Berechtigungen zur Freigabe von Ordnern auf Gemeinsamen Laufwerken

Es ist endlich möglich, dass Content Manager auf Ordnerebene innerhalb eines Shared Drive freigegeben werden kann!

Was sind eigentlich Shared Drives?

Gemeinsame Laufwerke sind spezielle Ordner in Google Drive, die Sie zum Speichern, Suchen und Zugreifen auf Dateien mit einem Team verwenden können. Die Dateien des freigegebenen Laufwerks gehören dem Team und nicht einer Einzelperson. Selbst wenn Mitglieder das Team verlassen, bleiben die Dateien im gemeinsamen Laufwerk gespeichert, so dass Ihr Team weiterhin Informationen austauschen und überall und von jedem Gerät aus arbeiten kann.

Was hat sich geändert?

Bislang war die Freigabe auf Ordnerebene nur für einen Shared Drive Administrator möglich. Das neue Update sorgt dafür, dass diese Funktionalität für Content Manager für alle neuen Shared Drives sofort aktiv ist.

Bei bereits existierenden Shared Drives kann nur der Administrator die Ordner freigeben. Aber auch dies kann vom Administrator auf dem freigegebenen Laufwerk angepasst werden, um die Freigabe auf Ordnerebene zu ermöglichen.

Da das neue Update sofort aktiv ist, kann der Administrator diese Funktion deaktivieren, wenn sie innerhalb der Organisation für Content Manager nicht erwünscht ist.

Die neue Funktion ist in den Einstellungen von Shared Drive sichtbar.

Derzeit gibt es eine Aufteilung in den Einstellungen für das Gemeinsame Laufwerk:

• Zugang
• Rollenberechtigungen

Zugang

Im Bereich Zugang gibt es zwei Optionen:

Möglichkeit, Personen außerhalb der Organisation Zugriff auf Dateien zu geben (extern) Möglichkeit, Personen, die nicht Mitglieder des Shared Drive sind, Zugriff auf eine oder mehrere Dateien zu geben

Rollenberechtigungen

In der Rubrik Rollenberechtigungen gibt es zwei Optionen:

Möglichkeit, nicht nur Administratoren, sondern auch Content Managern das Recht zu geben, Ordner auf einem freigegebenen Laufwerk freizugeben (anstatt eine Person zum gesamten Laufwerk hinzuzufügen oder nur einzelne Dateien freigeben zu können) Möglichkeit, Personen mit Ansichts- und/oder Kommentarrechten zu erlauben, Dateien herunterzuladen, zu drucken und/oder zu kopieren Die Aufteilung in den Einstellungen gibt ein klares Bild von den Möglichkeiten.

Die Verwendung von Shared Drives hat viele Vorteile. Sie müssen allerdings genau wissen, wie es funktioniert und wie Sie das Beste daraus machen können. Wir helfen Ihnen gerne dabei!