Wie Sie effektive Scrum-Meetings durchführen

Scrum ist eine beliebte Methode für die Arbeit in Teams. Viele Menschen mögen jedoch ein Kernelement von Scrum nicht: die Meetings.

Scrum-Meetings sind oft zeitaufwändig, langweilig und ineffektiv. Die Besprechungen machen Überstunden, die Diskussionen drehen sich im Kreis und Entscheidungen werden selten getroffen. Wenn eine Entscheidung getroffen wird, heißt es in der Regel: "Darüber sollten wir uns noch einmal treffen". Das ist ineffektiv und frustrierend. Kein Wunder, dass die Leute zurückschrecken, wenn sie "Scrum" hören. Aber das muss nicht so sein.

Als Scrum Master haben Sie es in der Hand, die Teambesprechungen effektiver zu gestalten. Hier sind einige Tipps, wie Sie das tun können.

Ihr Ziel

Ihr Ziel als (Teilzeit-) Scrum Master sollte es sein, das Team effektiver zu machen.

Erwartungen

Normalerweise erwartet das Team von Ihnen, dass Sie Veranstaltungen wie den Tagesbericht, die Retrospektive und den Rückblick durchführen. Sie können diese Erwartung erfüllen, indem Sie die folgenden Dinge tun:

• Planen Sie alle Meetings
• Erscheinen Sie zu jedem Treffen
• Einführung in die Tagesordnung
• Behalten Sie die Zeit im Auge

Wenn Sie genau das tun, erfüllen Sie oft die Erwartungen des Teams. Aber wird das Team dadurch wirklich effektiver?

Es geht nicht um Sie

Sie können Ihre Rolle auf zwei verschiedene Arten angehen:

Die erste ist, dass Sie den Vorsitz übernehmen. Dies können Sie tun, indem Sie anderen das Wort erteilen, alles zusammenfassen, was die anderen gesagt haben, und regelmäßig Ihre eigenen Themen und Erkenntnisse einbringen. Ihre starke Beteiligung an den Sitzungen zeigt, dass Sie ein wertvoller Teil des Teams sind.

Als Vorsitzender haben Sie eine Reihe von Dialogen zwischen den Teammitgliedern und sich selbst geschaffen. Was hat das mit dem Team zu tun?

Die zweite ist, dass Sie ein Reiseführer werden. Sie können dies tun, indem Sie themenbezogene Diskussionen zulassen, die Leute einbeziehen und Ihre Meinung (oft) für sich behalten. Als Leiter überlassen Sie die Wegfindung dem Team. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie das Ziel (des Meetings) aus den Augen verloren haben. Ihre Beteiligung wird weit weniger sichtbar sein als die eines Vorsitzenden, aber Ihre Abwesenheit wird sich bemerkbar machen.

Die Führung des Teams bedeutet, dass Ihr Team zusammenarbeiten und die Verantwortung für Diskussionen und Entscheidungen übernehmen muss.

Hier sehen Sie, wie Sie dies in die Praxis umsetzen können:

Moderation von Scrum-Veranstaltungen

Rückblickend

Die Retrospektive ist Ihr wichtigstes Treffen.

Das Team kann reflektieren, hervorheben und sich beschweren. Ihre Aufgabe ist es, das Team dazu zu bringen, Erkenntnisse zu sammeln und sie in Maßnahmen umzusetzen. Wenn Sie das nicht tun, wird die Retrospektive zu einer Stunde (oder mehr!) des Jammerns. Einsichten ohne Taten führen zu Frustration.

Das bedeutet, dass der Schwerpunkt auf dem Handeln liegt. Um zum Handeln zu kommen, können Sie diese Schritte befolgen:

1. Sammeln Sie Erkenntnisse: Am einfachsten ist es, wenn Sie ein Format haben und die Leute ihre Gedanken auf Stickies mitteilen lassen. Es ist hilfreich, die Anzahl der Stickies zu begrenzen. Erlauben Sie beispielsweise nur 2 Stickies pro Person. Andernfalls müssen Sie im nächsten Schritt die Anzahl der Diskussionspunkte reduzieren, was die Sache zeitaufwändiger macht.
2. Einblicke gruppieren: Wenn Sie die Erkenntnisse gruppieren, kann das Team die Erkenntnisse der anderen lesen und Muster erkennen. Dies kann den nächsten Schritt beschleunigen.
3. Setzen Sie Prioritäten und begrenzen Sie die Erkenntnisse: Oft hat das Team eine Menge zu besprechen. Es ist wichtig, den Umfang der Diskussion zu begrenzen, damit Sie sich an die Erstellung von Aktionspunkten machen können. Sie können die Themen einschränken, indem Sie abstimmen und die zwei oder drei wichtigsten Themengruppen auswählen.
4. Diskutieren Sie Erkenntnisse: Zur Klärung von Erkenntnissen ist oft eine Diskussion erforderlich. Die Meinungen gehen auseinander und das Team sollte sich auf eine geeignete Maßnahme einigen. Dabei ist es wichtig, dass die Meinung der anderen respektiert wird und dass dies rechtzeitig geschieht. Auf die Diskussion wird oft die meiste Zeit verwendet, was oft dazu führt, dass nicht gehandelt wird.
5. Definiert Aktionspunkte: Lassen Sie das Team beschreiben, was es zu tun gedenkt. Stellen Sie sicher, dass die Aktion genau beschrieben ist, einen begrenzten Umfang hat und sich im Einflussbereich Ihres Teams befindet.
6. Vergeben und planen Sie Aktionspunkte: Legen Sie fest, wer diese Aktion übernehmen kann und wann sie durchgeführt werden soll. Versuchen Sie, die Aktion so schnell wie möglich durchzuführen, idealerweise im nächsten Sprint. Wenn Sie das nicht tun, könnte die Diskussion bei der nächsten Retrospektive wieder aufkommen. Das wird zu Frustration führen.

Das richtige Format für die Retrospektive finden

Die Verwendung eines geeigneten Formats führt zu besseren Erkenntnissen, die wiederum zu besseren Maßnahmen führen. Wenn Sie immer wieder das gleiche Format verwenden, wird es schnell langweilig. Stellen Sie sicher, dass Sie das Format an die Bedürfnisse des Teams anpassen. Um die Bedürfnisse des Teams zu ermitteln, braucht es Zeit und Übung, daher hier ein paar Ideen:

Beginnen Sie mit der Verwendung einfacher Formate, zum Beispiel: Start, Stop, Weiter oder Verrückt, Traurig, Froh.

Sobald Sie ein gutes Gefühl für diese Formate haben, können Sie Ihr Repertoire erweitern. Kombinieren Sie neue Formate mit Ihren persönlichen Erkenntnissen über das Team. Haben Sie das Gefühl, dass das Team versucht, ein großes und anspruchsvolles Ziel zu erreichen? Versuchen Sie es mit einem Segelboot oder einer Bergbesteigung. Haben Sie das Gefühl, dass das Team in einer negativen Stimmung ist? Versuchen Sie, etwas Positives zu tun. Wollen Sie das Team dazu bringen, dass die Menschen wachsen? Versuchen Sie Persönliches Wachstum. Müssen Sie das Eis brechen, bevor die Leute sich an Retro's erfreuen? Beginnen Sie mit einem Energizer.

Retrospektive Vorlagen sind online in großer Zahl verfügbar. Versuchen Sie, vorhandene Vorlagen neu zu mischen oder sogar Ihre eigenen zu erstellen.

Überprüfung

Hier präsentiert das Team seine Arbeit vor Kollegen und Interessengruppen. Sie holen Feedback ein und bewerten den Fortschritt.

Sie können die Überprüfung effektiver gestalten, indem Sie:

• Erstellen Sie eine Agenda, indem Sie die Themen sammeln, die die Teammitglieder präsentieren werden.
• Laden Sie die Beteiligten ein und bestätigen Sie, dass sie teilnehmen werden.
• Teilen Sie die Agenda im Vorfeld mit den Beteiligten.
• Besprechen Sie den Fortschritt des Sprints zu Beginn des Meetings*.
• Besprechen Sie die Pläne für den nächsten Sprint*.

• Dies könnte oder sollte sogar die Aufgabe des Product Owners sein, aber er tut es nicht immer. Es ist Ihre Entscheidung, ob Sie es tun oder sie es tun lassen.

  Verfeinerung & Planung

  Verfeinerung und Planung arbeiten Hand in Hand, um den Inhalt des/der nächsten Sprints zu liefern.

  Verfeinerung

  1. Verfeinern Sie die Arbeitsaufgaben: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit, die Sie erledigen, klar definiert ist. Das erhöht die Transparenz, ermöglicht die Übergabe der Arbeit und erlaubt es dem Team, den Aufwand abzuschätzen. Im Idealfall wurden die Aufgaben bereits vor der Besprechung umrissen, so dass das Team genügend Informationen hat, um die Aufgaben zu verfeinern.
  2. Schätzen Sie den Aufwand: Wie viel Aufwand wird diese Arbeit erfordern? Verwenden Sie Story Points, um Schwierigkeit, Komplexität und Unsicherheit zu schätzen. Bei der Schätzung geht es nicht darum, richtig zu liegen, sondern nahe genug dran zu sein. Wenn Schätzungen stark voneinander abweichen, kann dies zu wertvollen Diskussionen führen. Das Team kann entscheiden, ob es die Aufgabe noch einmal verfeinern, aufteilen oder sich auf eine Schätzung einigen möchte.
  3. Artikel bestellen : Nach dem Scrum-Leitfaden ist der Product Owner für die "Bestellung von Product Backlog-Elementen" verantwortlich. In der Praxis geschieht dies oft in Zusammenarbeit mit dem Team. Das Team und der Product Owner können sich gegenseitig mehr Einblicke geben, was zu einer besseren Ordnung führen kann.

  Wenn Sie die Planung gut verfeinern, wird sie einfacher und schneller:

  Planung

  1. Begrenzen Sie die Themen im Sprint: Eine große Anzahl verschiedener Themen in einem Sprint verringert die Zusammenarbeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeit nicht abgeschlossen wird. Dies kann zu Frustration und geringerer Geschwindigkeit führen.
  2. Planen Sie für die Kapazität: Der Gesamtaufwand für alle Elemente im Sprint sollte geringer sein als die Kapazität des Teams. Am einfachsten lässt sich die Kapazität des Teams berechnen, indem man sich ansieht, wie viele Story Points im letzten Sprint fertiggestellt worden sind. Wenn Sie die Kapazität nicht einplanen, wird das Team seine Arbeit nicht zu Ende bringen. Das führt zu Frustration und mangelndem Vertrauen in die Fähigkeit des Teams, seine Aufgaben zu erfüllen. Wenn Sie die Kapazität verfolgen, wird die Planung für den nächsten Sprint einfacher.

  Herausforderungen

  Dinge, die Sie bei diesen Treffen oft hören, sind:

  • "Ich kann diese Geschichte nicht einschätzen, weil sie für Person A anders ist als für Person B". Das ist kein Problem. Schätzungen müssen nicht korrekt sein, sie müssen nur einigermaßen nahe dran sein. Wenn Sie den Mittelwert bilden oder die häufigste Schätzung nehmen, kommen Sie nahe genug heran.
  • "Ich kann diese Geschichte nicht einschätzen, weil es sich um ein Forschungsthema handelt und ich keine Ahnung habe, wann es fertig sein wird". Das passiert häufig in forschungsintensiven Bereichen wie der Datenwissenschaft. Um sicherzustellen, dass die Arbeit fertig wird, gibt es eine mögliche Lösung: Timeboxing. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für die Forschung aufwenden können. Wenn Sie innerhalb des Zeitlimits ein Ergebnis erhalten, ist das großartig. Wenn nicht, stoppen Sie die Arbeit und schreiben Sie einen Folgeartikel.

  Tägliches Aufstehen

  Allzu oft sehen die täglichen Standup-Meetings so aus: Jedes Teammitglied gibt ein Status-Update: Was haben sie getan, was werden sie tun und zu oft auch, welche Besprechungen sie gehabt haben. Andere hören kaum zu, bis sie hören, dass ihr Name genannt wird. Schnell setzen sie sich aufrecht hin und geben ein ähnlich banal klingendes Update wie alle anderen. Wiederholen Sie das, bis alle Teammitglieder ihr Update gegeben haben.

Das ist alles andere als lustig!

Ein Aufsteller sollte verwendet werden, um:

1. Lösen Sie Blockierungen auf: Wird jemand blockiert? Oder ist eines Ihrer Produkte defekt? Dies ist der richtige Zeitpunkt für Sie oder das Team, um das Problem anzusprechen. Besprechen Sie die Blockade und unternehmen Sie etwas dagegen. Wird Ihr ganzes Standup damit verbracht, wie Sie Ihre ausgefallene Datenbank wieder zum Laufen bringen wollen? Großartig!
2. Initiieren Sie die Zusammenarbeit: Das Standup ist der richtige Ort, um anderen mitzuteilen, dass Sie Hilfe benötigen, eine Überprüfung Ihres Codes wünschen oder ein Pair-Programming durchführen möchten. Stellen Sie aber sicher, dass die Zusammenarbeit auch außerhalb des Standups beginnt.
3. Teilen Sie Highlights: Ermutigen Sie das Team, sich auf seine Erfolge, seine Erfahrungen und sogar seine Misserfolge zu konzentrieren. So kann das Team auch kleine Erfolge feiern, was eine positive Teamkultur fördern kann. Außerdem wird so die Gewohnheit geschaffen, Misserfolge oder die Hilfe für andere als wertvolle Beiträge zu betrachten.
4. Bewerten Sie den Fortschritt: Werfen Sie einen Blick darauf, wie das Team vorankommt. Die Verwendung des Sprint Boards als Leitfaden kann hier helfen, ist aber nicht immer erforderlich.

Ein Standup kann Spaß machen, wenn Sie sich auf die oben genannten Punkte konzentrieren, das Team die Diskussion führen lassen und alles zeitnah erledigen.

Fazit

Die Durchführung effektiver Scrum-Meetings schafft eine unterhaltsame und ansprechende Meeting-Kultur. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit und Produktivität, was sich positiv auf den Erfolg und die Zufriedenheit Ihres Teams auswirkt.

Foto von Ali Kazal auf Unsplash