Remote Big Room Planning Teil 1 - Was brauchen Sie?

Einer der Hauptgründe für die Durchführung von Big Room Planning-Sitzungen ist, dass Sie alle Arbeiten mit allen Anwesenden besprechen und gemeinsam an einem Plan arbeiten können der von allen Anwesenden unterstützt wird. In der heutigen Zeit der Telearbeit ist das viel schwieriger geworden. Mit ein wenig Vorbereitung und einigen klaren Vereinbarungen können Sie mit der gleichen Gruppe immer noch das gleiche Ergebnis erzielen.  

Dieser Artikel wurde von Serge Beaumont und Roel Trienekens geschrieben, beide Senior Business Agility Consultants.

Sie können klare Vereinbarungen treffen, indem Sie den Ablauf Ihrer Gespräche strukturieren in dem Fernarbeitstool Ihrer Wahl. Richten Sie einen gemeinsamen Bereich für die Zusammenarbeit ein, gewähren Sie allen Zugang zu allen benötigten Dateien und Unterlagen - und bereiten Sie sich nicht zuletzt auf die  und erleichtern die Veranstaltung. Wenn Sie die richtige Sorgfalt walten lassen, können Ihre Big Room Planning-Sitzungen genauso effektiv sein, wie wenn Sie sich physisch im selben Raum befinden würden. 

Herausforderungen 
Seit Fernarbeit zur neuen Normalität geworden ist, unser Big Room Pplanungssitzungs fehlt eine wichtige Zutat, nämlich der Großer Raum. Das bringt mehrere Herausforderungen. Die erste ist, dass all die verschiedenen Formen der Kommunikation, die das Zusammensein  an der gleichen Stelle bringen uns sind nicht mehr da, der Grund, warum wir die Planung im Big Room gemacht haben überhaupt erst gemacht haben. 

Um Ihr Big Room Planning Meeting effektiv zu gestalten, müssen Sie die folgenden Herausforderungen meistern: 

1. Ein unmoderiertes Gruppengespräch ist viel schwieriger, da ein großer Teil unserer Kommunikation von nonverbalen und/oder visuellen Signalen abhängt, die wir senden und empfangen.
2. Einen Schritt zurückzutreten und das Gesamtbild zu betrachten, ist auf einem kleinen Gerüst nicht so einfachn. 

Eine effektive Remote Big Room-Planung erfordert also, dass wir diese beiden Herausforderungen entschärfen. Herausforderungen. 

Ihr Werkzeugkasten
Alle Elemente, die ein gut geführten physische Big Room Planung effektiv machen, brauchen ein virtuelles Gegenstück. YSie benötigen mindestens die folgenden Tools: 

Video-Verbindung 
Ein Ort für Gespräche von Angesicht zu Angesicht und mit Video. Das Problem bei der Durchführung von Videogesprächen in großen Gruppen ist, dass der Engpass die die Audio Kanal. Bei der Zusammenarbeit aus der Ferne ist es fast unmöglich, Gespräche zu führen, wenn mehrere Personen miteinander sprechen. Doch wenn nur eine Person gleichzeitig spricht  stark schränkt die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation ein. Also Ihre Werkzeuge brauchen smindestens die folgenden Punkte unterstützen: 

• Pausenräume mit vVideo, mit einer maximalen Gruppengröße von 4-6 Personen, damit alle Teilnehmer im selben virtuellen Raum oder Raum oder Anruf teilnehmen können.
• Die Möglichkeit, den Raum einfach zu wechseln, falls Ad-hoc-Gespräche oder eine Ausrichtungs-Sitzung erforderlich sind.
• Unterstützung der Kommunikation mit cchen Fähigkeiten.

Gängige Tools wie das inzwischen weit verbreitete Zoom und Microsoft Teams verfügen über all diese Funktionen. 

Gemeinsamer Raum für Zusammenarbeit 
Weiterbrauchen Sie einen Ort, an dem Sie virtuell zusammenarbeiten können. was auch immer es ist die Sie produzieren. In diesem Fall bedeutet das eine Art virtuelle Planungstafel, zusammen mit einem Platz zur Unterstützung anderer Tafeln, Listen oder Dokumentation. Wir nennen dies den Common Canvas. Ihr Tool muss mindestens Folgendes unterstützen: 

• Zugang zu allen Informationen für alle Teilnehmer (keine Übergabe oder "nur eine Person kann enter oder bearbeiten Informationen").
• Ermöglichen Sie die gleichzeitige Bearbeitung durch alle Teilnehmer und die Aktualisierung dieser Änderungen in Echtzeit.
• Ermöglichen Sie eine einfache Strukturierung der Informationen. Effektive Kollaboration erfordert Eingabe, Anpassung und Strukturierung Informationen. Sie möchten nicht, dass der größte Teil der Zeit auf das Schleppen verwendet wird, und Informationen zu verschieben, um sicherzustellen, dass wir immer noch das Gesamtbild sehen. 
• Vorlagen, die die Informationsstruktur unterstützen. Vorgefertigte Tafeln für die Planung, Hindernisse, Aktionspunkte und/oder einen Parkplatz erleichtern es, die Informationen zu strukturieren und für alle leicht zugänglich zu machen.  

Obwohl dies auch mit Excel-Tabellen möglich ist, Powerpoint Präsentationen oder Word-Dokumente zu erstellen, ist es sehr empfehlenswert, virtuelle Whiteboards zu verwenden, wie sie zum Beispiel von Mural , Miro oder Nureva Span . 

Wenn Sie gemeinsam an Microsoft Office-Dokumenten arbeiten möchten, sollten Sie die die Browser-Version (Office 365) dieser Tools, da sie die gleichzeitige Bearbeitung unterstützen. 

Eine solide Internetverbindung für alle Teilnehmer
Eine solide Einrichtung zu Hause für alle Teilnehmer, um sicherzustellen, dass jeder ordnungsgemäß teilnehmen kann, dies beinhaltet: 

• Eine solide Internetverbindung, die Video-Streaming unterstützt. 
• Ein spezieller Arbeitsbereich, in dem Sie frei sprechen können, ohne gestört zu werden. 
• Richtige Ausrüstung. Ein Kopfhörer zur Vermeidung von Rückkopplungen ist obligatorisch und ein gutes Mikrofon wird empfohlen.   

Zugriff für alle auf alle Dateien 
Zugang zu allen benötigten Informationen. Nichts bremst eine Zusammenarbeit so sehr aus wie die Tatsache, dass Sie um Erlaubnis bitten müssen, um auf Dateien zuzugreifen, oder dass Sie  auf diesen wichtigen Kollegen warten, weil er oder sie nicht weiß, was auf der Tagesordnung steht.die Agenda des Tages nicht kennt. 

Zeit, anzufangen 
Jetzt, wo Sie Ihren Werkzeugkasten geordnet haben, ist es an der Zeit zu schauen. was bei der Organisation der Veranstaltung selbst zu beachten ist. In Teil 2 werden wir werden wirwie man sich vorbereitet, wie man den Tag selbst veranstaltet und wie man eine solche Veranstaltung abschließt. Auf diese Weise haben Sie alles, was Sie brauchen, um weiterhin Big Room Planning-Veranstaltungen durchzuführen, auch wenn der physische Big Room erst einmal leer bleibt.  

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Serge Beaumont (06-23813925) oder Roel Trienekens. Oder laden Sie den Big Room Planning Flyer herunter.

Und do wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie an der Scrum@Scaling,  Certified SAFEe 5 Product Owner/Product Manager (SAFe PO/PM) oder Certified SAFe 5 for Teams (SAFe SP) Training online und nutzen Sie auch das virtuelle Klassenzimmer. Unsere Kurse und Standorte sind auf die Unterstützung von Fernunterricht ausgerichtet.