GTD (Getting Things Done)

Als Beraterin habe ich viel zu tun. Um da mitzuhalten, habe ich immer eine Art TODO-Liste verwendet. Der Grund dafür ist, dass es mir geholfen hat, meine Aufgaben in kleinere zu unterteilen und mich zu konzentrieren, aber auch, weil ich mich immer wieder an das Zitat erinnerte, das ich einmal gehört habe: "Kluge Menschen schreiben Dinge auf, dumme Menschen versuchen, sich daran zu erinnern". Vor Jahren habe ich die Bücher "Sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen" und "Switch" gelesen. Bei meinen Recherchen, wie ich effektiver werden kann, kam ich mit GTD in Berührung und beschloss, es auszuprobieren. In diesem Beitrag möchte ich Menschen, die von GTD gehört haben, zeigen, wie ich es verwende und wie es mir hilft. Für diejenigen, die GTD nicht kennen oder noch nichts von den beiden genannten Büchern gehört haben, folgen Sie bitte den Links Getting things done Seven habits of highly effective people Switch und viel Spaß. Wie verwende ich GTD? Aufgrund meiner Erfahrungen vor GTD wusste ich, dass ich eine digitale Liste brauchte, auf die ich von meinem Telefon, Laptop oder Tablet aus zugreifen konnte. Außerdem war es für mich wichtig, dass ich mehrere Listen und Erinnerungen haben konnte. Aufgrund dieser Anforderungen habe ich mich für Todoist entschieden, nachdem ich auch andere Programme getestet hatte. Ich habe einige Hauptgruppen wie Persönlich, Arbeit, Lies-mich, Irgendwann & Vielleicht, Zuhause usw.. In diesen Listen habe ich Themen wie Xebia, KundeX, KundeY usw.. Und in diesen Themen habe ich die eigentlichen Aufgaben oder Listen mit Aufgaben, die ich erledigen muss.Ich schreibe alles in meine Posteingangsliste, sobald mir eine Aufgabe oder Idee in den Sinn kommt. Das mache ich, weil ich meistens nicht die Zeit habe, mir direkt zu überlegen, was ich damit machen will, also schreibe ich es einfach in meinen Posteingang und kümmere mich später darum. Als Berater muss ich mit externen Listen wie Team Scrum Boards arbeiten. Da ich nicht von ihnen abhängig sein möchte, schreibe ich meine eigenen Aufgaben mit Verweisen auf sie auf. In diese Aufgaben schreibe ich die Dinge, die ich heute, morgen oder längerfristig erledigen muss, wenn es für die Entscheidungsfindung relevant ist. Jeden Tag, wenn ich meine Arbeit beende, schaue ich schnell auf meine Aufgabenliste und entscheide über die Prioritäten für den morgigen Tag, dann bewerte ich jeden Morgen meine Entscheidungen auf der Grundlage des Inputs dieses Tages. Als Programmierer mag ich es, eine Programmieraufgabe in kleinere Lösungen aufzuteilen. Daher verwende ich meine Liste manchmal als Referenz oder zum Mikromanagement von Aufgaben, die ein paar Stunden dauern. Um einen besseren Überblick über die Dinge in meiner Liste zu haben, verwende ich auch Tags wie Tablet, PC, Home, Tel. So kann ich Aufgaben je nach Kontext, in dem ich mich gerade befinde, auswählen. Ich entscheide nicht nur jeden Tag über die Prioritäten, sondern mache auch einen Wochenrückblick, in dem ich über die wöchentlichen Prioritäten entscheide und Aufgaben hinzufüge oder streiche. Ich lege auch Erinnerungen für Aufgaben fest. Ich mache das tagesbasiert, aber wenn es wirklich nötig ist, verwende ich auch zeitbasiert.Da ich nur einen Posteingang haben möchte, halte ich mich an die Null-Post in meinen Posteingangsfächern. Das bedeutet, dass ich jedes Mal, wenn ich meine Mails abrufe, diese lese und dann entweder lösche oder archiviere und bei Bedarf eine Aufgabe erstelle, um etwas zu tun. Was kann GTD für mich tun? Vorteile: Der größte Gewinn für mich ist, dass es mir hilft, den Kopf frei zu bekommen, denn ich trage dort alles ein, was ich tun muss. Auf diese Weise muss sich mein Kopf nicht an all diese Dinge erinnern. Es ist auch ein entspannendes Gefühl, zu wissen, dass alles, was man tun muss, eingetragen ist und man es nicht vergisst. Es gibt mir Struktur und ermöglicht es mir, bessere Prioritäten zu setzen und besser zu entscheiden, ob ich zu etwas ja oder nein sage, weil alles an einem Ort ist. Eine Aufgabe eingetragen zu haben, so dass man sie abhaken kann, wenn sie erledigt ist, gibt ein schönes, erfüllendes Gefühl. Nachteile: Eine große Liste mit Dingen, die Sie glauben, erledigen zu müssen, kann ziemlich überwältigend sein und in manchen Fällen kann es sich auch wie ein Druck anfühlen, weil Sie eine Liste mit Aufgaben, die schon lange da ist, nicht mehr erledigt haben. Deshalb bewerte ich die Aufgaben immer wieder und entferne nach einiger Zeit Dinge von der Liste. Aufgabenlisten und Kalender können manchmal kollidieren, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Agenda als Teil Ihrer Liste behalten, auch wenn es keine Liste ist. Was fehlt mir noch? Im Moment vermisse ich aus Sicht von GTD ein besseres Zeitmanagement. Außerdem würde ich gerne ein Tagebuch mit relevanten Ereignissen oder Personen, mit denen ich gesprochen habe, anlegen und dies mit meinen GTD-Listen verknüpfen (z.B. indem ich Evernote/OneNote mit meinen Todoist-Listen kombiniere).Alles andere, was ich vermisse, ist technischer Natur:Ich vermisse eine vernünftige Integration all meiner Mails, bei der alle Kalendereinladungen funktionieren, ohne dass ich alle Konten auf allen verschiedenen Geräten verbinden muss. Ich vermisse auch eine gute Integration zwischen meinen Mails und Todoist, um Mails zu erstellen und zu referenzieren. Da ich jede Aufgabe/Idee, die mir in den Sinn kommt, aufschreibe, wäre es toll, wenn die Spracherkennung für mich etwas besser funktionieren würde, wenn ich im Auto sitze. Fazit GTD hat mir geholfen, meine Aufgaben zu strukturieren und mir mehr Kontrolle über die Entscheidungsfindung zu geben. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag jemanden dazu anregen kann, sich mit GTD zu befassen und vielleicht einen Einfluss auf seine oder ihre Effektivität zu haben. Ich bin auch neugierig, was Ihre Meinung zu GTD ist oder ob Sie irgendwelche Tipps für mich bezüglich GTD haben?