Verlieren Sie sich nicht in Ihren Plänen

Heute rief mich ein Kunde an, der versucht zu verstehen, was in seinen Teams vor sich geht und sich in den vielen verschiedenen Features und Product Backlog Items auf seinen Boards verirrt.

Bei diesem Kunden sind 2 Dinge im Gange.

1. Sie ändern die Art und Weise, wie sie ihre Tools verwenden, um sie besser an ihre Bedürfnisse anzupassen.
2. Sie ändern ihren Lieferprozess, um die Zusammenarbeit in und zwischen den Teams zu verbessern.

Sie verwenden derzeit Azure Boards, um ihre Arbeit zu visualisieren, aber das Tool spielt eigentlich keine Rolle. Wenn sie GitHub Projects oder Jira verwenden würden, hätten sie ähnliche Probleme.

Lassen Sie mich kurz ihren Aufbau beschreiben. Es gibt 9 Teams, die im Moment nur lose miteinander verbunden sind. Die Teams arbeiten tagtäglich an ihren eigenen Product Backlog Items, die jedoch eine Reihe von Arbeitsfunktionen für alle Teams in Form eines Features liefern. Der Wert wird derzeit auf Feature-Ebene geliefert.

In der Vergangenheit hatte jedes Team sein eigenes Backlog mit Epics, Features und Product Backlog Items, was eine Menge Probleme bei der Ordnung, der Festlegung von Prioritäten, der Erarbeitung gemeinsamer Ziele und der Verwaltung von Abhängigkeiten verursachte.

Eine der Konfigurationsänderungen, die auf der Ebene des Tools vorgenommen wurden, besteht darin, alle Epics und Features in einem einzigen Backlog und einem einzigen Board anzuzeigen. Mit dieser Änderung gibt es jetzt:

• ein einziger Blick auf die gemeinsame Ordnung
• ein einziger Ort zur Visualisierung von Arbeit mit hoher Priorität

Mit dieser Änderung wurden auch ein paar andere Dinge transparent gemacht:

• Es gibt nur wenige "Epen"
• Es gibt eine MENGE an "Funktionen"
• Aber schlimmer noch, es sind VIELE "Features" in Arbeit
• Ihre Laptops haben relativ kleine Bildschirme.

Deshalb habe ich heute diesen Anruf erhalten. Der Kunde weiß, dass er seine Prozesse ändern muss, aber das dauert seine Zeit. Im Moment suchen sie also nach Möglichkeiten, sich nicht in ihrer Arbeit zu verlieren.

6 Tipps, um sich nicht in Ihren Plänen zu verlieren, ohne dass Sie Ihre Vorgehensweise ändern müssen.

1. Reduzieren Sie die Menge der Daten, die Sie auf Ihren Karten anzeigen - Die Standardeinstellungen der Tools zeigen auf jeder Karte eine ganze Reihe von Daten an. Die Nummer der Ausgabe, der Titel, die Person, der die Karte zugewiesen ist, das übergeordnete Element. Und darüber hinaus neigen die Benutzer dazu, weitere Daten hinzuzufügen: geschätzter Umfang, geschätzter Wert, Unteraufgaben usw.
2. Passen Sie die Einstellungen des Boards an Ihre aktuellen Bedürfnisse an - Die Einstellungen Ihrer Backlog- und Kanban-Tafel sind nicht statisch. Sie können die Felder entsprechend der Aktivität, für die Sie die Tafel verwenden, anpassen. Zum Beispiel bei der Verfeinerung: Zeigen Sie die Schätzungen an. In einem Scrum-of-Scrums blenden Sie die meisten Felder aus, außer dem Titel. Bei einigen Tools können Sie ein Board schnell klonen, um Anpassungen vorzunehmen (GitHub Projects), bei anderen müssen Sie die Einstellungen jedes Mal manuell anpassen (Azure Boards). Mit vielen Tools können Sie Spalten in Ihren Boards ausblenden oder einklappen.
3. Benennung ist wichtig - Anstelle von"Als mürrischer Projektmanager möchte ich die Visualisierung meiner laufenden Arbeiten verbessern, um nicht versehentlich wichtige visuelle Signale zu übersehen, die mir helfen würden, Risiken zu reduzieren" könnten Sie einen viel einfacheren Titel wie"Visuelle Unordnung reduzieren" verwenden. Fügen Sie dann alle Details in das Beschreibungsfeld der Karte ein.
4. Filtern - Jedes Tool, das ich je verwendet habe, bietet Filterfunktionen. Sie können eine Abfrage oder einen Filter erstellen, um eine Teilmenge der Karten in Ihrem Board anzuzeigen. Um zu filtern, müssen Sie Ihren Karten möglicherweise zusätzliche Metadaten in Form eines benutzerdefinierten Feldes oder eines Tags hinzufügen.
5. Vergrößern und verkleinern - Die meisten Tools bieten entweder eine integrierte Vollbildfunktion oder die Möglichkeit, ein- und auszuzoomen. Wenn Sie den Plan von einem Browser aus betrachten, können Sie mit der Taste F11 auch das Chrom des Browsers entfernen. Dadurch gewinnen Sie zwar nur ein wenig mehr Platz, aber es sind die kleinen Dinge, die zählen.
6. Verwenden Sie die richtige Visualisierung - Die meisten Tools bieten mehrere Möglichkeiten, die Arbeit zu visualisieren. Backlogs, Boards, auf jeder Ebene, für ein einzelnes Team oder für alle Teams. Es ist wichtig zu wissen, welche Visualisierung für die jeweilige Aktivität die richtige ist. Führen Sie teamübergreifende Abstimmungen durch, um Abhängigkeiten zu reduzieren? Verwenden Sie eine Ansicht, die Ihre Abhängigkeiten visualisiert (z.B. Delivery Plans in Azure Boards).

Diese Tricks zur Optimierung der Tools können zwar eine gewisse Erleichterung bringen, aber sie verdecken lediglich das eigentliche Problem: es gibt zu viel Arbeit auf dem Brett zur gleichen Zeit. Es ist hinlänglich bekannt, dass eine Menge unfertiger Arbeit (WIP) dazu führt, dass die Arbeit länger dauert (längere Zykluszeit). Es erhöht den Kontextwechsel. Es verringert die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen und Teams. Das Ergebnis ist in der Regel, dass weniger Dinge geliefert werden und alles länger dauert.

6 Tipps zur Veränderung Ihres Prozesses

Anstatt das Problem zu verstecken, finden Sie hier ein paar Tricks, um die Dinge endgültig zu lösen.

1. Skalieren Sie nicht - Wie mein Kollege Laurens Bonnema es ausdrückt: die erste Regel der Skalierung: nicht. Wie mein Freund Simon Reindl in seinen Scrum-Kursen sagt: Nageln Sie es fest, bevor Sie es skalieren. Oder wie ich es oft unverblümt ausdrücke: Wenn Sie Scheiße skalieren, bekommen Sie haufenweise davon. Versuchen Sie, ein oder mehrere Teams für kleinere Ziele zu bilden und jedes dieser Kollektive mit einem eigenen Vorstand zu koordinieren. Verbessern Sie Ihre Tools, Techniken, Architektur und Zusammenarbeitsmuster, bevor Sie versuchen, weiter zu skalieren, wenn Sie das überhaupt wollen.
2. Verbessern Sie die teaminterne und teamübergreifende Zusammenarbeit - Durch die Reduzierung des WIP und die Verfeinerung im laufenden Betrieb können Sie die Anzahl der Dinge, an denen Ihre Teams arbeiten, erheblich reduzieren. Es gibt Beispiele von Unternehmen, die Mob Programming (auch bekannt als Ensemble Programming oder Whole Team Programming) praktizieren, bei dem jedes Team jeweils nur an einem einzigen Element arbeitet. Wenn Sie in diesem Fall 9 Teams haben, haben Sie nur 9 Karten in Arbeit. Möglicherweise tragen diese 9 Karten alle nur zu 1 oder 2 "größeren Objekten" wie z.B. einem Feature bei. Um dies zu erreichen, müssen sich Ihre Teams aus den "richtigen Leuten" zusammensetzen, um ein wertvolles Stück Arbeit zu leisten. Es kann sein, dass diese Leute in der Lage sind, mehr als 1 Element in Ihrem Arbeitsprozess zu erledigen.
3. Reduzieren Sie den WIP - Alle Tools bieten die Möglichkeit, für jede Spalte Ihres Boards ein Limit für den Arbeitsfortschritt festzulegen. Wenn Sie ein Limit festlegen und sich tatsächlich daran halten, haben Sie weniger Elemente auf Ihrem Board und es wird einfacher, den Überblick über die gesamte in Arbeit befindliche Arbeit zu behalten. Ein Kanban-Board oder ein Sprint-Board mit 30 Karten in einer Spalte und einer Bildlaufleiste ist ein Rezept für weniger Transparenz. Stellen Sie sicher, dass Sie den WIP nicht nur auf der Ebene der Product Backlog Items oder Tasks reduzieren. Die WIP-Reduzierung funktioniert am besten, wenn sie auch auf der Ebene "Feature" und "Epic" angewendet wird, falls Sie diese Ebene verwenden. Oder auf der Ebene "Projekt", "Thema" oder "Saga". Versuchen Sie, so wenig Dinge wie möglich parallel zu erledigen.
4. Optimieren Sie die Effektivität, nicht die Betriebsamkeit - Der Torwart im Fußball hat eine wichtige Aufgabe, nämlich das Tor seiner Mannschaft zu schützen. Doch wenn der Ball auf der anderen Seite des Spielfelds liegt, fangen sie nicht plötzlich an, ihre E-Mails zu lesen, die Kinderliga zu trainieren oder auf ein anderes Feld zu gehen, um ein anderes Tor zu schützen. Sie sind weiterhin mit dem Fußballspiel beschäftigt, auch wenn sie den Ball nicht aktiv spielen. Das gleiche Prinzip sollte für die Menschen in Ihrem Team gelten. Während das Team an der Erreichung seines Sprint-Ziels arbeitet, gibt es keinen Grund, sich mit weniger wichtigen Aufgaben zu beschäftigen, wenn ein Einzelner nicht sofort einen Beitrag leisten kann. Geschäftigkeit ist eine Epidemie in modernen Organisationen. Sie erhöht den WIP, verringert die Zusammenarbeit und reduziert die Motivation und das Engagement auf lange Sicht.
5. Verfeinern & Planen just-in-time - Viele Unternehmen praktizieren einen vierteljährlichen Planungszyklus zusätzlich zu ihrem zweiwöchentlichen Sprint-Zyklus. So auch dieser Kunde. Wenn in diesem vierteljährlichen Zyklus die Arbeit für das gesamte Quartal geplant wird und der größte Teil dieser Arbeit sofort in umsetzbare Product Backlog Items heruntergebrochen wird, dann beginnt jedes Quartal mit einem völlig überladenen Board mit viel zu vielen Karten. Versuchen Sie stattdessen, eine grobe Auswahl der "großen" Punkte zu treffen, die in diesem Quartal geliefert werden müssen, ordnen Sie sie und beginnen Sie dann, die obersten 1, 2, vielleicht 3 dieser Punkte nach und nach in kleinere Punkte zu zerlegen. Dies wird das Durcheinander auf Ihren Karten erheblich reduzieren.
6. Verwenden Sie die richtigen "Ebenen" - Wenn Sie eine Produkt-Backlog-Zerlegung über mehrere Ebenen verwenden. Ich persönlich ziehe ein einzelnes, kurzes, flaches Backlog einem komplexen Baum mit Abhängigkeiten zwischen den Zweigen vor. Mein Kunde hat sich jedoch dafür entschieden, seine Arbeit in Epics, Features, Product Backlog Items und Tasks aufzuteilen. Ihr größtes Problem liegt derzeit auf der Ebene "Feature". Hier kommt die Arbeit von mehreren Teams zusammen und hier wird an vielen Dingen gleichzeitig gearbeitet. Die große Frage ist natürlich: "Hätte dies ein Feature sein sollen"? Sie haben nur wenige Epics, an denen sie arbeiten, dafür aber eine Menge Features und Product Backlog Items. Es besteht die Möglichkeit, dass eine Neudefinition dessen, was ein Feature ist, die Dinge vereinfacht. Vielleicht können mehrere Features kombiniert werden? Vielleicht könnten einige in ein Product Backlog Item verschoben werden und aus dieser überfüllten Visualisierung herausgenommen werden?
7. Verbessern Sie die Definition von Workflow - Der Prozess, dem dieser Kunde folgt, hat ein paar Probleme, wenn große Stapel von Arbeit anfallen: Sie planen einen großen Stapel von Artikeln auf Quartalsebene, zerlegen die Arbeit weit im Voraus und es kann eine Weile dauern, bis die Arbeit akzeptiert und nach "Erledigt" verschoben wird. Dennoch ist ihr Arbeitsablauf relativ einfach und hat nur ein paar Spalten mit einer ziemlich allgemeinen Definition wie "Entwicklung". Sobald die Arbeit an einem Artikel (egal auf welcher Ebene) beginnt, werden die Karten in die Spalte "Entwicklung" gezogen. Und obwohl die Spalte mit einem WIP-Limit von 10 definiert wurde, hatten sie letzte Woche etwa 30 Karten in dieser Spalte in verschiedenen Unterstadien. In einem solchen Fall gibt es 2 Dinge, die Sie tun können. die WIP-Grenzen zu verstärken, oder um besser zu verstehen, wo die Arbeit "feststeckt", diese Spalten weiter aufschlüsseln in 2 oder mehr (Unter-)Spalten aufteilen. Dies kann helfen, Engpässe zu visualisieren (und würde den Bedarf an vertikalen Bildlaufleisten verringern), auch wenn es die Möglichkeit bietet, ein höheres WIP-Limit festzulegen.

2 Tipps für den Ernstfall

1. Kaufen Sie einen größeren Bildschirm - Anstatt zu versuchen, Ihren gesamten Plan in einen 13" HD-Laptop-Bildschirm zu quetschen, schließen Sie einen externen 8K 80" Bildschirm oder einen anständigen Projektor an. Auch ein 46" Ultrabreitbildschirm kann eine Menge Spalten auf Ihrer Kanban-Tafel darstellen.
2. Kaufen Sie mehrere Bildschirme - Wenn ein größerer Bildschirm nicht in Frage kommt, hilft Ihnen vielleicht die Verwendung mehrerer kleinerer Bildschirme dabei, besser zu verstehen, was in Arbeit ist,

Fazit

Zu wissen, dass Sie ein Problem haben, ist schon die halbe Lösung. Es gibt nur so viel, was Sie mit Werkzeugen verändern können. Anstatt zu versuchen, das Problem zu umgehen und es möglicherweise noch ein wenig länger zu verbergen, sollten Sie versuchen, die wirklichen Probleme offenzulegen und diese anzugehen.