Wie man Scrum und den Leihspezialisten verwaltet

Multidisziplinäre Teams sind gut und schön, aber wie geht man an echte Spezialisten im Projekt ... wo gehören sie hin? Ich möchte ein wenig über Spezialisten sprechen, die für das Team arbeiten sollen, aber nicht genug Aufgaben oder Zeit haben, um tatsächlich Teil des Teams zu sein. Zunächst werde ich aufzeigen, warum es einfach nicht praktikabel oder machbar ist, einige Personen zu Vollzeit-Teammitgliedern zu machen. Danach werde ich Ihnen einige Ideen vorstellen, wie Sie mit solchen Situationen umgehen können. Nach einiger Zeit werden die meisten Unternehmen das Konzept der multidisziplinären Teams verstehen. Die Vorteile von Teams, die sich aus Designern/Analysten, Entwicklern und Testern zusammensetzen, werden ziemlich schnell deutlich, wenn man dies ausprobiert. Die Gesamtprojektzeit sinkt und die Qualität der Ergebnisse steigt. Mit multidisziplinären Teams ist die Ressourcenzuteilung natürlich viel einfacher als bei der üblichen Wasserfallmethode, bei der die Entwickler nicht anfangen konnten, bevor die Designer fertig waren, und die Tester erst eingeteilt werden sollten, nachdem die Entwickler ihr Ding gemacht hatten. Heutzutage können bei der agilen Vorgehensweise alle Disziplinen in etwa die gleiche Zeit für einen Großteil der gleichen Dauer zugewiesen werden! Aber ... es gibt Projekte, die Scrum in einer coolen und multidisziplinären Umgebung durchführen (so weit, so gut), aber von Zeit zu Zeit brauchen sie einen Spezialisten, der eine Aufgabe für das Team übernimmt. Eine solche Aufgabe ist so spezifisch, dass niemand im Team die Fähigkeiten (oder die Autorität!) hat, um die Aufgabe auszuführen. Ein Beispiel könnte sein, dass Sie jemanden brauchen, der sich mit einem (alten) System auskennt, zu dem Sie eine Schnittstelle herstellen müssen. Idealerweise würden Sie wollen, dass ein oder mehrere Teammitglieder diese Fähigkeit erlernen. In der Realität ist dies jedoch nicht immer möglich, z.B. weil es teure Schulungen für einige wenige Aufgaben erfordern würde, weil es die Zuständigkeit einer anderen Abteilung beeinträchtigt (!!!), usw. . . Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies organisatorisch zu handhaben.

Eine Option

den Spezialisten für die anstehende Aufgabe "ausleihen" und ihn nach Erledigung der Aufgabe wieder in seine normale Abteilung / seinen normalen Job zurückgeben. Diese Option hat den Vorteil, dass der Spezialist am wenigsten von seiner normalen Arbeit abgelenkt wird, während das Team in der Zwischenzeit mit den anderen, "normalen" Teamaufgaben fortfahren kann. Allerdings gibt es auch einige Nachteile:

1. Ressourcenzuteilung: Sie könnten ein Problem mit der Ressourcenzuteilung bekommen, da die Hauptverantwortung des Spezialisten in seiner/ihrer alltäglichen Arbeit liegt. Dies würde ein großes und vielleicht sogar wiederkehrendes Hindernis für das Team darstellen, da der Spezialist nicht immer verfügbar ist, um bei Bedarf für das Team zu arbeiten. Dieses Problem lässt sich lösen, indem Sie im "normalen" Zeitplan des Spezialisten etwas Zeit reservieren, so dass die Hilfe für ein anderes Team nicht mit seinen täglichen Aufgaben kollidiert. Außerdem sollten Sie versuchen, die Aufgabe des Spezialisten lange im Voraus zu bestimmen (vielleicht sogar einen Sprint im Voraus), damit die erforderliche Zeit zugewiesen werden kann.
2. Ist der Spezialist (genug) engagiert?Ein weiteres Risiko besteht darin, dass der Spezialist sich nicht so sehr für die Projektergebnisse engagiert wie die anderen Teammitglieder. Das Problem des Engagements sollte im Idealfall gar nicht bestehen, da alle Mitarbeiter des Unternehmens hoffentlich die gleichen Unternehmensziele verfolgen. Es liegt auf der Hand, dass die Projektergebnisse zu den Ergebnissen des Unternehmens beitragen, so dass jeder, der sich für die Unternehmensergebnisse einsetzt, sich auch für die Projektergebnisse einsetzen sollte. Beachten Sie, dass mangelndes Engagement in der Regel darauf zurückzuführen ist, dass Mitarbeiter, die zur Mitarbeit herangezogen werden, ihre "eigene" Arbeit nicht erledigen und / oder keine Anerkennung dafür erhalten, dass sie ihre fachlichen Leistungen für (andere) Projekte zur Verfügung stellen. Sie können also etwas Zeit freimachen, um Ihren Kollegen zu helfen.
3. Wie die meisten von uns wissen, verbraucht das Wechseln von Aufgaben viel Zeit und sollte so weit wie möglich vermieden werden. Deshalb: Versuchen Sie, mehrere Aufgaben für den Spezialisten aufzusparen, die nacheinander erledigt werden können. Sie werden das Wechseln von Aufgaben nicht ganz vermeiden können, aber Sie können zumindest versuchen, es zu minimieren.

Bei dieser Option müssen Sie sich vergewissern, dass alle Voraussetzungen für die Aufgabe des Spezialisten erfüllt sind, bevor dieser beginnt. Im Allgemeinen finden es die Leute sehr ärgerlich, wenn sie ihre Dienste einem Team zur Verfügung stellen müssen, dessen Aufgabe noch nicht vollständig umrissen ist.

Eine weitere Option

Nehmen Sie den Spezialisten für einen oder mehrere Sprints in das Team auf. Dies erfordert natürlich, dass der Spezialist von seinen normalen Aufgaben freigestellt wird, aber es gibt ihm sofort die dringend benötigte Konzentration, um die Aufgabe richtig zu erledigen. Das größte Problem bei dieser Lösung ist: Wer wird die "normale" Arbeit des Spezialisten übernehmen, während er mit dem Projekt beschäftigt ist? Normalerweise lässt sich das mit anderen Spezialisten oder einem Abteilungsleiter gut regeln. Solange der Zeitraum, in dem der Spezialist nicht für seine normalen Aufgaben zur Verfügung steht, nicht zu lang ist und planbar ist.

Insgesamt

Für beide Optionen ist es am besten, wenn der Spezialist für die Dauer der Aufgabe / des Sprints im Teamraum arbeiten kann. Das fördert die Kommunikation, minimiert die Ablenkung von der "normalen" Arbeit und gibt dem Spezialisten das Gefühl, Teil des Teams zu sein. Wofür Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie es evaluieren! Finden Sie bei Retrospektiven und anderen Feedback-Momenten heraus, ob die gewählte Lösung sowohl für das Team als auch für den Spezialisten funktioniert und ob Sie sie verbessern können. Vielleicht stellen Sie fest, dass einige Fähigkeiten doch von den "normalen" Teammitgliedern erlernt werden können oder dass Sie mehr Zeit für den Spezialisten benötigen, so dass er in das Team aufgenommen werden kann.

Fazit

in manchen Fällen ist es einfach unvermeidlich, dass Sie einen Spezialisten für Aufgaben benötigen, für die die "normalen" Teammitglieder nicht ausgebildet oder qualifiziert sind. Mir gefällt die Lösung am besten, den Spezialisten für einen oder mehrere Sprints in das Team aufzunehmen, bis die Aufgabe des Spezialisten erledigt ist. Es kann aber auch praktischer sein, den Spezialisten für die Dauer der anstehenden Aufgaben auszuleihen, wenn es einfach nicht genug Arbeit für den Spezialisten gibt, um einen Sprint auszufüllen. Hüten Sie sich jedoch vor dem Aufgabentausch! Das ist eine der größten Formen der Verschwendung!