Das Geheimnis des 3-stelligen Produktivitätswachstums

Das Geheimnis eines 3-stelligen Produktivitätswachstums ist einfach: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Ziel. Eine Sache, die uns davon abhält, konzentriert zu bleiben, ist das Wechseln des Kontexts. Wir nehmen eine Aufgabe auf, unterbrechen sie dann für eine andere Aufgabe und beginnen wieder mit der vorherigen Aufgabe. Das Wechseln des Kontextes hat seinen Ursprung auf verschiedenen Ebenen innerhalb des Unternehmens. Wenn es Ihnen gelingt, den Kontextwechsel effektiv zu verwalten und zu verringern, können Sie erstaunliche Ergebnisse erzielen und eine Menge Ressourcen sparen. In diesem Beitrag verrate ich Ihnen, wie Sie das Kontextwechseln am besten bekämpfen und sich besser konzentrieren können.

Letzte Woche haben wir die gleiche Übung mit einer Gruppe von sechs Personen durchgeführt. Dabei haben wir die Sequenzen a bis z, 3 bis 42 (in Dreierschritten) und 5 bis 60 (in Fünferschritten) benannt. Die Übung war Teil eines Vortrags von Olav Maassen über Kontextwechsel. Er wurde durch einen Vortrag von Peter Saddington auf der Agile 2013 inspiriert und beschloss, einige der Erkenntnisse an meine Kollegen und mich weiterzugeben. Olav leitete die Übung und sagte uns, wann wir den Kontext wechseln mussten. Sie können sich die Ergebnisse vorstellen. Als Olav die Anzahl der Wechsel erhöhte, herrschte in unserem Team das totale Chaos. Das führte zu vielen Lachern, aber auch zu vielen, vielen Fehlern. In der letzten Runde, mit den meisten Kontextwechseln, waren wir sechsmal langsamer, um die Übung zu beenden als ohne Wechsel. Das ist einfach erstaunlich: 600% bessere Ergebnisse mit weniger Kontextwechseln.... Wenn es also eine gute Sache ist, den Kontextwechsel zu reduzieren, dann lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, welche praktischen Dinge Sie tun können, um dieses Phänomen zu bekämpfen. Der Kontextwechsel ist ein vielschichtiges Biest. "Warum", fragen Sie? Die Antwort ist, weil es nicht nur ein Problem ist, das auf der individuellen Ebene entsteht, sondern auch auf verschiedenen anderen Ebenen im Unternehmen. Im folgenden Abschnitt werde ich die individuelle, die Team-, die Management- und die Organisationsebene beleuchten und Maßnahmen vorstellen, die Sie zur Bekämpfung des Kontextwechsels ergreifen können. Die individuelle Ebene Menschen neigen dazu, sich mehr Arbeit aufzuladen, als sie auf einmal bewältigen können. Natürlich gibt es eine Vielzahl von Gründen, warum wir das gerne tun, einige positiv, andere negativ. Ich glaube, die Menschen glauben wirklich, dass sie durch Multitasking mehr leisten können. Um die kurzen Wartezeiten zwischen den Aufgaben zu überbrücken, Aktivitäten und Beiträge anderer zu starten, damit man später nicht darauf warten muss usw. Aus einer negativen Perspektive: um das Gefühl zu haben, beschäftigt und wichtig zu sein, um das Gefühl zu haben, dass wir unser Gehalt wert sind (das Schlimmste, was passieren kann, ist Leerlauf...), um Fehler zu vertuschen oder die Schuld auf andere zu schieben und um zu vermeiden, die Verantwortung dafür zu übernehmen, Dinge zu Ende zu bringen, Probleme zu lösen und die Arbeit zu beenden. 4 Dinge, die Sie tun können, um den Kontextwechsel auf individueller Ebene zu verringern:

• Stärken Sie Ihre individuelle Absicht, verantwortungsbewusst zu handeln -> nimmt nicht neue Dinge auf, um die Probleme zu vermeiden, sondern entscheidet sich stattdessen, mit ihnen umzugehen. Ein großartiges Modell zur Unterstützung verantwortungsvollen Verhaltens finden Sie hier.
• Verwalten Sie die Dinge, die Sie dazu veranlassen, den Kontext zu wechseln, und arbeiten Sie dann daran, die Nummer 1 von Ihrer Liste zu streichen, dann die Nummer 2, und so weiter.
• Verwalten Sie Ihre Arbeitszeit aktiv. Blockieren Sie Ihre Agenda, um sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren zu können.
• Führen Sie die Übung zum Kontextwechsel mit Ihrem Team durch und machen Sie es zu einem Gruppenziel, um den Fokus zu maximieren.

Die Teamebene Auch auf Teamebene gibt es einen Kontextwechsel. Produkteigentümer können darum bitten, innerhalb desselben Teams und Sprints an verschiedenen Kundenanforderungen zu arbeiten. Dadurch wird der Fokus des Teams verwirrt, da es kein klares Ziel hat. Ich habe schon oft erlebt, dass Teammitglieder informell gebeten wurden, für die Manager einzuspringen und eine andere wichtige Aufgabe zu übernehmen, die sogar wichtiger ist als die eigentliche Arbeit. Ein weiterer häufiger Fallstrick ist, dass man erwartet, dass das Team in der Lage ist, gleichzeitig die Arbeit zu verbessern und abzuschließen. 7 Dinge, die Sie tun können, um den Kontextwechsel auf Teamebene zu verringern, sind:

• Verwenden Sie Sprint-Ziele und WIP-Ziele, um einen Container um die User Stories herum zu erstellen, so dass es auf dieser Ebene keinen Kontextwechsel gibt. Nehmen Sie sich jeweils 1 Ziel vor und konzentrieren Sie sich auf die Erreichung dieses Ziels. Diese Praxis wird auch im Scrumguide 2013 beschrieben, Woohoo!
• Verwenden Sie Magnete und Avatare und machen Sie nur einen für jedes Teammitglied
• Treffen Sie Arbeitsvereinbarungen, um die korrekte Verwendung der Magnete durchzusetzen
• Begrenzen Sie den Umfang der laufenden Arbeit (oder jeder anderen Arbeitsphase) auf einen Betrag, der von Multitasking abhält (z.B. ist das Limit niedriger als die Anzahl der in der Spalte aktiven Teammitglieder)
• Setzen Sie die Fähigkeiten Ihres Scrum Masters effektiv ein und SCHÜTZEN Sie das Team vor Ablenkungen. Der Scrum Master sollte genug Macht haben, um andere Anfragen von außerhalb des Teams abzuwehren, wenn es nötig ist.
• Planen Sie immer die Verbesserungsmaßnahmen des Teams. Beziehen Sie alle wichtigen Punkte mit ein. Sprechen Sie über Validierung, Schätzung, Plan, Aufgabenaufteilung usw. Behandeln Sie Verbesserungen als normale Arbeit.
• Führen Sie die Paarprogrammierung ein. Es macht Spaß, ist nützlich und die Wahrscheinlichkeit, dass ein Paar in Versuchung gerät, Multitasking zu betreiben, ist geringer als bei einer einzelnen Person.

Die Führungsebene Wie üblich liegt die Wurzel allen Übels auf der Führungsebene.... Nun, das stimmt nicht ganz, dennoch gibt es ein paar Dinge, die Manager tun können, um den Kontextwechsel zu reduzieren. 3 Dinge, die Manager tun können, um dem Kontextwechsel entgegenzuwirken:

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich jeweils auf 1 Ziel konzentrieren. Sei es ein Geschäftsziel, ein Programm-/Projektziel, ein Sprint-Ziel oder ein KPI (beachten Sie, dass diese Ziele aneinandergereiht werden sollten, damit sie sich summieren). Der Versuch, alle Ziele auf einmal zu erfüllen, ist eine Klasse für sich. Erfüllen Sie zuerst das wichtigste Ziel und gehen Sie dann zum nächsten über. Meistens haben die Leute gerne etwas Spielraum, um den Umfang der Ziele zu reduzieren, wenn es brenzlig wird. Natürlich wissen wir es besser und sagen ihnen, dass wir viel mehr erreichen können, wenn wir uns zuerst auf die Erreichung des wichtigsten Ziels konzentrieren.
• Setzen Sie Prioritäten in den Portfolios, so dass jeder im Unternehmen die Prioritäten kennt. Sicherlich kann es Abweichungen und Änderungen geben, aber zumindest wird es eine bewusste Entscheidung sein, dies zu tun.
• Schaffen Sie stabile Teams. Kontextwechsel können auch durch den Wechsel von Teams verursacht werden. In Anbetracht des abnehmenden Kontextwechsels wäre es daher klug, Teams so lange wie möglich zusammenzuhalten. Die Teammitglieder müssen sich nicht ständig an die neuen Umstände gewöhnen, was ihnen Energie und Konzentration erspart. Ein weiterer Vorteil stabiler Teams ist, dass die Versuchung geringer ist, ein Teammitglied zu bitten, eine Arbeit außerhalb der Teamdomäne zu erledigen (z.B. ein früheres Projekt).

Die organisatorische Ebene Wenn wir weitergehen, kommen wir zur Ebene der Ausrichtung von Teams. Dies ist weniger ein Abschnitt über "Dinge, die Sie tun können" als vielmehr ein Abschnitt über "Welche Option eignet sich am besten für eine kontextunabhängige Arbeitsweise". Kommen wir also zur Sache. Es gibt ungefähr 4 Möglichkeiten, sich zu organisieren.

• Projekt-/Programmorientierung: Die Mitarbeiter müssen lernen, mit immer neuen Teamkollegen zusammenzuarbeiten, für verschiedene Kunden oder Marktsegmente und an unterschiedlichen Produkten zu arbeiten
• Komponententechnische Orientierung: Wenn sie stabil sind, müssen die Leute für verschiedene Kunden und Produkte arbeiten.
• Kundenorientierung: Wenn sie stabil sind, müssen die Mitarbeiter an verschiedenen Produkten arbeiten (außer wenn es nur ein Produkt gibt).
• Produktorientierung: Wenn das Produkt stabil ist, müssen die Mitarbeiter an demselben Produkt arbeiten und Funktionen entwickeln, die unterschiedliche Bedürfnisse und Ziele erfüllen.

Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, den Kontextwechsel zu bekämpfen, sollten Sie die Ausrichtung des Teams auf Produkte ändern. Das passt auch am besten zu dem "Build it, run it"-Prinzip aus den Devops-Praktiken. Fazit: Es gibt eine Menge Dinge, die Sie tun können, um den Kontextwechsel zu bekämpfen und sich besser zu konzentrieren. In erster Linie ist Kontextwechsel eine Änderung der Einstellung. Akzeptieren Sie, dass es in Ordnung ist, ab und zu untätig zu sein, wenn der Vorteil darin besteht, dass Sie sich viel besser konzentrieren können, geben und akzeptieren Sie Feedback, wenn Sie damit zu kämpfen haben, und halten Sie den Fokus aufrecht, auch wenn Ihre Anfrage deswegen abgelehnt wird. Kontextwechsel treten auf verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation auf. Wenn Sie den Kontextwechsel effektiv verwalten und verringern können, können Sie großartige Ergebnisse erzielen. Stellen Sie sich vor, Sie wären 600% schneller. Klingt gut? Wenn Sie die obigen Vorschläge umsetzen, sind Sie auf dem besten Weg, Erstaunliches zu erreichen.

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