Spezialist für psychische Gesundheit modernisiert IT-Landschaft mit Google Workspace

Yulius ist eine führende Organisation für psychische Gesundheit in den Niederlanden, die sich für eine umfassende Versorgung und Unterstützung von Menschen mit psychischen Problemen einsetzt. Mit dem Schwerpunkt auf Innovation und Zusammenarbeit bietet Yulius eine breite Palette von Dienstleistungen an, darunter Behandlung, Bildung und Forschung, um das Leben derer zu verbessern, die von psychischen Problemen betroffen sind. Durch sein Engagement für Spitzenleistungen und Mitgefühl hat Yulius weiterhin einen positiven Einfluss auf das Wohlergehen seiner Gemeinschaft.

Umsetzung nach Vorschrift

Yulius besteht aus drei großen Organisationseinheiten: Kinder- und Jugendpsychiatrie, Erwachsenenpflege und Bildung. Die Bildungsabteilung nutzt bereits seit einiger Zeit erfolgreich die Google Workspace-Umgebung. Die anderen Yulius-Einheiten äußerten den Wunsch nach einem vollständig cloudbasierten Arbeitsplatz, der sich gut in die bestehende Einrichtung einfügt. Ein Cloud-basierter Arbeitsplatz ist benutzerfreundlich, einfach zu verwalten und kostengünstig. Außerdem bestand die Notwendigkeit, die Anwendungslandschaft zu modernisieren und die Arbeitsmethoden innerhalb des Unternehmens zu vereinheitlichen, und die Wahl fiel auf Google.

Yulius hat zusammen mit den Arbeitsplatzexperten von Xebia Google Workspace nach dem Standardverfahren implementiert. Dies umfasste verschiedene Phasen, beginnend mit der Implementierung von Mail & Calendar, gefolgt von Drive und anderen Anwendungen. Das Yulius-Team begleitete das Unternehmen aktiv bei der Migration von Microsoft zu Google Workspace und arbeitete dabei eng mit Xebia zusammen.
Das Xebia-Team war in drei Funktionen tätig: Projektmanagement, technische Berater und Change Management.

Nahtlose Übergänge: Change Management als Katalysator

Während dieses Übergangs ist ein effektives Change Management unerlässlich. Das Projektteam von Xebia arbeitete eng mit den Yulius-Teams zusammen, führte sie durch die anstehenden Änderungen und erläuterte ihnen die Gründe dafür. Anstatt alle Änderungen auf einmal vorzunehmen, wurden Sprints genutzt, um die Arbeitsprozesse an die Technologie anzugleichen. Dies erforderte zahlreiche Diskussionen und Zusammenarbeit sowie verschiedene Methoden wie Early-Adopter-Gruppen, physische Präsenz in den Abteilungen sowie Online- und Offline-Kommunikation.

Das Ziel war es, sichtbar und ansprechbar zu sein, damit die Menschen ihre Bedenken äußern und auf die Wünsche und Widerstände bestimmter Gruppen eingehen konnten. Eine konkrete Demonstration des Änderungsmanagements war zum Beispiel der Plan für die Verlagerung von Daten auf Google Drive, einschließlich der damit verbundenen Berechtigungen. Die Abteilungen von Yulius übernahmen die Verantwortung für die Entscheidung, welche Dateien in die Migration einbezogen werden sollten, wobei sie auf die technische Seite, die Benutzerseite und den Schutz sensibler Daten achteten. Durch die enge Einbindung der Abteilungen in den Prozess war die Datenmigration zu Google Drive erfolgreich.

Optimierte Zusammenarbeit an einem Cloud-first-Arbeitsplatz

Die neuen Arbeitsmethoden bei Yulius haben die Art und Weise verändert, wie der Einzelne seine Arbeit wahrnimmt. Die Arbeitsabläufe wurden optimiert, was die Zusammenarbeit einfacher und effizienter macht. Mit Google Docs, Sheets oder Slides arbeiten alle an demselben Dokument, wodurch mehrere Versionen vermieden werden und sichergestellt wird, dass alle auf derselben Seite stehen. Die Mitarbeiter von Yulius können mit Google Forms schnell Fragebögen erstellen, und die Antworten werden automatisch in Google Sheets erfasst.

Schon vor der Implementierung von Google Workspace entschied sich Yulius für den Einsatz von Chromebooks. Die Kombination aus ChromeOS und Google Workspace ermöglicht es Yulius, seinen Mitarbeitern einen sicheren, einfachen und flexiblen Cloud-basierten Arbeitsplatz zu bieten.

Yulius plant bereits die nächsten Schritte zur Modernisierung. Derzeit wird untersucht, wie die No-Code-Lösung von Google, AppSheet, Arbeitsabläufe weiter automatisieren und vereinfachen kann. Außerdem werden mit Xebia Data Schritte unternommen, um den Übergang zu einer datengesteuerten Organisation zu vollziehen. Die Finanzabteilung ist zwar noch nicht zu Google Workspace migriert, aber es wird untersucht, wie man so viele Finanzprozesse wie möglich zu Google bringen kann.