Schreiben Sie keine detaillierten Spezifikationen, wenn Sie kundenspezifische Software bestellen

In der Marketingwelt ist ein Briefing eine Standardform der Kommunikation. Ohne ein Briefing wird keine professionelle Agentur mit der Arbeit an einem ernsthaften Projekt beginnen. Bevor Kreative ein Drehbuch für den nächsten großen Super Bowl-Hit schreiben können, müssen sie verstehen, was das Unternehmen erreichen will - und ein gutes Briefing macht dies möglich. Ohne Briefing sind die Chancen auf einen erfolgreichen Werbespot gleichbedeutend mit einem Münzwurf.

Die Praxis zeigt, dass ein ähnlicher Ansatz ein Muss bei der Zusammenarbeit mit externen Softwareanbietern sein sollte. Bei der Bestellung maßgeschneiderter IT-Lösungen sollten Unternehmen genau erklären, welches Problem sie lösen wollen.

Das ist jedoch selten der Fall. Und so enden einige Kooperationen mit Flops.

Damit Sie dieses Albtraumszenario vermeiden können, werden wir in diesem Blogbeitrag die größten Probleme bei der Bestellung von Individualsoftware aufzeigen - und Ihnen zeigen, wie Sie es richtig machen.

Beginnen wir damit, was Sie niemals tun sollten

In den frühen 2000er Jahren bedeutete eine IT-Bestellung in der Regel eine Auflistung der wichtigsten funktionalen Anforderungen. Damals war es gängige Praxis, Software nach einer vom Kunden vorgegebenen Spezifikation zu entwickeln.

Und oft waren die Ergebnisse katastrophal.

Dafür gab es viele Gründe. Zunächst einmal können Führungskräfte, die in Unternehmen arbeiten, die nicht beruflich Software herstellen, nicht wissen, wie man professionell Spezifikationen schreibt. Und selbst wenn sie es irgendwie können, ist es leicht, wichtige Funktionen zu übersehen oder sich auf unwichtige Elemente zu konzentrieren. Um die Dokumentation zuverlässiger zu machen, haben einige Unternehmen externe Verfasser von Spezifikationen eingestellt, aber auch diese Strategie war eine Falle.

Trotz dieser schrecklichen Erfahrungen bestellen viele Unternehmen auch im Jahr 2021 noch immer Software nach demselben Ansatz. Zuerst erstellen sie eine technische Spezifikation der Funktionalitäten und zeigen sie einigen Softwareanbietern. Dann wollen sie den billigsten und schnellsten Anbieter auswählen. Glücklicherweise antworten verantwortungsbewusste Softwarepartner mit "Nein, auf keinen Fall" und schlagen stattdessen ein moderneres Kooperationsmodell vor. Es wird jedoch immer ein Unternehmen geben, das schließlich Ja sagt.

Und das kann nur auf zwei Arten enden.

Im besten Fall bekommt der Kunde genau das, was er bestellt hat... und es ist wahrscheinlich aus verschiedenen Gründen nicht so gut. Im schlimmsten Fall ist die Spezifikation nicht umsetzbar und die Ergebnisse sind noch schlechter.

Aber wenn nicht spezifikationsgesteuert, wie sollte dann Ihre Bestellung aussehen?

Was Sie tun sollten: Beschreiben Sie Ihre Probleme

Wenn Sie dabei sind, ein Dokument zu erstellen, das den Startschuss für Ihre Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus geben soll, lautet unser erster Rat: Nehmen Sie sich nicht zu viel Zeit dafür. Sofern Sie nicht im öffentlichen Sektor arbeiten (und gesetzlich verpflichtet sind, eine detaillierte Spezifikation zu liefern), konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Ziele, Herausforderungen und Probleme zu erläutern.

Kurz gesagt, konzentrieren Sie sich auf das WARUM und überlassen Sie das WIE dem Technologiepartner.

Wenn Sie Ihren neuen IT-Lieferanten mit Bedacht ausgewählt haben (und wir sind sicher, dass Sie das getan haben - es ist eine wichtige Entscheidung), wird Ihr Partner wissen, was zu tun ist. Sie müssen einem Technologieunternehmen nicht erklären, wie man Technologie einsetzt. Dank eines solchen Kooperationsmodells sparen Sie Zeit und Geld; außerdem lassen Sie dem IT-Unternehmen etwas Spielraum, um verschiedene Ansätze zu testen. Im Ergebnis werden Sie wahrscheinlich eine weitaus bessere und technologisch fortschrittlichere Lösung erhalten als die, die Sie intern festgelegt haben.

So kommt es unserer Erfahrung nach manchmal vor, dass ein Kunde viel Zeit in die Ausarbeitung einer detaillierten Spezifikation investiert hat (sogar ein halbes Jahr!) und infolgedessen schnelle Ergebnisse erwartet. Schließlich ist alles, was getan werden muss, bereits festgelegt. Stimmt's? Nun, wie Sie inzwischen wissen - nicht so ganz. Diese detaillierten Spezifikationen werden oft von Führungskräften ausgearbeitet, die nicht für ihren Lebensunterhalt Spezifikationen schreiben und daher nicht gut genug sind, um umgesetzt zu werden; außerdem ist ein technologischer Partner, selbst wenn ein erfahrener CTO involviert ist, wahrscheinlich besser in der Lage, die Einzelheiten auszuarbeiten. Schließlich könnte ein CTO an Dutzenden oder Hunderten von verschiedenen Projekten gearbeitet haben. Andererseits verfügt ein technologisches Outsourcing-Unternehmen über eine Art Bienenstockgeist, da es gemeinsam Tausende von Lösungen entwickelt hat.

Insgesamt werden Sie in 9 von 10 Fällen etwas Besseres bekommen, wenn Sie auf die Erfahrung Ihres neuen Partners vertrauen.

Eine Metapher, um Sie zu überzeugen

Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, dass dies der richtige Ansatz ist, möchten wir Ihnen eine kurze Geschichte erzählen. Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade eine coole neue Wohnung gekauft und brauchen ein paar Möbel. Ein Fernsehsofa können Sie sich selbst besorgen, aber es ist eine sehr ausgefallene Wohnung und Ihre Küche hat eine ganz besondere Form. Daher passen keine Möbel von der Stange. Also müssen Sie ein lokales Unternehmen anrufen, das Ihnen eine maßgeschneiderte Küche entwirft und liefert. Jetzt sagen Sie dem Unternehmen, welche Farben Sie mögen und wo Sie den Geschirrspüler gerne hätten. Das Unternehmen zeigt Ihnen ein paar Vorschläge, darunter auch einige neue Trends, die noch nicht verfügbar waren, als Sie vor 5 Jahren eine Küche gekauft haben. Schließlich wählen Sie das Projekt aus, das Ihnen am besten gefällt, und nach einer nicht allzu kurzen Wartezeit wird die Küche in Ihrer neuen Wohnung eingebaut. Aus der Perspektive dieser Geschichte gibt es einige Dinge, die Sie definitiv nicht tun werden. Zum Beispiel werden Sie den Geschäftsinhaber nicht nach dem Lebenslauf seines Klempners fragen. Oder Sie werden ihm nicht sagen, wie man das Waschbecken in Gang bringt. Verstehen Sie die Analogie? Eine maßgefertigte Küche zu bekommen ist nicht viel anders als eine maßgeschneiderte Software zu bestellen. In beiden Fällen ist es von Vorteil, den Profis zu vertrauen. Und, ganz wichtig, die IT ändert sich viel schneller als das Möbeldesign. Etwas, das vor 1 oder 2 Jahren vielleicht die "perfekte" Lösung war, ist heute wahrscheinlich nur noch "okay". Jemand, der täglich Software entwickelt, kennt diese Trends und wird Ihnen die optimale Wahl empfehlen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den IT-Brief zu schreiben, lassen Sie sich vom IT-Partner helfen

Die Erstellung eines Dokuments, das das Potenzial hat, die Zukunft Ihres Unternehmens zu gestalten, kann einschüchternd sein. Lassen Sie sich also nicht abwimmeln. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie in das Dokument aufnehmen sollen - oder wenn Sie vielleicht nicht in der Lage sind, Ihre geschäftlichen Probleme, Ziele oder Herausforderungen genau zu beschreiben - wird ein guter Technologiepartner Sie durch den Prozess führen. Sie können zum Beispiel mit einer Visionsbesprechung oder einer einfachen Diskussion beginnen. Auf diese Weise erhalten Sie sofortiges Feedback und arbeiten gemeinsam daran, Ihre Situation im Detail zu beschreiben. Ein verantwortungsbewusster Partner wird die Idee, die Sie haben, überprüfen und die Konsequenzen von A oder B erläutern - was passiert, wenn Sie diesen oder jenen Weg einschlagen, sowohl aus der Perspektive der kurz- als auch der langfristigen Perspektive.