Seelenfrieden in einem Zustand der Überlastung

Dieser Artikel richtet sich an Wissensarbeiter, die den Überblick behalten und sicher sein wollen, dass sie nichts vergessen haben, damit sie den Kopf frei haben für die eigentlichen Aufgaben. Er richtet sich insbesondere an diejenigen, die SCRUM, eine beliebte und formalisierte agile Methodik, in ihrer täglichen Arbeit verwenden oder verwenden möchten. Ich habe mich 2005, als ich für Db4o arbeitete, für Agile begeistert und seitdem nie wieder zurückgeblickt. Die Verbesserung des Prozesses pro Iteration und ein überschaubares Arbeitspensum pro Sprint gaben mir Ruhe und Konzentration und ermöglichten es mir, den Stakeholdern die richtigen Softwarelösungen zu liefern. Als ich 2011 gebeten wurde, als CTO bei einem Tech-Startup einzusteigen, hatte ich plötzlich viel mehr zu tun: Mitarbeiter einstellen und verwalten, Kosten verwalten, dem Vorstand Bericht erstatten, Fördermittel beantragen und dafür sorgen, dass die Bücher in Ordnung gehalten wurden. Darüber hinaus war ich immer noch als SCRUM Master und technischer Leiter in einem SCRUM-Team tätig.In dieser Zeit stellte mir einer meiner Mitbegründer Getting things done von David Allen vor. Er brauchte nur etwa 15 Minuten, um mir die Grundlagen zu erklären, und ich fing sofort damit an.

Sie können sich auch diese Präsentation ansehen, um den Artikel zu ergänzen:

Vielfältige Aufgaben

Als Wissensarbeiter, und insbesondere als Berater, haben wir eine Vielzahl von Verpflichtungen. Sie haben persönliche Verpflichtungen, wie die Planung eines Arzttermins oder die Abholung Ihrer Kinder von der Kindertagesstätte, und Sie haben Verpflichtungen gegenüber Ihrem Arbeitgeber, wie die Bestellung einer Sicherungsdiskette, die Mitgestaltung eines Kurses oder die Vorbereitung einer Präsentation. Und schließlich haben Sie auch Verpflichtungen gegenüber Ihrem Kunden, wie z.B. Sprintaufgaben, Meetings und die Organisation von Innovationstagen. Bei all diesen Aufgaben den Überblick zu behalten, ist wirklich schwer, sehr schwer!

Agilität

Für diejenigen unter Ihnen, die mit agilen Methoden nicht vertraut sind. Agile ist ein iterativer Prozess. In jeder Iteration verpflichtet sich ein Team zu einer begrenzten Menge an Arbeit. Eine typische Iteration hat eine Länge von zwei Wochen, was die Deadline ist. Alle Stories, die Arbeitseinheiten in einer Iteration, können vom agilen Team umsetzbar gemacht werden.

GTD

Getting Things Done verfolgt einen etwas anderen Ansatz. Es gibt einen einzigen Posteingang, vergleichbar mit dem Teil eines Backlogs in SCRUM, der noch nicht bearbeitet wurde. Durch regelmäßiges Überprüfen des Posteingangs kann dieser geleert werden, indem Elemente in umsetzbare Aufgaben, übergeordnete Projekte, Kalendereinträge, Referenzmaterial oder einfach in den Papierkorb verwandelt werden. Aus einem Projekt können umsetzbare Aufgaben extrahiert werden, die das Projekt voranbringen. Durchführbare Aufgaben sollten zusammen aufbewahrt werden, um sie bei der Überprüfung priorisieren zu können.

[caption id="attachment_14560" align="aligncenter" width="420"] GTD-Diagramm[/caption]

Bitte lesen Sie das Buch Getting Things Done von David Allen, um die vollständige Erklärung zu erhalten, aber hier folgt ein kurzer Überblick.

Kurzer Überblick über GTD

Posteingang

Der GTD-Posteingang dient dazu, alles Neue zu sammeln, das Ihre Aufmerksamkeit erfordern könnte oder auch nicht. Wann immer Ihnen etwas in den Sinn kommt, das Ihrer Meinung nach Ihre Aufmerksamkeit erfordert, entweder jetzt oder in Zukunft, sammeln Sie es hier. Es muss nicht geordnet sein. Es muss nicht einmal ein erreichbares Ziel sein. Solange Sie es sich von der Seele reden und es zur Überprüfung ablegen, hat der Posteingang seine Aufgabe erfüllt. Wenn Sie den Posteingang durchsehen, wird er in eine der folgenden Kategorien eingeordnet.

Papierkorb

Vielleicht stellen Sie fest, dass viele der Dinge, die Sie in Ihrem GTD-Posteingang sammeln, eigentlich gar keinen Handlungsbedarf haben, so dass Sie sie ungestraft wegwerfen können! Gut, dass Sie sie los sind!

Datei

Oftmals erhalten Sie Informationen, die Sie nicht sofort benötigen, auf die Sie aber in Zukunft gerne zurückgreifen würden. Diese Informationen werden in einer Datei abgelegt. Diese Datei kann physisch sein, eine Ordnerstruktur auf Ihrem Computersystem oder etwas ganz anderes.

Kalender

Obwohl viele Menschen dazu neigen, zu viele Dinge in ihren Kalender zu schreiben, die eigentlich nicht zu diesem Zeitpunkt erledigt werden müssen, werden Posteingangseinträge, die ein bestimmtes Zeitfenster haben, von dort in Ihren Kalender verschoben.

Warten auf

Wenn Sie etwas delegieren, erwarten Sie, dass es nach einer bestimmten Zeit erledigt ist. Obwohl diese Abhängigkeiten aus gutem Grund aus SCRUM herausgehalten werden, sind sie ein Teil des Alltags. Verschieben Sie diese von Ihrem Posteingang in Ihre Warteliste, damit Sie sich bei demjenigen, an den Sie die Aufgabe delegiert haben, über den Status informieren können.

Eines Tages vielleicht

Ein Kollege hat Ihnen eine bezaubernde Kompilation von herumtollenden Welpen auf YouTube geschickt? Vielleicht hatten Sie keine Zeit, sie anzusehen, als Sie darauf aufmerksam gemacht wurden, aber warum legen Sie sie nicht für später weg? Dinge, die Sie nicht erledigen müssen, aber gerne noch erledigen würden, sollten Sie hierher verschieben.

Projekte

Es gibt viele Dinge, die Menschen auf ihrer To-Do-Liste haben, die sie immer wieder anstarren und von denen sie aus irgendeinem Grund eingeschüchtert sind. Oft handelt es sich dabei um Dinge, die zu anspruchsvoll sind, um sie sofort in Angriff zu nehmen. Das kann von Weltfrieden schaffen bis zur Organisation der Geburtstagsparty Ihrer Tochter reichen. Beide Aufgaben bestehen eigentlich aus mehreren klar umsetzbaren Aufgaben, auch wenn man den Eindruck hat, dass letztere im Laufe des Lebens leichter zu erreichen sind. Hier gehören Dinge hin, die klarer definiert werden sollten. Überprüfen Sie sie und extrahieren Sie daraus umsetzbare Aufgaben, die die Projekte ihrem Ziel näher bringen.

Nächste Aktionen

Dies ist das Arbeitspferd des GTD-Systems. Hier nehmen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Hier legen Sie genau definierte Aufgaben ab. Wenn Sie jemanden wegen eines Falles anrufen müssen, speichern Sie diese Aufgabe zusammen mit dem Namen der Person, ihrer Telefonnummer und dem Aktenzeichen, damit Sie nicht erst die Nummer oder das Aktenzeichen nachschlagen müssen. Auf diese Weise machen Sie die Hürde, etwas zu erledigen, so niedrig wie möglich.

Hindernisse

Natürlich gibt es einige Hindernisse, die Sie überwinden müssen, wenn Sie als Berater diese beiden Methoden nebeneinander anwenden. Da GTD Sie dazu ermutigt, an der zu diesem Zeitpunkt wichtigsten Sache zu arbeiten, kann es vorkommen, dass Sie während der Beratungszeit private Telefongespräche führen oder auf eine Mail eines Kollegen antworten müssen, während Sie sich für die Arbeit fertig machen. Dies führt dazu, dass sich Arbeitszeit und private Zeit überschneiden. Die naheliegende Lösung wäre, die Arbeitsintervalle für jede Aufgabe zu erfassen. Dies erfordert jedoch ein wenig Zeit und Disziplin und sollte daher idealerweise automatisiert werden. GTD erfordert, dass Sie mindestens täglich überprüfen, was mit den Dingen in Ihrem Posteingang zu tun ist und welches die nächsten wichtigen Aktionen sind. Das kostet Zeit. Ist dies persönliche Zeit? Sollte sie abrechenbar sein? Meiner Meinung nach reduziert die Arbeit mit GTD den Stress und erhöht die Produktivität und Effektivität. Die Arbeit mit GTD macht Sie also zu einem wertvolleren Mitarbeiter, und das ist etwas, in das Ihr Arbeitgeber investieren sollte. Während sowohl GTD als auch Agile mit Definitionen von Arbeit arbeiten, wird die Priorität von Stories in SCRUM vom Product Owner bestimmt. Wie lässt sich das in GTD integrieren? Nun, auch wenn der Product Owner für die Prioritäten innerhalb des Sprints zuständig ist, hat er nicht den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Leben zu tun ist. Daher sind Sie derjenige, der die Reihenfolge bestimmt, in der Ihre Aufgaben erledigt werden müssen. Innerhalb dieser Aufgaben haben nur die Aufgaben, die aus Ihrem Sprint stammen, eine relative Reihenfolge, die vom PO vorgegeben ist.

Verbesserungen

Bei meiner täglichen Arbeit mit GTD habe ich festgestellt, dass es ein paar erkennbare Verbesserungen gibt. Aufgrund beruflicher Anforderungen muss ich mehrere Kalender führen. Da einige Einträge im GTD-Posteingang in Ihrem Kalender landen, bedeutet dies manchmal, dass Sie mehrere Einträge in Ihrem Kalender erstellen müssen, was einen unnötigen Overhead verursacht. Es wäre von Vorteil, wenn dies von der Software unterstützt würde, so dass ein GTD-Posteingangselement automatisch an einen oder mehrere Kalender delegiert werden kann.Wenn Aufgaben aus externen Anwendungen wie Jira kommen, müssen sie synchronisiert werden. Es würde Zeit sparen, wenn dies automatisch verwaltet werden könnte.Und schließlich die Frage des Eigentums. Wem gehört eine Aufgabe? Dem Beauftragten, dem Autor oder dem Unternehmen, in dessen Auftrag sie ausgeführt werden muss? Ich bin der festen Überzeugung, dass Aufgaben dem Autor oder dem Unternehmen gehören, für das der Autor sie geschrieben hat. Wenn Aufgaben delegiert oder von externen Systemen synchronisiert wurden, sollten sie von ihrem Besitzer widerrufbar sein. Gleichzeitig sollte eine Organisation keinen Zugriff auf Aufgaben haben oder kontrollieren, die eine Person ohne die Erlaubnis des Autors verfasst hat.

Fazit

Leider gibt es derzeit kein Software-Tool, das alle meine hier beschriebenen Anforderungen erfüllen würde. Die wichtigsten Eigenschaften eines solchen Tools sollten jedoch sein: plattformübergreifend, um die Verfügbarkeit sicherzustellen, Tagging-Unterstützung, um die Liste kategorisieren zu können, ohne sie aufteilen zu müssen, und in Ihrem Besitz.