Implementierung von Scrum und Jira für die Einstellung von Teams

Vor einigen Jahren waren wir verzweifelt auf der Suche nach einer Einstellungsplattform/einem Tool, das unsere Anforderungen an die Talentakquise erfüllt und die Zusammenarbeit im Team sicherstellt.

Es war auch eine Zeit, in der Scrum von den Softwareentwicklungsteams in coMakeIT weit verbreitet war.

Da wir das ganze Jahr über Mitarbeiter für die Bereiche Technik und Produktentwicklung rekrutieren, riet uns unser Manager eines Tages, die Arbeitsweise von Scrum und Jira als Tool für die Einstellung von Teams zu erkunden. Wir als Talentakquisiteure fragten uns, wie die Personalbeschaffung revolutioniert werden könnte, wenn wir agiles Recruiting einführen würden.

Wir begannen zu überlegen, wie diese Sprint-Retrospektiven, Stand-ups und Backlogs unsere Probleme lösen können. Letztendlich haben wir damit eine Lösung gefunden, die das Leben unserer Recruiter, Personalverantwortlichen und Kandidaten einfacher macht.

Das wichtigste Prinzip des agilen Prozesses ist die Förderung einer nachhaltigen Entwicklung. Die Entwickler und Benutzer sollten in der Lage sein, eine bestimmte Geschwindigkeit beizubehalten und die Qualität kontinuierlich zu verbessern.

Wie unterscheidet sich das agile Manifest vom normalen Prozess?

• Im Falle eines normalen Prozesses ist die Kommunikation fließend und erfolgt, wenn ein Bedarf entsteht. Bei einem agilen Prozess hingegen erfolgt eine kontinuierliche Kommunikation über Probleme, die den Fortschritt blockieren. Der Prozess ist das Mittel, nicht das Ziel an sich.

• Der normale Prozess verlässt sich mehr auf Tools, die kaum auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und diese wahrscheinlich nicht erfüllen. Beim agilen Manifest hingegen sind es die Menschen, die auf die Geschäftsanforderungen reagieren und den Entwicklungsprozess vorantreiben.

Unsere Geschichte über das agile Scrum bei der Einstellung

Anstatt es als Handbuch zu erklären, würde ich es lieber stolz als "Unsere Geschichte der Scrum-Einstellung".

Seit wir Scrum in unseren Einstellungsprozessen einsetzen, haben wir einige Verbesserungen festgestellt.

Die durch Scrum eingeführte Agilität hat uns geholfen, schnell auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren, z. B. auf Markttrends, Verhaltensänderungen, technologische Eingriffe und auf Veränderungen zu reagieren, anstatt einem Plan zu folgen.

• Im ersten Schritt der Einführung von Scrum haben wir uns für die Software Jira entschieden, um unsere Arbeit zu organisieren.

• Obwohl es in seinem Rahmen bescheiden ist, hat es uns sehr geholfen, zusammenzuarbeiten und mit den Veränderungen bei der Einstellung umzugehen. Wir haben es schlank und leicht verständlich gestaltet.

• Jeder Einstellungssprint wird auf 1 Woche festgelegt, und wir haben zwei Sprints in jedem priorisierten Backlog (Liste der offenen Positionen). Wie viel wir in einem Wochensprint erreichen, hängt von der Auswahl und Priorisierung der Anforderungen im Backlog ab, die wir mit den Delivery Managern besprechen.

• Tägliche Scrum-Meetings werden systematisch zur gleichen Zeit geplant und dauern etwa 10 bis 15 Minuten, in denen wir die Aufgaben/Prioritäten für den jeweiligen Tag besprechen. Während dieser Recruiting Stand-ups beantworten wir die folgenden Fragen, um mögliche Hindernisse zu beseitigen:

1. Was wir bis jetzt erreicht haben.
2. Wie viele Profile werden für jede Anforderung beschafft und geprüft?
3. Welche anderen Quellen können wir erkunden, wenn wir nicht genügend Profile für bestimmte Anforderungen bekommen können?
4. Alle ausstehenden Rückmeldungen, die sofort bearbeitet werden müssen, um die Position zu schließen.
5. Alle Anforderungen mit hoher Priorität, die sofortige Maßnahmen erfordern
6. Unser Scrum Board gibt dem Team ein klares Bild des Backlogs. Das Backlog besteht aus einem oder mehreren Sprints, mit denen die Teammitglieder das Board aktualisieren können.

Die Pflege des Backlogs ist von entscheidender Bedeutung, denn die Anforderungen im Backlog sind nicht immer genau und vollständig, sondern müssen regelmäßig aktualisiert werden, damit sie von unserem Team genutzt werden können.

Wenn die Anforderungen umfangreich sind, unterteilen wir den Sprint in zwei Teile.

• Beschaffungs-Sprint: Dieser beginnt mit einem Treffen mit dem Personalverantwortlichen, um eine erste Version der Stellenanforderungen zu erstellen. Dann folgt die Schätzung der kleineren Teile und die Überprüfung der Prioritäten durch das Talentakquisitionsteam und den einstellenden Manager. In diesem Sprint findet vergleichsweise mehr Sourcing und Pre-Screening durch die Recruiter statt und weniger die Planung der Interviews mit dem technischen Panel.

• Planungssprint: mehr Vorstellungsgespräche und weniger Sourcing. Wenn die Vorstellungsgespräche in der ersten Runde erfolgreich verlaufen, dann ist das großartig! Wenn der Personalverantwortliche die Kandidaten in Sprint 1 jedoch abgelehnt hat, können wir die Profile noch einmal durchgehen und die Stellenanforderungen in Sprint 2 feinabstimmen.

In diesem Sprint werden die verschiedenen Phasen der Interviews mit dem Panel geplant.

• Dazwischen erfolgt die Verfeinerung des Backlogs, bei der entschieden wird, welche Anforderungen ganz oben im Backlog stehen und für den nächsten Sprint bereit sind.

Dazu gehört das Hinzufügen neuer Anforderungen zum Rückstand, um mehr Klarheit zu schaffen oder die bestehenden oder noch ausstehenden Anforderungen zu verfeinern, die Schätzung von Zeitplänen und das Streichen von angebotenen Anforderungen aus dem Rückstand.

• Wenn die Priorisierung kollidiert, bauen wir das Backlog neu auf und besprechen in täglichen Scrum-Meetings die Möglichkeiten, den nächsten Schritt der Weiterarbeit zu erreichen.

• Am Ende jedes Sprints machen wir eine Retrospektive, die es uns ermöglicht, innezuhalten und darüber nachzudenken, wie die Dinge gelaufen sind, und auf der Grundlage dieser Überlegungen die Verbesserungspunkte zu identifizieren. Durch die regelmäßige Durchführung von Retrospektiven konnte unser Team seine Leistung kontinuierlich verbessern. Dadurch erhalten das Talentakquisitionsteam und die Delivery Manager die Möglichkeit, besser zusammenzuarbeiten.

Da die Personalverantwortlichen die erste Person sind, die mit einem potenziellen Kandidaten in Kontakt kommt, kann die Art und Weise, wie wir mit Arbeitssuchenden interagieren, eine großartige Gelegenheit sein, Vertrauen aufzubauen. Daher nehmen wir diese Retrospektive zum Anlass, die Art von Erfahrung zu vermitteln, die der Personalverantwortliche bereit ist zu liefern:

1. Jede Änderung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Stellenbeschreibung,
2. Gehaltsstruktur
3. Zeitrahmen für den Start des Projekts.

• Agile in der Personalbeschaffung hat uns sehr geholfen, die Fragen der Personalverantwortlichen systematisch zu beantworten, wie z.B.:

1. Wie viele Profile wurden für jede Anforderung beschafft?
2. Wie viele Angebote wurden veröffentlicht?
3. Kompetenzen der in die engere Wahl gezogenen Kandidaten

Diese Art der agilen Rekrutierung hat uns vor allem bei neu zu besetzenden Stellen geholfen, für die wir noch keine Bewerber eingestellt haben, oder bei Stellen mit schwer zu findenden Anforderungen. Jeder Sprint ermöglichte es uns, von den Kandidaten zu lernen, die wir vermittelt haben, und gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen die Stellenanforderungen zu überarbeiten.

• Wir beenden den Sprint, indem wir die Angebote für die ausgewählten Kandidaten freigeben oder in ungünstigen Fällen das Sourcing mit einer erneuten Verfeinerung wieder aufnehmen.

• Wir ändern unser Backlog nach jedem Sprint auf der Grundlage der sich ändernden Geschäftsprioritäten und das hat unserem Unternehmen in allen drei Phasen geholfen: schnelles Wachstum, stabile Zeiten und Teamumbesetzungen.

Wie agiles Recruiting unser Leben leichter gemacht hat

1. Es brachte Schwung in den Rekrutierungsprozess

Quälend langsame Einstellungsverfahren können nicht nur die Erfahrung des Kandidaten ruinieren, sondern auch die Motivation der Personalverantwortlichen beeinträchtigen. Es gibt nichts Unbefriedigenderes, als einen Spitzenkandidaten zu finden und ihn dann wegen des langwierigen Rekrutierungsprozesses zu verlieren.

Schließlich haben wir mit agilem Recruiting mehr tägliche Berührungspunkte und kürzere Sprints, während die einstellenden Manager besser in den Einstellungsprozess eingebunden sind. Im Allgemeinen hat dies die Freude an der Einstellung in der Organisation erhöht

• Mehr Zusammenarbeit

Mehr Kontakte als üblich, kontinuierliche Kommunikation und regelmäßige Treffen bedeuten eine bessere Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern, Personalleitern und einem technischen Gremium im Team.

• Häufigere Rückmeldungen

Bei der alten Methode der Personalbeschaffung stellen die Personalvermittler die Kandidaten erst ganz am Ende des Prozesses der Beschaffung und des Vorab-Screenings vor. Das Einstellungsteam hat zwar viel Arbeit geleistet, aber die Wahrscheinlichkeit war groß, dass das Profil des Kandidaten nicht den Vorstellungen des Personalchefs entsprach. Es würde Stunden, Tage und manchmal Wochen dauern, bis man das Ergebnis kennt!

Der interne Rekrutierungsprozess wird durch diesen Zyklus dargestellt.

Am Ende jedes Einstellungs-Sprints treffen wir uns als Team in Timebox-Meetings, um die Sprint-Bewertung vorzunehmen, in der wir das Ergebnis des Sprints besprechen. Anschließend führen wir eine Sprint-Retrospektive durch, in der wir die Erkenntnisse über die Fähigkeiten der Mitarbeiter, die Prozesse und die Rollen besprechen, einschließlich Kennzahlen wie die Anzahl der veröffentlichten Angebote, die Erfahrung der Bewerber usw. Dies bestimmt den Erfolg unseres Sprints. Wir vergessen aber auch nicht, unseren Erfolg zu feiern.

Dies hat es uns schließlich erleichtert, mit dem Raten aufzuhören und eine Methode zu entwickeln, wie wir uns auf die eingehenden Anforderungen vorbereiten können.

We will be happy to share this best practice with the HR fraternity should anyone be interested in knowing more about it. Please do so by sending an email to u>info@info.com</u.