Portfolio Management - durch eine andere Brille

Haben Sie mit Komplexität zu kämpfen und möchten sie reduzieren? Erhalten Sie eine zweite Brille gratis! Brillengeschäfte sind bekannt für ihre aggressiven Werbeaktionen, aber ich habe noch nie verstanden, warum ich zwei Brillen brauche. Ich gehöre nicht zu den 'komplexen' Menschen, die eine Brille als Accessoire betrachten, das zum Outfit des Tages passen sollte. Und ich habe erst vor kurzem entdeckt, dass man mit verschiedenen Brillen einen anderen Blick auf die Realität haben kann: Mit der einen Brille kann ich mein iPad lesen, mit der anderen sehe ich Verkehrsschilder.

Portfoliomanagement ist komplex. Wir können Ihnen von den vielen Techniken, Tools und Ansätzen erzählen, mit denen Sie die Komplexität bewältigen und Ihr Portfoliomanagement in den Griff bekommen können. Aber halten Sie einen Moment inne. Lassen Sie uns die Brille wechseln und das Thema aus einer größeren Distanz betrachten. Warum ist das Portfoliomanagement so komplex? Wir haben Organisationen gesehen, bei denen es nicht so war. Was war dort anders? Woran müssen wir arbeiten, um in Ihrem Unternehmen die gleichen Bedingungen zu schaffen? In diesem Artikel greifen wir die Erfahrungen von Dutzenden von Unternehmen auf und geben Ihnen fünf Tipps, wie Sie Ihr Portfoliomanagement erleichtern können. Aber lassen Sie uns zunächst die Bedeutung des Portfoliomanagements klären.

Portfolio Management: Konzentration auf strategische Ziele

Portfoliomanagement kann für jeden eine andere Bedeutung haben. Es geht darum, ein Portfolio von Initiativen zusammenzustellen, um die Verwirklichung der strategischen Ziele zu optimieren. Es geht also darum, Initiativen zu starten und Prioritäten zu setzen. Häufig umfasst das Portfoliomanagement auch die Zuweisung von Personal und Budget oder Entscheidungen über Architektur und Beschaffung. Das Portfoliomanagement ist ein dynamischer Prozess. Sobald das Portfolio definiert ist, beginnt die Ausführung und die Realität hält Einzug. Der neue Stand muss überprüft und das Portfolio angepasst werden. Es werden auch Maßnahmen zur Beseitigung von Hindernissen eingeleitet. Siehe Abbildung 1.

Herausforderungen für das Portfoliomanagement in einer agilen Organisation

Da Agilität in agilen Organisationen durch die Reduzierung von Komplexität und Abhängigkeiten erreicht wird, könnte man erwarten, dass das Portfoliomanagement einfacher wird. Das ist es auch - solange Sie von der Verschiebung von Projekten und der Anpassung von Fristen dazu übergehen, Initiativen zu starten und Erfolge zu feiern.

Die drei wichtigsten Herausforderungen, die Sie bewältigen müssen, sind:

1. Das Management hält sich an die Projektinhalte.
2. Die Teams tun so, als ob sie allergisch gegen Disziplin und den Austausch von Informationen in auferlegten (hier nicht erfundenen) Vorlagen wären.
3. Die Teams sind autonom und konzentrieren sich ausschließlich auf die Teamziele. Dies ist zwar ein natürlicher Schritt bei der Gründung agiler Organisationen, steht aber im Widerspruch zum teamübergreifenden Portfoliomanagement.

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, empfehlen wir Ihnen, eine andere Brille aufzusetzen und diese fünf Tipps zu befolgen:

Tipp 1: Pflegen Sie eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz.

Die Überprüfung des Portfoliostatus ist einer der Bereiche im Portfoliomanagement, dem nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird. Es wird viel Energie darauf verschwendet, Statusinformationen nachzugehen, die Gültigkeit des Status in Frage zu stellen und Hindernisse aufzudecken. Den Teams fehlt es an Disziplin, sie zeigen keine Verantwortung und verbergen Probleme. Sie können ihnen nicht vertrauen. Das Portfoliomanagement ist viel einfacher in einer Organisation, in der Sie den Mitarbeitern und Teams vertrauen können:

• leidenschaftlich für Ihr Unternehmen arbeiten;
• versuchen, (potenzielle) Probleme selbst zu lösen;
• arbeiten Sie mit anderen zusammen; seien Sie vollkommen transparent;
• proaktiv darauf hinweisen, wenn etwas schief gehen könnte;
• kontinuierlich verbessern.

Vertrauen ist eine heikle Angelegenheit, und Sie sollten der zentralen Rolle des Führungsverhaltens beim Aufbau dieses Vertrauens große Aufmerksamkeit schenken.

Tipp 2: Verkleinern Sie auf unabhängige Einheiten von maximal. 125 Personen

Das Portfoliomanagement ist in kleineren Unternehmen weit weniger komplex. Hierfür gibt es mehrere Gründe:

• In einer kleinen Organisation fällt es den Teams leichter, sich mit den strategischen Zielen zu verbinden.
• Es ist einfacher, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen, was zu mehr Eigenverantwortung und intrinsischer Zusammenarbeit führt.
• Strategie und Umsetzung sind eng aufeinander abgestimmt, was die Teilnahme von Teamvertretern (in der Regel Product Owner) an Portfoliomanagement-Meetings erleichtert.
• Die Mitglieder des Managements können einfach am Arbeitsplatz herumlaufen, um sich ein Bild von den Vorgängen zu machen.

Verkleinern Sie Ihre Teams und bilden Sie stabile Teams innerhalb der Einheiten, um den Aufwand für Beschaffung, Budgetierung, Wirkungsanalyse und Wissenstransfer drastisch zu reduzieren.

Tipp 3: Geben Sie klare unternehmensweite Ziele und Prioritäten vor.

Ich erinnere mich an eine Abteilung, die von zwei Managern geleitet wurde, die den Teams jeweils die 'höchsten Prioritäten' mitteilten. Leider waren diese Prioritäten vielfältig und unterschiedlich. Wir baten die Manager, eine Top-10-Liste zu erstellen, geordnet von 1 bis 10. Nach zwei Wochen präsentierten sie voller Stolz ihre Top 20. Mit einer einheitlichen Rangfolge: alle Priorität Nr. 1. Ein Mangel an Orientierung lädt die Teams dazu ein, ihre Prioritäten auf lokale Informationen zu stützen. Und sie sind anfälliger für indirekte Einflussnahme (Seitensteuerung). Stellen Sie sicher, dass Sie klare unternehmensweite Ziele und eine eindeutige Prioritätenliste haben. Ein einziger Bezugspunkt wird die Anzahl der Diskussionen und die Frustration drastisch reduzieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Politik, die Vergütung und die kulturellen Werte die Zusammenarbeit im Hinblick auf die gemeinsamen Ziele unterstützen. Dies verhindert gegenseitige Konflikte zwischen lokalen oder individuellen Zielen oder Konflikte mit den gemeinsamen Zielen.

Tipp 4: Konzentrieren Sie sich beim Portfoliomanagement auf strategische Entscheidungen und Lösungen für Hindernisse.

Portfoliomanagement-Sitzungen neigen dazu, in einzelne Projektdetails, Teamleistungen oder Diskussionen über Probleme abzugleiten. Oftmals wiederholen die Teilnehmer nur das Problem, ohne die Verantwortung für dessen Lösung zu übernehmen. Portfoliomanagementsitzungen sollten sich stattdessen darauf konzentrieren, strategische Ziele zu erreichen und Hindernisse zu beseitigen. Dies wird zu den folgenden Effekten führen:

• Die Teilnehmer werden die strategischen Ziele verinnerlichen und Verantwortung übernehmen.
• Die Teilnehmer übernehmen die Verantwortung für die Beseitigung von Hindernissen. In den meisten Fällen verfügen die Teilnehmer über die Fähigkeiten, das Netzwerk und die Macht, dies zu tun.
• Die Teams werden das Gefühl haben, dass man ihnen vertraut und sie unterstützt.

Solche Effekte helfen einer Organisation, die nächste Stufe in Tipp 5 zu erreichen.

Tipp 5: Fördern Sie Leistungswachstum und Vorhersagbarkeit.

Beim Portfoliomanagement sollte es nicht nur um die Leistung des Teams gehen. Allerdings ist die Teamleistung eine wichtige Voraussetzung für ein leichtes Portfoliomanagement. Wenn Teams besser arbeiten und besser vorhersehbar sind, werden die Ergebnisse sichtbar:

• Eine höhere Leistung führt eindeutig zu mehr Output und potenziell mehr Wert.
• Planungsbemühungen sind sinnvoll.
• Angesichts der Prioritäten werden die vereinbarten Termine eingehalten. Es wird kein Aufwand mit Umplanen, Ausreden und dem Wiederaufbau von Beziehungen verschwendet.

Das Portfoliomanagement sollte das Leistungswachstum beeinflussen, indem es Prioritäten zuweist und die Beseitigung von Hindernissen vorantreibt.

Fazit

Ein Wechsel der "Brille", durch die Sie schauen, kann eine neue Perspektive auf die Herausforderungen eröffnen, die für ein effektives Portfoliomanagement gelöst werden müssen. Die Bewältigung von Komplexität ist oft der häufigste Ansatz. Wechseln Sie Ihre Brille und beginnen Sie mit Maßnahmen zur Reduzierung der Komplexität. Das wird effektiver sein und Ihr Portfoliomanagement besser aussehen lassen.