Komplexität enträtseln: Die Macht der Spezifikation

Komplexität enträtseln: Die Macht der Spezifikation

"Dieser Wandel, den wir anstreben, erfordert neue Werte, die besser zu diesem Unternehmen passen." Vielleicht haben Sie eine Version dieses Satzes in Ihrer Karriere schon einmal gehört. Der Wandel steht an, und das bedeutet, dass wir anders handeln müssen. Übersetzung: Unsere alten Werte sind weniger relevant, also werden wir neue einführen, die viel besser passen (z.B. "Integrität", "persönliches Wachstum", "Gleichheit" und "ergebnisorientiert"). Sie sind leicht zu verstehen, attraktiv für den Markt und entsprechen den gesellschaftlichen Normen. "Alles, was wir jetzt noch tun müssen, ist, sie mit dem Rest des Unternehmens zu teilen. Ein Kinderspiel!"

Berühmte letzte Worte...

Von frustrierenden Containerkonzepten zu festgelegten Werten

Unternehmen sehen sich oft mit Komplexität konfrontiert und greifen zur Vereinfachung auf Container-Konzepte zurück (z.B. bei der Definition von (neuen) Unternehmenswerten). Bei Containerkonzepten handelt es sich jedoch um vage Werte und Ergebnisse auf hoher Ebene, die Raum für Interpretationen und Annahmen lassen. Obwohl dies immer mit den besten Absichten geschieht, führt dieser Ansatz der Verwendung von Containern zur Bewältigung von Komplexität häufig zu einer Entkopplung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Die Führungskräfte erhalten nicht die gewünschten Ergebnisse und Verhaltensweisen von ihren Mitarbeitern, und die Mitarbeiter sind unsicher, was von ihnen erwartet wird und was sie von ihren Führungskräften erwarten können. Sie können sich vorstellen, wie viel Spaß das macht, oder? (Lesen Sie mehr über Container-Konzepte in unserem Blog: Die Gefahr der Verwendung von Containerkonzepten)

Anstelle einer weiteren Vereinfachung schlagen wir einen alternativen Ansatz vor: die Spezifizierung. Anstatt sich auf mehrdeutige Containerkonzepte zu verlassen, sollte der Schwerpunkt auf der Festlegung klarer und eindeutiger Ergebnisse und Verhaltensweisen liegen. Was wollen wir mit diesen Werten erreichen? Und mit welchen Verhaltensweisen glauben wir, diese Ergebnisse erreichen zu können? Sie wollen also von frustrierenden Containerkonzepten zu spezifizierten Werten übergehen, die deutlich weniger Spielraum für Interpretationen lassen. Bei diesem Ansatz müssen Sie wichtige Fragen zu den Annahmen stellen und alle Unklarheiten und Interpretationen ansprechen.

Ihre ersten Schritte zur Spezifikation

Klarheit

Ein wichtiger Aspekt sowohl von Ergebnissen als auch von Verhaltensweisen ist Klarheit. Es ist von entscheidender Bedeutung, das spezifische Ergebnis, das die Organisation erreichen möchte, zu identifizieren und zu formulieren. Dazu müssen wir uns auf das konzentrieren, was zurückbleibt, wenn alle Aktionen und Verhaltensweisen abgeschlossen sind. Das bedeutet, dass die Ergebnisse messbar und klar definiert sein sollten, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Erfolg aussieht. Dazu gehört auch, dass die Menschen, die auf die Ergebnisse hinarbeiten, genau wissen, was sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen. Welche Verhaltensweisen müssen sie an den Tag legen, und können sie zeigen, wie diese Verhaltensweisen aussehen? Wenn nicht, sind Ihre Ergebnisse und Verhaltensweisen noch nicht konkret genug!

Unterschiedliche Kontexte erkennen

Die Festlegung der gewünschten Verhaltensweisen ist von entscheidender Bedeutung und hängt stark vom Kontext ab. Verschiedene Kontexte können andere Verhaltensweisen erfordern, um zu den Gesamtzielen und -ergebnissen beizutragen. Mit Kontext meinen wir, sagen wir, verschiedene Gruppen. Aus organisatorischer Sicht kann ein Team ein Kontext, eine Abteilung oder eine Ansammlung von Einzelpersonen sein, die eng zusammenarbeiten. Alle diese Kontexte haben eine gemeinsame Unternehmensvision und -mission, aber innerhalb der Kontexte gibt es Unterschiede. Die IT-Abteilung muss zum Beispiel (teilweise) andere Ergebnisse und Ziele erreichen als die Personalabteilung. Das Führungsteam muss an anderen Ergebnissen arbeiten als der Vertrieb. Das hängt alles zusammen, aber die Aufteilung dieser Kontexte bei der Definition von Ergebnissen und Verhaltensweisen ist hilfreich. Wenn Sie sich in einem Kontext befinden, müssen Sie in der Lage sein, ihn zu beeinflussen. Es ist wichtig, die spezifischen Verhaltensweisen zu identifizieren und zu kommunizieren, die erforderlich sind, um das gewünschte Ergebnis pro Kontext zu erreichen.

Durchführbarkeit

Die Durchführbarkeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Wie bereits erwähnt, ist es bei der Festlegung eines gewünschten Ergebnisses wichtig zu beurteilen, ob das Erreichen der Ziele in dem Kontext, in dem es verfolgt wird, machbar ist. Dazu müssen die verfügbaren Ressourcen, Fähigkeiten und Grenzen der Organisation und/oder der Teams berücksichtigt werden. Als Führungskräfte können wir die Durchführbarkeit verbessern, indem wir das Umfeld verbessern und den Mitarbeitern ermöglichen, die richtigen Verhaltensweisen an den Tag zu legen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Neben den Verhaltensweisen ist es auch wichtig zu beurteilen, ob die Personen, von denen die gewünschten Verhaltensweisen erwartet werden, angemessen in die Lage versetzt werden, diese zu zeigen. Dazu gehört die Identifizierung von Hindernissen oder Lücken in Bezug auf Fähigkeiten, Ressourcen oder Unterstützung, die ihre Fähigkeit, die gewünschten Leistungen zu erbringen, beeinträchtigen könnten.

Gemeinsame Sprache

Eine weitere Rolle, die wir als Führungskräfte spielen können, besteht darin, Fehlinterpretationen und unerwünschte Annahmen zu vermeiden. Es sollte eine klare und präzise Sprache verwendet werden, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Die Festlegung einer gemeinsamen Sprache ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Das beschriebene Ergebnis sollte klar und deutlich sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben. Die Etablierung einer gemeinsamen Sprache hilft, Missverständnisse zu beseitigen und fördert die Abstimmung, aber es braucht Zeit, bis alle im Unternehmen erreicht sind.

Wer hat schon die Zeit, all das zu tun?

Wir verstehen, dass Sie nach der Lektüre unserer Empfehlungen zur Spezifizierung einige Bedenken haben, insbesondere hinsichtlich des Zeitaufwands für die Erstellung all dieser Spezifikationen. Dieser Ansatz erfordert in der Tat Zeit und Mühe, da jeder Kontext und jeder mehrdeutige Punkt angesprochen werden muss. Aber (und das ist ein großes, wertvolles Aber), unserer Erfahrung nach ist die Zeit gut investiert! Im Gegensatz zur Vereinfachung ist die Investition in die Spezifikation der Schlüssel zur effektiven Erreichung der Ziele und zur Führung der Teams in die richtige Richtung. Das mag am Anfang mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie werden weniger Zeit mit Korrekturen, Verbesserungen und Wiederholungen verlieren. Und unserer Erfahrung nach werden Sie weniger Widerstand ertragen müssen.

Ihre nächsten Schritte

Unser Rat zur Einleitung des Spezifikationsprozesses: Beginnen Sie damit, die Container-Konzepte, Werte und Schlagworte Ihres Unternehmens zu identifizieren. Konzentrieren Sie sich dann auf die Festlegung spezifischer Ergebnisse und Verhaltensweisen, die direkt mit diesen Konzepten verbunden sind. Auf diese Weise wird ein klarer Rahmen für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse geschaffen und eine solide Grundlage für die effektive Führung und Steuerung von Teams auf dem Weg zum Erfolg geschaffen.

Sind Sie neugierig auf Verhalten und die Wissenschaft, die Ihnen helfen kann, es zu spezifizieren und zu ändern? Lesen Sie unseren Blog zum Thema Verhaltensänderung geht (nicht) nur Sie etwas an!