Wie mein Team es schafft, in Zeiten der Isolation in Verbindung zu bleiben

Die Witze müssen weitergehen

Es klingt wie ein Paradoxon. Contradictio in terminis, wie der Linguist in mir es gerne ausdrückt. In Zeiten der Isolation in Verbindung bleiben. Jetzt, wo die meisten von uns aus der Ferne arbeiten, müssen die Teams Wege finden, um in Verbindung zu bleiben.

Ich denke, dass Zeiten wie diese auch Gelegenheiten bieten, kreativ zu werden, voneinander zu lernen und über sich hinauszuwachsen. Lassen Sie uns also so viele Ideen und Erfahrungen wie möglich austauschen.

Ich bin diesem Team erst im Oktober 2019 beigetreten, kann also noch als Neuling betrachtet werden. Und doch habe ich seit der ersten Woche, die ich in diesem Team bin, das Gefühl, dazuzugehören. Dass mein Beitrag wichtig war, dass die Kommunikation natürlich und effektiv verlief und dass wir, obwohl wir uns nur 1 oder 2 Tage pro Woche sehen, sehr verbunden und auf dem neuesten Stand sind. Wie ist das möglich?

Mit dieser Frage beschäftige ich mich, seit ich letztes Jahr bei Xebia angefangen habe. Mehr als genug Grund für mich, mich ein wenig mit den Gewohnheiten und Arbeitsweisen meines eigenen Teams zu beschäftigen, um zu verstehen, wie wir das machen.

Theorie der sozialen Anwesenheit

Eine wichtige Theorie im Zusammenhang mit dem Kontakt zu anderen, die verschiedene Medien nutzen, ist die Social Presence Theory (SPT). Ganz einfach ausgedrückt, geht es bei der SPT um Ihre Wahrnehmung, dass Sie mit einer anderen Person kommunizieren. Das Ausmaß, in dem Sie die Anwesenheit anderer in der Kommunikation wahrnehmen. Die SPT besagt, dass sich die Medien in ihrer Fähigkeit unterscheiden, diese psychologische Wahrnehmung anderer zu vermitteln.

Sogenannte "reichhaltige" Medien sind in der Lage, viele visuelle und verbale Hinweise zu übermitteln (Stimme, Intonation, Mimik, Gestik usw.), während anderen Medien diese Fähigkeit fehlt. Denken Sie an Videokonferenzen im Vergleich zu E-Mail. Reichhaltige Medien haben eine höhere soziale Präsenz und sind daher effizienter für die Beziehungskommunikation. Es liegt an uns, das gewählte Medium auf die Art der Kommunikation abzustimmen, die erforderlich ist. Ziemlich offensichtlich, oder? (Auch wenn manche Menschen ihre Beziehungen immer noch per Textnachricht beenden...)

Theorie der sozialen Identität

Es gibt noch eine weitere, damit verbundene Theorie, die hier interessant ist. Die Theorie der sozialen Identität (SIT) besagt, dass sich die soziale Identität eines Menschen auf der Grundlage seiner Gruppenzugehörigkeit entwickelt. Bei der SIT dreht sich alles um den sozialen Kontext als entscheidende Determinante der Selbstdefinition und des Verhaltens. Unser Verhalten lässt sich anhand der subjektiven Überzeugungen über unsere eigene Gruppe und deren Beziehung zu anderen Gruppen verstehen. Wir sind soziale Wesen; wir müssen zu Gruppen gehören. Nur so können wir überleben. Das bedeutet, dass diese soziale Identität sehr wichtig ist.

Das Gleiche gilt für Teams. Wenn wir uns einem Team zugehörig fühlen und uns mit ihm identifizieren können, werden wir uns den Gruppennormen anpassen und unser Verhalten davon beeinflussen lassen. Wenn wir wirklich an eine Gruppe oder ein Team glauben, werden wir uns mehr anstrengen, um die Ziele des Teams zu erreichen. Je stärker diese soziale Identität innerhalb der Gruppe ist, desto mehr fühlen sich die Teammitglieder verbunden.

Von der Theorie zur Fernarbeit

Wenn wir nun diese 2 Theorien kombinieren, werden wir feststellen, dass sich die soziale Präsenz positiv auf die soziale Identität der Community-Mitglieder auswirkt. Eine hohe soziale Präsenz erleichtert den Aufbau sozialer Beziehungen und die Bindung an die virtuelle Gemeinschaft.

Das bedeutet, dass wir die soziale Präsenz durch den Einsatz von Rich Media maximieren müssen, wenn wir wollen, dass diese Art der Fernarbeit funktioniert. Wenn in der Gruppe oder im Team bereits eine starke soziale Identität vorhanden war, wird dies den Effekt noch verstärken. Die bereits etablierten Gruppennormen bleiben auch in einer virtuellen Umgebung erhalten. Wenn die Gruppennorm also darin besteht, aus der Ferne aktiv mitzuarbeiten, und die Teammitglieder sich wirklich mit diesem Team identifizieren, werden sie sich aktiv beteiligen und in Verbindung bleiben.

Von der Theorie zu meinem eigenen Team

Das alles macht durchaus Sinn, aber es gibt noch einen weiteren Grund, warum Fernarbeit für manche Teams perfekt funktioniert und für andere nicht. Ich glaube, das hat mit der Kultur Ihres Teams zu tun. Wie wurde das Team gebildet? Arbeiten wir an dieser Teamkultur? Gibt es etwas, das uns zurückhält? In der realen Welt, meine ich. Ich glaube, dass es für ein Team entscheidend ist, das Gefühl zu haben, dass es ein Team ist, bevor es in die Ferne geht. Dass es Vertrauen, Verständnis, genügend informelle Kommunikation und alle anderen Aspekte gibt, die eine Kultur schaffen.

Unser gemeinsamer Sinn für die Realität

Da ist es wieder, ein gemeinsamer Sinn für die Realität. Das Wichtigste für jedes Team und jede Organisation. Gruppennormen, auf die wir uns geeinigt haben und die unsere Kultur und Arbeitsweise definieren. Unsere Arbeitsvereinbarungen, im Grunde genommen.

Wir haben uns auf die folgenden Kommunikationskanäle geeinigt:

• Wir verwenden Slack für arbeitsbezogene Inhalte
  Alles, was mit der Arbeit zu tun hat, wird in einem der bestehenden Slack-Kanäle geteilt. Vielleicht gibt es Dinge, die auch für andere Kollegen interessant sein könnten, und wir erhalten wertvolle Anregungen von anderen. Außerdem ist Slack viel besser geeignet, um Dinge abzurufen und zu dokumentieren als z.B. Signal. Wenn Sie auf Slack erwähnt werden, erwartet das Team, dass Sie innerhalb von 24 Stunden reagieren, oder innerhalb von 4 Stunden während der Geschäftszeiten.

• Signal ist für die informelle Kommunikation gedacht
  Alles, was nicht mit der Arbeit zu tun hat, läuft über Signal. Wochenendpläne, Weltnachrichten, Witze, Memes, Beschwerden, ... all das läuft über Signal. Es ist eine kontinuierliche Konversation, die nicht auf die Arbeitszeiten beschränkt ist. Wir reden auch nachts und am Wochenende miteinander, aber niemand erwartet, dass wir hier reagieren.

• Co-create Fridays sind nicht optional und wir treffen uns physisch
  Co-create Friday ist unser wöchentliches Treffen, bei dem wir jeden Freitagnachmittag physisch zusammensitzen, um gemeinsam an nicht kundenbezogenen Dingen zu arbeiten. Wir geben Inhalte heraus, besprechen Konferenzgespräche, machen Brainstorming zu neuen Workshop-Ideen. Wir sehen, wo wir uns gegenseitig helfen können. Die Struktur dieser Nachmittage ist vorgegeben: Einchecken, Tagesordnung, Zeiteinteilung, Erledigen, Auschecken. Es wird erwartet, dass jeder anwesend ist.

Teamtreffen in Zeiten der Isolation

Und dann kam die Isolation. Keine Co-Create-Freitage mehr für das Team. Was nun? Eines unserer Teammitglieder schlug vor, Discord zu verwenden, eine Umgebung, in der wir uns virtuell über Sprache und Text austauschen können. Sie können einem Kanal beitreten und sehen, wer anwesend ist. Das ist nichts im Vergleich zu vorher geplanten Anrufen. Treten Sie einfach in einen Kanal ein und beginnen Sie zu reden, wenn Sie etwas zu erzählen haben. Letzten Freitag haben wir also in Discord zusammen an einem Google-Dokument gearbeitet, während wir miteinander reden konnten, als wären wir im selben Raum. Andere Teammitglieder kamen und gingen, und wir hatten sogar virtuell unser Vrijdagmiddagborrel.

Der Grund, warum das funktioniert, ist meiner Meinung nach, dass unsere soziale Identität sehr präsent ist. Wir haben aktiv daran gearbeitet, soziale Beziehungen, Vertrauen und unseren eigenen, gemeinsamen Sinn für die Realität zu schaffen. Die Gruppe hat damit begonnen, dies in der realen Welt zu tun und eine starke Kultur zu schaffen, die für Neulinge wie mich leicht zugänglich ist. Weil sie so stark ist, ist es auch einfacher, sie online beizubehalten, wenn wir isoliert arbeiten. Anders sieht es natürlich aus, wenn Sie als Online-Team beginnen. In diesem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass genügend soziale Präsenz vorhanden ist, um Beziehungen und Vertrauen aufzubauen. Das bedeutet, dass Sie hauptsächlich Rich Media verwenden müssen.

Gewohnheiten und Initiativen, die unsere Teamkultur definieren

Der letzte wichtige Grund, warum das Arbeiten aus der Ferne bei uns gut läuft, sind die Gewohnheiten und Initiativen, die unsere Teamkultur prägen und verfeinern.

Um nur ein paar zu nennen:

• Feedback-Initiative
  Einer unserer Kollegen hat damit am Ende der Woche begonnen, wenn wir unsere Freitagnachmittage nicht gemeinsam verbringen konnten. Verwenden Sie Signal, um jedem Teammitglied Feedback und Wertschätzung zukommen zu lassen. Eine sehr wirkungsvolle Methode, um Beziehungen zu verbessern. Andere Teammitglieder folgten seinem Beispiel und jetzt ist es eine wöchentliche Sache, die wichtiger denn je ist, da wir uns nicht mehr sehen.

• Die informelle Kommunikation
  Ich kann das nicht genug betonen. Sie können keine guten persönlichen Beziehungen aufbauen und pflegen, wenn Sie sich nicht auf einer persönlichen Ebene kennen. Witze und Sarkasmus sind sehr wichtige Werkzeuge in unserer Gruppe. Es ist sozusagen die Sprache der Liebe in unserer Gruppe. Wir machen uns über Leute, die in der Nähe der belgischen Grenze leben (raten Sie mal, wer das ist...), über persönliche Eigenschaften, Sportvereine und die Sprache lustig. Ehrlich gesagt liebe ich diesen Teil unserer Kommunikation, der für unsere soziale Identität von entscheidender Bedeutung ist. Außerdem sprechen wir über unsere Wochenendpläne, die Nachrichten und tauschen eine Menge Bilder von unseren Katzen aus...

• Beginnen Sie mit einem Check-in, enden Sie mit einem Check-out
  Ein sehr wichtiger Aspekt unseres Kommunikationsflusses ist der Check-in und Check-out. Eine Übung, mit der wir immer alle unsere Trainings, Workshops und Sitzungen beginnen und beenden. Es ist ein Monolog, in dem wir uns darüber austauschen, was wir in der vergangenen Woche getan haben, wie wir uns fühlen, was uns glücklich macht und was uns stört oder beunruhigt. Einer von uns spricht, der Rest hört zu. Keiner darf unterbrechen. So einfach es auch klingt, es ist eines der wirkungsvollsten Dinge, die Sie in jede Besprechung einbauen können.

Ich gehöre also zu einem ziemlich engen Team. Darauf bin ich sehr stolz, und ich bin wirklich froh, dazuzugehören. Jeder trägt auf seine eigene Weise bei. Und es ist diese Vielfalt in Kombination mit dem Einhalten von Absprachen und deren echter Wertschätzung, die dieses Team zusammenhält und stark macht. Unsere starke soziale Identität, unsere Kreativität bei der Suche nach Wegen, um auf dem Laufenden und verbunden zu bleiben, ist das, was uns durch diese Zeiten der Isolation bringen wird.

Sind Sie neugierig auf einige unserer Rituale, Gewohnheiten oder Vereinbarungen? Zögern Sie nicht, mich anzusprechen - ich freue mich auf ein Gespräch! Lassen Sie uns Wege finden, um voneinander zu lernen und in Verbindung zu bleiben!

Sie schaffen das!

Ich bin ein Spezialist bei Qxperts. Wir unterstützen Unternehmen dabei, zuverlässige und hochwertige Software zu entwickeln. Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da! www.qxperts.io