten müssen.

4 Tipps, die Sie anwenden sollten, um den Kontextwechsel auf Ihrer Verhaltensebene zu verringern:

1. Stärken Sie Ihre persönliche Absicht, verantwortungsbewusst zu handeln -> nehmen Sie keine neuen Dinge auf, um zu vermeiden, dass Sie sich damit auseinandersetzen, warum die Dinge ins Stocken geraten oder auf Eis liegen. Entscheiden Sie sich stattdessen dafür, sich damit auseinanderzusetzen. Ein großartiges Modell zur Unterstützung verantwortungsvollen Handelns finden Sie hier   hier .
2. Behalten Sie die Dinge im Auge, die Sie dazu veranlassen, den Kontext zu wechseln, und arbeiten Sie dann daran, die Sache Nr. 1 von Ihrer Liste zu streichen, dann die Sache Nr. 2, und so weiter.
3. Verwalten Sie Ihre Arbeitszeit aktiv. Blockieren Sie Ihre Agenda, um sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren zu können.
4. Machen Sie eine Kontextwechsel-Übung um dieses Thema mit Ihren Teamkollegen zu besprechen und es zu einem Gruppenziel zu machen, um den Fokus zu maximieren.

Kampfkontextwechsel auf Teamebene
Auch auf Teamebene gibt es einen Kontextwechsel. Product Owner können das Team auffordern, innerhalb desselben Sprints gleichzeitig an verschiedenen Kundenanforderungen zu arbeiten. Das könnte den Fokus des Teams verwirren, wenn es nicht die richtigen Prioritäten setzt und sich daran hält. Eine andere Sache, die ich oft gesehen habe, ist das 'Seitensteuern'. Teammitglieder werden von Leuten von außerhalb des Teams gebeten, eine andere wichtige Aufgabe zu übernehmen. Diese Aufgabe ist "noch wichtiger" als die zugesagten Sprint-Backlog-Elemente. Der letzte häufige Fallstrick ist die Erwartung, dass das Team in der Lage ist, Verbesserungen zu implementieren und gleichzeitig Arbeitsaufgaben zu erledigen.

7 Dinge, die Sie tun sollten, um den Kontextwechsel auf Teamebene zu verringern, sind:

1. Verwenden Sie Sprint-Ziele, um einen Container um die User Stories herum zu erstellen, so dass auf dieser Ebene kein Kontextwechsel stattfindet. Wählen Sie jeweils 1 Ziel aus und konzentrieren Sie sich auf die Erreichung dieses Ziels.
2. Verwenden Sie benannte Magnete oder Avatare und erstellen Sie nur einen oder zwei für jedes Teammitglied. Damit begrenzen Sie die Anzahl der in Arbeit befindlichen Objekte pro Person.
3. Treffen Sie Arbeitsvereinbarungen mit Ihrem Team, um die korrekte Verwendung der Magnete und die persönlichen Grenzen für die laufende Arbeit einzuhalten.
4. Legen Sie Grenzen für den Gesamtumfang der laufenden Arbeit in einer bestimmten Phase für das Team als Ganzes fest. Legen Sie dieses Limit so fest, dass Multitasking nicht möglich ist (z.B. ist das Limit niedriger als die Anzahl der in der Phase aktiven Teammitglieder).
5. Setzen Sie die Fähigkeiten Ihres Scrum Masters effektiv ein und SCHÜTZEN Sie das Team vor Ablenkungen. Der Scrum Master sollte genug Macht haben, um Anfragen von außerhalb des Teams abzuwehren, wenn es nötig ist.
6. Planen Sie immer die Verbesserungsmaßnahmen des Teams. Beziehen Sie alle wichtigen Punkte mit ein. Sprechen Sie über Validierung, Schätzung, Plan, Aufgabenaufteilung usw. Behandeln Sie Verbesserungen wie jeden anderen Arbeitsschritt.
7. Führen Sie die Paarprogrammierung ein. Es macht Spaß, ist nützlich und die Wahrscheinlichkeit, dass ein Paar in Versuchung gerät, Multitasking zu betreiben, ist geringer als bei einer einzelnen Person.
   
   

Bekämpfung des Kontextwechsels auf der Führungsebene
Wie üblich spielt auch die Führungsebene eine wichtige Rolle bei der Unterstützung guter Praktiken für fokussierte Agilität. Es gibt eine Reihe von Dingen, die Manager tun können, um den Kontextwechsel zu reduzieren.

3 Dinge, die Manager tun sollten, um Kontextwechsel zu verhindern:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf 1 oder 2 Ziele auf einmal konzentrieren. Der Versuch, alle Ihre gemeinsamen Ziele auf einmal zu erfüllen, ist eine Klasse für sich. Erfüllen Sie zuerst das wichtigste Ziel, und gehen Sie dann zum nächsten über. Die Verwaltung nur eines Ziels ist großartig, da es den Fokus auf die Ergebnisse lenkt und gleichzeitig den Teams Raum lässt, Prioritäten zu setzen und sich auf die zugrunde liegenden Ziele zu konzentrieren.
2. Setzen Sie Prioritäten in den Portfolios, damit jeder in der Organisation die Prioritäten des Unternehmens kennt. Es könnte eine gute Idee sein, einzelne Produktportfolios und entsprechende Teams und Abteilungen einzurichten, um die Konzentration auf einzelne kontextbezogene End-to-End-Prozesse weiter zu fördern.
3. Schaffen Sie stabile Teams. Kontextwechsel werden auch dadurch verursacht, dass Menschen zwischen Teams wechseln. Angesichts des abnehmenden Kontextwechsels wäre es daher ratsam, Teams so lange wie möglich zusammenzuhalten. Die Teammitglieder müssen sich nicht ständig an die neuen Umstände gewöhnen, was ihnen Energie und Konzentration spart. Ein weiterer Vorteil stabiler Teams besteht darin, dass die Versuchung geringer ist, ein Teammitglied zu bitten, Arbeiten außerhalb der Teamdomäne zu erledigen (zum Beispiel für ein früheres Projekt).

Aber warten Sie: Was ist mit der ganzen "T-Form"-Sache?
Ein Scrum-Team muss alles tun, was nötig ist, um seine Verpflichtung zu erfüllen, nicht wahr? Daher wird von den Teammitgliedern nicht immer nur erwartet, dass sie ihre Hauptfertigkeit ausüben, sondern dass sie bei Bedarf auch ab und zu seitwärts abzweigen.

Aber dieser Fertigkeitswechsel ist doch auch eine Art von Kontextwechsel, oder?

Ja, das ist es.

Aber vielleicht gibt es hier einen Haken. Meiner Meinung nach ist "das Team" das Zentrum und der Hauptantrieb für den Erfolg. Wenn das Team versagt, versagen Sie. Aus diesem Grund ist der Erfolg des Teams wichtiger als die persönliche Produktivität. Es ist daher wahrscheinlich die einzige Ausnahme bei der aktiven Ablehnung des Kontextwechsels. Hier sollten Sie versuchen, sich im Laufe der Zeit mehrere Fähigkeiten anzueignen. Obwohl die Forschung zeigt, dass es bei vertrauten Aufgaben immer noch Wechselkosten gibt, sind diese natürlich geringer als bei unbekannten Aufgaben.

Fazit
Es gibt eine Menge Dinge, die Sie tun können, um den Kontextwechsel zu bekämpfen, Wechselkosten zu vermeiden und sich besser zu konzentrieren. Vor allem ist das Umschalten des Kontexts eine Änderung der Denkweise. Sie sollten akzeptieren, dass es "in Ordnung" ist, ab und zu untätig zu sein, wenn der Vorteil darin besteht, dass Sie sich besser konzentrieren können. Es sollte für die Menschen in Ordnung sein, über Fokusprobleme zu diskutieren und den Fokus anderer zu respektieren. Glauben Sie nicht an den Mythos: "Schnell anfangen = schnell liefern". Manchmal muss man auf ein bestimmtes Ergebnis etwas länger warten, um eine kürzere durchschnittliche Lieferzeit für alle Ergebnisse zu erreichen.

Kontextwechsel finden auf verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation statt. Wenn Sie den Kontextwechsel effektiv steuern und verringern können, können Sie großartige Ergebnisse erzielen. Stellen Sie sich vor, Sie wären fokussiert, schneller und effektiver.

Klingt gut? Konzentrieren Sie sich auf den einen Verbesserungsvorschlag aus diesem Beitrag, der in Ihrem Kontext die größte Wirkung hat, und Sie sind auf dem besten Weg, sich zu konzentrieren.