Ein effektiveres Team mit weniger effizienten Mitarbeitern!

Methoden, die auf Agile und der Kanban-Methode basieren, stimulieren beide die Zusammenarbeit, um Fokus und Fluss zu erreichen. In der Praxis wird dies oft von Teams mit Spezialisten in Frage gestellt, die dazu neigen, die Auslastung der Spezialisten zu maximieren. Ist also ein Team, das sich darauf konzentriert, die Arbeit zu beenden, effektiver als ein Team, das sich auf die effiziente Nutzung von Fachwissen konzentriert?

Fälle

Stellen Sie sich ein Team vor, das User Stories realisiert, z.B. mit Scrum. Bevor die Geschichten erstellt werden können, führt das Team Verfeinerungen durch. Für das Team von Ingenieuren, das die Vorbereitungsarbeiten durchführt, wurde der Begriff "Bereitschaftsteam" geprägt. Betrachten Sie ein Team, das aus 2 Analysten, drei Entwicklern und 2 Testingenieuren besteht. Drei typische Konstellationen sind in der Praxis häufig anzutreffen:

1. Bereites Team. Teammitglieder dürfen nur in 'ihrem' Fachgebiet arbeiten, d.h. Analysten analysieren nur, Entwickler entwickeln nur und Tester testen nur,
2. Ein halbes Team. Analysten analysieren nur, Entwickler entwickeln und helfen beim Analysieren und Testen. Testingenieure helfen bei der Analyse und Entwicklung,
3. Ein Team. Teammitglieder übernehmen alle Arten von Arbeit.

Der erste Fall beschreibt ein "Bereitschaftsteam", das faktisch von dem Team getrennt ist, das die Storys tatsächlich umsetzt. Der dritte Fall ähnelt einem "virtuellen Bereitschaftsteam", in dem das Team gemeinsam die Verantwortung für die Vorbereitung und die Umsetzung der Stories übernimmt.Der zweite Fall liegt etwas zwischen dem ersten und dem dritten Fall. Ein Beispiel ist ein Scrum-Team, das dem Product Owner beim Schreiben von User Stories hilft, wobei der Product Owner jedoch keine Arbeit im Zusammenhang mit der Definition of Done leistet. Dieser Blog beschreibt die Ergebnisse zur Effektivität und Effizienz des Teams, die wir durch die Simulation dieser drei Fälle gewonnen haben.

einrichten

Für die Simulationen verwenden wir ein Team, das aus drei Rollen besteht: 2 Analysten, 3 Entwickler und 2 Tester. Alle Arbeiten laufen über die Spalten 'Bereit', 'Analysieren', 'Entwickeln', 'Testen', 'Bereit für den Einsatz', 'Eingesetzt'. Der Arbeitsfortschritt wird durch die Einstellung der Werte 4, 2, 4, 3, 'kein Limit', 'kein Limit' begrenzt.Wir simulieren ein Jahr Arbeit des Teams, d.h. die Simulationen laufen über 220 Schritte oder 220 Projekttage, was ungefähr einem Kalenderjahr entspricht.Für die Zwecke dieses Blogs definieren wir die Teamleistung als die durchschnittliche Zykluszeit, d.h. die durchschnittliche Zeit, die für die Fertigstellung eines Backlog-Elements benötigt wird. Je niedriger die durchschnittliche Durchlaufzeit ist, desto besser ist die Teamleistung.Die Teammitglieder erbringen die effizienteste Leistung in 'ihrem' eigenen Fachgebiet. Wenn sie in einer anderen Disziplin arbeiten, z.B. Entwickler, die die Arbeit von Analysten erledigen, liegt ihre Effizienz vermutlich nur bei 50%. Wir werden uns auch die Effizienz des Teams ansehen. Während der Simulation wird geschätzt, wie viel Aufwand die Teammitglieder im Laufe des Tages betrieben haben. Dieser Aufwand wird auf die Arbeit angewandt. Ein Verlust an Aufwand kann in 2 Fällen auftreten:

• Teammitglieder haben noch Arbeit übrig, aber kein Arbeitsobjekt, an dem sie arbeiten können,
• Teammitglieder helfen in einer anderen Rolle und sind weniger effizient bei dem, was sie tun.

Für die Zwecke dieses Blogs definieren wir die (Team-)Effizienz als das Verhältnis zwischen dem gesamten eingesetzten Aufwand und dem gesamten verfügbaren Aufwand.

Erste Ergebnisse

Die Ergebnisse sind in der folgenden Grafik dargestellt.

    Das 'Ready Team', d.h. ein separates Team, das die Arbeit verfeinert, hat eine Zykluszeit zwischen 12 und 14 Tagen. Die anderen beiden Varianten, bei denen die Zusammenarbeit gefördert wird, haben eine kurze Zykluszeit von etwa 9,5 Tagen. Es ist wichtig zu beachten, dass nur die Effizienz variiert. Dieses Ergebnis zeigt, dass sich die Zykluszeit verkürzt, wenn man zusammenarbeitet und sich gegenseitig bei der Fertigstellung von Aufgaben hilft. Gleichzeitig sinkt die Effizienz, was aber kaum ins Gewicht fällt, da die Arbeit schneller erledigt wird. Sich gegenseitig zu helfen ist für die einzelnen Teammitglieder weniger effizient, aber für das Team effektiver. Als Nächstes werden wir uns die Auswirkungen auf den Durchsatz des Teams ansehen.

Weitere (optimierte) Ergebnisse

[caption id="attachment_19745" align="alignright" width="226"] Diagramm zur Verteilung des Durchsatzes[/caption] [caption id="attachment_19746" align="alignright" width="228"] Zykluszeit-Verteilungsdiagramm[/caption] Wenn Sie die WiP-Grenzen (Work in Progress) beibehalten und zu einem kollaborativen Team wechseln, verringert sich die Zykluszeit. Die Kehrseite der Medaille ist, dass sich auch der Durchsatz verringert, d.h. die durchschnittliche Anzahl der im Laufe der Zeit fertiggestellten Arbeitsposten. Wie kommt das? Der Grund dafür ist, dass wir auch die WiP-Grenzwerte reduzieren sollten. Wenn wir diese Grenzwerte auf 1, 1, 2, 2, 'kein Limit' und 'kein Limit' reduzieren, erhalten wir die rechts abgebildeten Diagramme.Das Diagramm zur Verteilung des Durchsatzes (ganz rechts) zeigt, dass der Durchsatz bei etwa 1 Workitem pro Tag liegt, was dem Durchsatz im vorherigen Abschnitt entspricht (nicht abgebildet).Das Diagramm zur Verteilung der Zykluszeit zeigt, dass die durchschnittliche Zykluszeit auf 5 Tage gesunken ist. Die Effizienz (nicht gezeigt) liegt bei etwa 70%.

Fazit

Die Simulationen zeigen, dass die Zykluszeit reduziert wird (schnellere Lieferzeiten), während der Durchsatz gleich bleibt, wenn:

• die Teammitglieder konzentrieren sich auf den Abschluss von Aufgaben, indem sie sich gegenseitig helfen, und
• gleichzeitig die unfertigen Erzeugnisse reduzieren.

Das funktioniert selbst dann, wenn die Effizienz der Hilfe für andere 50% beträgt! Auf der Grundlage dieser Ergebnisse lautet unsere Empfehlung für die Bildung leistungsstarker Teams also, die Bildung eines Teams zu fördern, in dem sich die Teammitglieder darauf konzentrieren, die Arbeit zu erledigen und sich gegenseitig zu helfen, wann immer dies möglich ist. Daraus folgt, dass wir den Wissenstransfer zwischen den Teammitgliedern fördern müssen, denn eine Voraussetzung dafür, dass sich die Teammitglieder gegenseitig helfen, ist, dass sie tatsächlich in der Lage sind, sich gegenseitig zu helfen (d.h. mit einer Effizienz, die deutlich über Null liegt).