Digitale Transformation von Büros für eine Post-Covid-Welt

Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Unternehmen zusammen, die integrierte Arbeitsplatzverwaltungssysteme (IWMS) anbieten und deren Produkte und Plattformen für Immobilien- und Gebäudemanager von Unternehmen entwickeln und anpassen. Aber noch nie zuvor haben wir so drastische Veränderungen bei unseren Arbeits- und Arbeitsplatzverwaltungssystemen erlebt. Innovationen verändern unsere Arbeitsbereiche und deren Verwaltungssysteme als Reaktion auf die Pandemie. Die meisten dieser digitalen Lösungen, Produkte, die die Zusammenarbeit von Teams ermöglichen und Arbeitsabläufe verwalten, werden sich weiterentwickeln und über die Pandemie hinaus bestehen bleiben. Hier sind einige neue Richtungen, in die sich die Systeme zur Verwaltung von Arbeitsplätzen entwickeln.

Bessere Kommunikationssysteme für hybride Arbeitsumgebungen

Einige lieben es, von zu Hause aus zu arbeiten, und andere glauben, dass sie im Büro besser arbeiten können. In den letzten anderthalb Jahren haben wir auch unsere Arbeitsprozesse verfeinert, zunächst, um kollaboratives Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen, und dann, um das Beste daraus zu machen. Nach der Pandemie werden unsere Arbeitsräume hybrid und flexibler werden. Die Kommunikationssysteme sollten dann eine nahtlose Integration von Büro- und Fernarbeitsplätzen ermöglichen. Wenn Mitarbeiter die Wahl haben, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten möchten, können sie ihre Aufgaben besser verteilen, sind produktiver und haben mehr Freude an ihrer Arbeit. Dies ist auch für Unternehmen von Vorteil, da sie Zugang zu einem größeren Talentpool erhalten. Sie können Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihres Talents einstellen und nicht auf der Grundlage ihres Wohnorts.

Apps oder Plattformen, die informelle Konversationen ermöglichen

Wir sehen auch den Bedarf an Kollaborationssystemen voraus, die informelle Gespräche ermöglichen. Diese Gespräche in der Cafeteria, in den Kaffeepausen oder am Wasserspender spielen eine große Rolle beim Aufbau vertrauenswürdiger Beziehungen. Sie helfen uns dabei, unsere Teamkollegen gut genug zu verstehen, um ihnen die Arbeit aus der Ferne anzuvertrauen. Wie können unsere digitalen Systeme diese zwanglosen Unterhaltungen besser unterstützen?

Vor der Pandemie konnten wir leicht den Ort wechseln, um unsere Stimmung zu ändern. Wir trafen uns regelmäßig an einem kühlen Ort zum gemeinsamen Mittagessen. Auch wenn wir unsere Kollegen virtuell treffen und an teamfördernden Aktivitäten teilnehmen können, sind diese vielleicht nicht interessant genug. Wir müssen uns neue Ideen einfallen lassen, damit sich diese Teamaktivitäten von den normalen Arbeitsgesprächen abheben, z.B. indem wir gemeinsam Online-Spiele spielen. Da die Fernarbeit hier in Indien noch mindestens ein paar Monate andauern wird, werden 'Spielplattformen für Unternehmensteams' wie alle anderen Fernarbeitstools dringend benötigt. Sie können genutzt werden, um neue Mitarbeiter, die virtuell an Bord sind, in das Team einzuführen und willkommen zu heißen. Auch nach der Eröffnung der Büros können sie genutzt werden, um gute Teambeziehungen zwischen verteilten Teams oder Kunden- und Offshoring-Teams aufzubauen.

Bürosysteme, die soziale Distanzierungsprotokolle vorschlagen

Die Verwaltung von Arbeitsplätzen muss sich in neue Richtungen entwickeln. Selbst nach der Eröffnung von Büros könnte es noch lange dauern, bis wir die Normen der sozialen Distanzierung ablegen. Die nächsten normalen Arbeitsplätze könnten mit technischen Systemen ausgestattet sein, die uns dazu ermutigen, die soziale Distanz zumindest in überfüllten Bereichen wie der Aufzugslobby, den Speisesälen und Cafeterias zu wahren. Außerdem werden in den bestehenden Büros weniger Menschen sitzen als in den Tagen vor der Pandemie.

Nachhaltige Lösungen für das Büromanagement

Die Pandemie hat uns gezwungen, langsamer zu machen. Aus Angst vor dem Virus arbeiten die meisten von uns von zu Hause aus und gehen kaum noch aus dem Haus. In den letzten anderthalb Jahren haben wir die Zeit, die wir in unproduktiven, aber unvermeidlichen Situationen wie Verkehrsstaus gewonnen haben, genutzt, um über wichtige, aber oft vernachlässigte Probleme wie die Klimakrise nachzudenken. Immer mehr Unternehmen verpflichten sich, ihren CO2-Fußabdruck zumindest zu reduzieren, wenn nicht gar zu beseitigen. Diese Lösungen sind oft zu kompliziert. Zu viele Faktoren machen es uns sehr schwer, sie ohne die Hilfe von Technologie zu bewältigen. Die digitale Technologie spielt eine große Rolle bei der Lösung des "wichtigsten Problems der Menschheit".

Einige Unternehmen organisieren ihre Arbeitsbereiche mit Hot-Desking-Systemen, bei denen ein einziger physischer Arbeitsplatz von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeiten genutzt werden kann. Dies hilft Unternehmen, mit einer kleineren Bürofläche effizient zu arbeiten. Außerdem können die Mitarbeiter jeden verfügbaren Schreibtisch nutzen und müssen sich nicht jeden Tag an einen festen Schreibtisch halten. Ihr Schreibtisch wird je nach Klima, Jahreszeit und Tageszeit ausgewählt. Dadurch kann der Stromverbrauch erheblich gesenkt werden. Unternehmen verlassen sich jetzt auf Softwarelösungen, die alle relevanten Faktoren berücksichtigen und solche dynamischen Arbeitsbereiche verwalten.

Meetings werden in der Cloud gemacht

Fast alle Unternehmen haben jetzt ernsthafte Zeitpläne, um die Transformation in die Cloud so schnell wie möglich zu vollziehen. Die Büros haben sich über die vier Wände hinaus in die virtuellen Kolonien der Cloud ausgedehnt. Einige Büros existieren nur noch in der Cloud und haben gar keine physischen Büroräume mehr. Solche Cloud-Unternehmen sind nur aufgrund einer tieferen und umfassenderen digitalen Transformation der meisten Arbeits- und Geschäftsprozesse möglich. Unternehmen können ihre Büroräume für die wichtigsten Mitarbeiter an einem Standort optimieren, und der Rest kann entweder in der Cloud oder in Satellitenbüros zusammenarbeiten.

Fazit

Die Einführung neuer Technologien zur Vereinfachung von Geschäfts- und Organisationsprozessen führt zu einer digitalen Transformation von Unternehmen. Es ist ein wesentlicher Schritt, um nicht nur erfolgreich zu sein und zu wachsen, sondern auch nachhaltig. COVID-19 hat unsere Arbeit so weit wie möglich digitalisiert. Es ist zwingend notwendig, unsere Arbeitsplätze digital zu transformieren, um unsere Remote- oder Hybrid-Arbeitsbedingungen zu berücksichtigen. Einige der in diesem Blog vorgestellten Lösungen sind bereits im Einsatz, und viele weitere werden derzeit getestet und verbessert. Die digitale Transformation von Arbeitsplatzmanagementsystemen ist jedoch nur möglich, wenn wir die Software/Digitalisierung in den Mittelpunkt stellen und nicht nur einen Teil des Büros oder einen Prozess digitalisieren. Für die strategische digitale Transformation von integrierten Workspace Management Systemen kontaktieren Sie uns bitte unter info@comakeit.com