Der Weg von der Wertstromkarte zur Wertstromoptimierung

Lesen Sie diesen Blog, wenn Sie bereits über eine Wertstromkarte (VSM) verfügen und sich fragen, wie Sie deren Vorteile mithilfe eines strukturierten Prozesses nutzen können. Wenn Sie wissen möchten, warum und wie Sie eine VSM erstellen sollten, lesen Sie bitte den Artikel 'How to create a Value Stream Map' von meinem Kollegen Michiel Sens. Vergessen Sie nicht, hierher zurückzukehren.

1. Lesen Sie Ihre VSM

Wie sieht also ein VSM aus? Je nach Linearität eines Prozesses wird der Prozess entweder anhand von Aktivitäten pro Rolle oder anhand eines Flusses von Prozessschritten dargestellt. Abb. 1a. Prozessschritte als Fluss Abb. 1b. Aktivitäten pro Rolle

Noch besser ist es, die beiden Ansätze zu kombinieren, um einen Überblick über die Arbeit pro Rolle und den gesamten Prozessablauf zu erhalten.

Abb. 2. VSM mit kombinierten Rollen und Prozessablauf   Der erste Schritt zur Identifizierung von Verbesserungen in einem Prozess besteht darin, zu wissen, wonach man suchen muss. Suchen Sie in Ihrem VSM nach Verbesserungen, indem Sie potenzielle Verschwendung und eine niedrige First-Time-Right-Quote für jeden Prozessschritt identifizieren. Um Verschwendung zu erkennen, müssen wir zunächst verstehen, welche Arten von Verschwendung es gibt. Aus dem Lean-Prozessmanagement können wir acht Arten von Verschwendung bei der Bereitstellung von Softwareprodukten erkennen (daher das Akronym TIMWOODS für Lean-Verschwendung): T - Transport - Unnötige Übertragung von Dateien, Daten, Dokumentation oder Code I - Inventarisierung - Erledigte" Funktionen in einem Repository aufbewahren, ohne sie für Kunden freizugeben M - Bewegung - Laufen zwischen Büroräumen, um Informationen von/an Kollegen zu übermitteln/abzurufen oder um Code, Dokumentation oder Pakete zu übergeben W - Warten - Warten auf die Verfügbarkeit einer bestimmten Rolle, Warten auf eine Genehmigung, Warten auf einen Build, Testergebnisse oder eine Bereitstellung O - Über Produktion - Bestimmte Funktionen oder Benutzerabläufe bauen, "weil sie wahrscheinlich genutzt werden". O - Übermäßige Verarbeitung - Mehr Tests als nötig durchführen, um eine Funktion zu validieren, unnötige Genehmigungen, übermäßig defensives Coding D - Defekte - Fehler, die durch Testen früher hätten entdeckt werden können S - Fertigkeiten - Unter- oder Überbeanspruchung bestimmter Rollen (z.B. der eine Ops-Spezialist, der die gesamte Ops-Arbeit erledigen muss)  Manche Schritte scheinen selbstverständlich zu sein, aber Sie sollten sich auch fragen, ob sie einen Mehrwert für den Kunden oder Ihren Prozess darstellen. Ein manueller Genehmigungsprozess durch die Geschäftsleitung beispielsweise bringt dem Kunden keinen Mehrwert und trägt möglicherweise nicht einmal zur Verbesserung Ihres Prozesses bei. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, diesen Schritt abzuschaffen oder zu automatisieren. Andererseits sollten Sie nicht übereifrig Schritte im Namen der Zykluszeit entfernen, da Sie sonst Gefahr laufen, wichtige Qualitätssicherungsmaßnahmen zu verlieren.

2. Machen Sie sich erneut mit Ihrem Prozess vertraut

Sie haben nun die Fähigkeiten und das theoretische Wissen, um die VSM zu lesen. Nehmen Sie sich Zeit und lesen Sie Ihren VSM wirklich durch. Ist der im VSM beschriebene Prozess anders, als Sie dachten? Gibt es irgendwelche Überraschungen bei Prozessschritten, die von anderen Rollen ausgeführt werden? Wenn Sie sich und Ihrem Team diese Fragen stellen, können Sie ein gemeinsames Verständnis Ihres Lieferprozesses gewinnen.Sobald Sie sich mit Ihrem Prozess und dem Gesamtablauf vertraut gemacht haben, ist es an der Zeit, die für den VSM ermittelten Kennzahlen näher zu betrachten. Schauen Sie sich zunächst die Gesamtzeit an, die für die Lieferung eines Produktinkrements benötigt wird, auch Cycle Time (CT) genannt.Überrascht Sie diese Zeit?Viele Entwicklerteams, die wir bei Xebia coachen, sind oft verblüfft über die Zykluszeit für ihr Produkt, und so dienen diese Daten als Motivation für Verbesserungen.Jeder Prozessschritt enthält seine eigenen Metriken. Für funktionale Tests könnten wir auf die folgenden Metriken stoßen: Abb. 3.

Für jeden Schritt gibt es folgende Metriken: Zykluszeit (CT): die Zeit, die benötigt wird, um diesen Schritt abzuschließen KV mit Mehrwert: die Zeit, in der tatsächlich nützliche Arbeit geleistet wird, was in diesem Fall die Durchführung eines Funktionstests bedeutet Nicht wertschöpfende KV: jede Zeit, die als Verschwendung betrachtet werden kann Erstes Mal richtig (FTR): Der Prozentsatz der Fälle, in denen dieser Schritt erfolgreich ist. Ein Fehlschlag bedeutet Nacharbeit zu einem früheren Zeitpunkt in Ihrem Prozess und eine längere Zykluszeit.

3. Verwandeln Sie VSM-Daten in Prozessverbesserungen

Betrachten Sie das Beispiel aus Feige. 3 und seine Metriken liefern den Input für eine Diskussion darüber, ob es eine Möglichkeit zur Verbesserung gibt. Das Beispiel in Abb. 3. benötigt 35 Minuten für die Bearbeitung und besteht aus 10 Minuten echter Arbeit. Was geschieht in den anderen 25 Minuten? Können wir die Art der Verschwendung identifizieren? Gibt es etwas, das manuell geschieht und automatisiert werden kann? Warum sind unsere Tests nur in 80% der Fälle erfolgreich? Sind 80 % beim ersten Mal richtig gut genug für diese Art von Testarbeit? Wenn Sie diese Art von Fragen zu den Daten des VSM stellen, wird dies schließlich zu konkreten Verbesserungsideen führen. Einige Teams, denen wir begegnen, bleiben dabei stecken, Probleme ohne Lösungen aufzuschreiben, was es schwierig macht, Prioritäten zu setzen, was zuerst gelöst werden muss. Wenn Sie Verbesserungen in einem User-Story-Format aufschreiben, lassen sich Verbesserungen leicht vergleichen, sowohl nach dem geschätzten Wert (ausgedrückt in Ergebnissen wie verringerter Durchlaufzeit, erhöhter FTR) als auch nach dem Aufwand.

4. Priorisieren Sie Verbesserungen durch den Vergleich von Aufwand und Wert

Ihre Liste von Verbesserungen wird, wenn sie umgesetzt wird, zu einem anderen Prozess und damit zu einem verbesserten Wertstrom führen. Es ist zwar besser, ein zukünftiges VSM zu definieren und darauf hinzuarbeiten, aber wir empfehlen, dass Teams ohne Vorkenntnisse in Lean und Prozessverbesserung zunächst damit beginnen, die Verbesserungen nach und nach zu übernehmen und umzusetzen. Auf diese Weise gelangen sie in den Modus der kontinuierlichen Verbesserung und sind in der Lage, Praktiken wie Continuous Delivery zu übernehmen. Ein Team, das versucht, DevOps einzuführen und noch nie in einer Acceptance-Umgebung eingesetzt wurde, weiß nicht, wie ein verbesserter Prozess der Produktivsetzung aussehen sollte. Sobald Sie eine Liste von Verbesserungen auf der Grundlage von VSM-Daten zusammengestellt haben, empfehle ich Ihnen, eine Aufwand/Wert-Matrix zu erstellen, in der Sie Ihre Verbesserungen eintragen. Die Verbesserungen, die den geringsten Aufwand verursachen und den größten Nutzen bringen, sind Ihre Quick Wins und sollten zuerst umgesetzt werden. Verbesserungen, die viel Wert haben, aber viel Aufwand erfordern, sind oft gute Kandidaten für eine Aufteilung in kleinere Teile. Abb. 4. Aufwand/Wert-Matrix Die Abbildung des Wertes hilft auch bei der Begründung von Verbesserungen. Viele Teams, mit denen wir zusammenarbeiten, denken, sie wüssten, was das "Richtige" für Verbesserungen ist, aber das reicht den Interessengruppen nicht. Die Stakeholder müssen akzeptieren, dass die Umsetzung von Verbesserungen eine Investition ist, die Kapazitäten im Team erfordert. Wenn Sie den Stakeholdern zeigen, welchen Wert eine Verbesserung in Form von messbaren Ergebnissen hat, hilft das, den Business Case für sie zu gestalten.

5. Ausspülen und wiederholen

Nachdem eine Verbesserung umgesetzt wurde, müssen wir ihr Ergebnis messen und unsere Wertstromkarte aktualisieren. Dies gibt Ihnen eine weitere Gelegenheit, Ihren Wertstrom zu betrachten und nach neuen Verbesserungen zu suchen. Kontinuierliche Verbesserung ist nichts anderes als die Wiederholung dieses Prozesses, bis der Aufwand der meisten Verbesserungen ihren Wert übersteigt.  

Fazit

Ein VSM ist nicht gleichbedeutend mit einer Optimierung des Wertstroms, aber mit ein paar Schritten können Sie beginnen, die Vorteile eines VSM zu nutzen. Der Schlüssel liegt darin, die in diesem Blog beschriebenen Prozessschritte zu wiederholen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, die auf Daten basiert. Es ist wichtig, dass Sie sich auf messbare Ergebnisse konzentrieren, um Ihren Wertstrom wirklich zu verbessern und ein hochleistungsfähiges Team zu werden.