Empirische Projektplanung in der VUCA-Welt

Vor ein paar Tagen sorgte Jeff Sutherland, der Mitbegründer von Scrum, mit seinem Kommentar über die Sinnlosigkeit von Schätzungen für Aufsehen in der LinkedIn Tech-Community. Laut Sutherland bremst uns das Schätzen von Aufgaben aus und ist daher eine überholte Praxis, die er schon vor zehn Jahren nicht mehr empfohlen hat. Wenn wir genau lesen, können wir erkennen, dass Sutherland die Verzögerung hervorhebt, die entsteht, wenn Aufgaben in Stunden geschätzt werden.  

Ich möchte argumentieren, dass im Scrum Guide nicht nur die Sprint-Planung als ein wesentliches Ereignis angesehen wird, sondern auch die Vorhersage auf der Grundlage der Kapazität des Teams und seiner bisherigen Leistung, was nichts anderes als eine Schätzung ist.

Scrum hilft uns bei der erfolgreichen Verwaltung von VUCA-Projekten (Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous). Dies ist besonders effektiv bei Projekten mit wechselnden oder unvollständigen Projektanforderungen und -umgebungen. Bei vielen Projekten kann es vorkommen, dass Teile der Projektanforderungen nach einigen Wochen oder Monaten der Entwicklung nicht mehr benötigt werden. Selbst wenn das Projekt schon weit fortgeschritten ist, können sich die Anforderungen im Laufe der Zeit noch ändern. Scrum betont daher den empirischen Prozess der Transparenz, Überprüfung und Anpassung bei der Planung und Entwicklung eines Produkts.

In diesem Artikel möchte ich beschreiben, wie ein VUCA-Projekt in vier Phasen effektiv geplant werden kann:

1. Planung auf höchster Ebene in einer Versionsplanungssitzung.
2. Detaillierte Schätzung im Backlog Refinement Meeting.
3. Analyse der Teamkapazität und Planung der Lieferung in der Sprint-Planungssitzung.
4. Konzentriertere Planung auf Aufgabenebene in täglichen Stand-ups .

Planungstreffen zur Veröffentlichung:

Die Release-Planung ist eine Aktivität, bei der das Scrum-Team, einschließlich des Product Owners (zusammen mit dem Produktmanager und manchmal dem Management), zusammenarbeitet, um einen High-Level-Plan für inkrementelle Lieferungen für das nächste Quartal, die nächsten sechs Monate oder sogar das nächste Jahr zu erstellen - einen Release-Plan, der einen Plan für mehrere Sprints enthält. Angenommen, das Scrum-Team entscheidet sich für einen zweiwöchigen Sprint, dann enthält ein standardmäßiger vierteljährlicher Release-Plan einen High-Level-Lieferplan für sechs Sprints. In einer skalierten agilen Umgebung, in der mehrere Teams zusammenarbeiten, wird die Release-Planungsaktivität als Program Increment (PI) Planung bezeichnet.

• Warum ist eine Freigabeplanung notwendig? In den meisten Fällen muss die Geschäftsleitung ihre Finanzen planen, um den Ball bis zur nächsten Version am Rollen zu halten. Die Vertriebs- und Marketingteams müssen möglicherweise auch den nächsten möglichen Termin für die Produkteinführung kennen und darüber informiert sein, welche Funktionen diese Version enthält, damit sie sie effektiv verkaufen können. Daher muss eine entscheidende Stimme Prioritäten setzen, welche Produktfunktionen in den nächsten drei Monaten (Quartal) dringend erforderlich sind und welche bis zum nächsten Jahr warten können.  
• Was wird in einer Release-Planungsbesprechung besprochen? Vor der Einberufung eines Release Planning Meetings erstellt der Product Owner mit Hilfe des Scrum Masters User Stories aus den von den Stakeholdern mitgeteilten Anforderungen und ordnet sie nach Priorität. Das Entwicklungsteam, der Product Owner und die Stakeholder (Kunden) kommen zum Release Planning Meeting zusammen, um ihre Ziele für das nächste Release festzulegen. Der Product Owner erläutert oft die User Stories, woraufhin das Entwicklungsteam jede User Story schätzt, idealerweise in Story Points, die während des Meetings weiter diskutiert werden. Manchmal sind die Schätzungen nur grob und auf hohem Niveau, damit sich jeder schnell ein Bild von der nächsten Version und den darin enthaltenen Änderungen machen kann.

Treffen zur Verfeinerung des Backlogs: Backlog-Verfeinerungsmeetings helfen dem Team bei der Vorbereitung des Backlogs für den nächsten Sprint. Da die Vorbereitung des Backlogs vor Beginn des Sprints stattfindet (idealerweise zwei Backlog-Verfeinerungsmeetings einige Tage vor Beginn des Sprints), kennt das Scrum-Team die Prioritäten für den kommenden Sprint. Das Team kann sich Klarheit verschaffen, da unbeantwortete Fragen endlich vom Product Owner beantwortet werden, wodurch das Team die Genauigkeit seiner Schätzungen erhöhen kann. Backlog-Verfeinerungsmeetings können effektiv genutzt werden, um den im Release-Plan erstellten Plan zu verfeinern. Das Team kann die geschätzten und vorgesehenen User Stories für den kommenden Sprint überprüfen. Zu den Vorteilen der Backlog-Verfeinerungsmeetings gehören:  

a) Der Product Owner kann die Prioritäten für den nächsten Sprint festlegen, und das Team kann sich auf diese Anforderungen konzentrieren;
b) Das Team versteht besser, wie es die User Stories einschätzen kann; daher werden die Schätzungen genauer sein.
c) In diesen Meetings werden Unklarheiten und unerwünschte Elemente beseitigt und relevante Elemente hinzugefügt; daher werden die Schätzungen nach Berücksichtigung aller bereitgestellten Informationen zwangsläufig genauer sein.
d) Da der Teil der Schätzung für den kommenden Sprint während der Verfeinerung erfolgt, sparen Sie viel Zeit bei der Sprintplanung .

Sprint-Planungstreffen: Das Sprint Planning Meeting ist die nächste Phase. Da die Schätzungen für alle Anforderungen mit hoher Priorität abgeschlossen sind, ist es für das Team einfacher, die Anzahl der User Stories für den Sprint zu messen und zu zählen, wodurch sich die Berichtspunkte zur durchschnittlichen Velocity des Teams addieren. Da das Team nun die nächsten Schritte kennt, kann es ein Sprint-Ziel erstellen und sich entsprechend verpflichten. Außerdem können die Teams jede User Story in kleinere Teilaufgaben unterteilen, so dass mehrere Personen gleichzeitig an einer bestimmten User Story arbeiten können. Die Einheit kann auch die Lieferung der User Storys planen (Tage, an denen sie glaubt, die User Story zusammen mit ihren Teilaufgaben liefern zu können). Die Sprint-Planung kann also effektiver für die Planung und Lieferung von Teilaufgaben genutzt werden.

Tägliches Stand-up-Meeting: Im Allgemeinen dient das tägliche Stand-up-Meeting dazu, zu erfahren, was jedes Teammitglied am Vortag getan hat und was es an diesem Tag tun wird. Tägliche Stand-up-Meetings sind effektiv, wenn die Entwickler dazu angehalten werden, den Status der jeweiligen Story und der Teilaufgaben, die sie bearbeiten, mitzuteilen und anzugeben, ob sie Schwierigkeiten bei der Fertigstellung der Story zum geplanten Termin sehen. Das tägliche Stand-up-Meeting konzentriert sich also auf die Planung und Überwachung der User Stories auf Teilaufgabenebene.

Einfach ausgedrückt, helfen die oben genannten vier Phasen bei der schrittweisen Projektplanung und helfen auch dabei, die Ergebnisse konsequent zu überwachen und zu liefern.