Der ultimative Leitfaden für das IT-Outsourcing im Jahr 2021

In den letzten Jahren ist die IT in vielen Branchen zu einem unverzichtbaren Verbündeten geworden. Ob im Bankwesen oder im Einzelhandel, Software hat die Kundenzufriedenheit in die Höhe getrieben und die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, verändert.

Heutzutage kann man sich kaum noch ein Bankkonto vorstellen, auf das man nicht online zugreifen kann, oder einen Flug, bei dem man nicht mobil einchecken kann. Sogar das Bestellen einer Mahlzeit ist völlig anders als im letzten Jahrzehnt - eine Studie zeigt, dass sich der Prozentsatz der Menschen, die ein Essen über eine mobile App bestellen, von 2015 bis 2018 verdreifacht hat und von 11% auf unglaubliche 39% gestiegen ist; anrufen ist passé.

Doch die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen ist nicht immer einfach. Nur eine Handvoll Unternehmen verfügt über die Fähigkeiten, dies intern zu tun. Selbst technologisch fortschrittliche Organisationen ziehen es manchmal vor, sich auf externe Hilfe zu verlassen. Ein internes IT-Team einzustellen und zu unterhalten ist oft teuer und bietet nicht viel Flexibilität.

Deshalb tendieren viele Unternehmen zum Outsourcing.

In diesem Blogeintrag fassen wir die verschiedenen Arten des Outsourcings und ihre Vorteile zusammen. Wenn Sie maßgeschneiderte Softwarelösungen benötigen, hilft Ihnen dieser Leitfaden bei der Auswahl der für Ihre Situation am besten geeigneten Option.

Arten von IT-Outsourcing

Tech-Partner bieten in der Regel drei grundlegende Kooperationsmodelle an. Keines von ihnen ist per se besser als ein anderes. Die Wahl des richtigen Modells hängt hauptsächlich von Ihren Bedürfnissen, Ressourcen und dem Projekt ab.

Erweiterte Teams

Bei diesem Modell liefert Ihnen der Tech-Partner Arbeitskräfte - in der Regel Softwareentwickler einer bestimmten Programmiersprache, die Teil Ihres Teams werden und an Ihrem Projekt arbeiten. Bei dieser Art der Zusammenarbeit leiten Sie die Produktion, und die Entwickler sind dafür verantwortlich, Ihre Vision unter Ihrer direkten Anleitung zu verwirklichen.

Erweiterte Teams sind nützlich, wenn Sie bereits über ein internes Entwicklungsteam verfügen, aber zu wenig Personal haben oder es Ihnen an Fachwissen in einer bestimmten Technologie fehlt. Dieses Modell ist auch besonders praktisch, wenn Sie vorübergehend mehr Technologieexperten benötigen. Natürlich ist es nicht einfach (oder vorteilhaft), einen neuen Mitarbeiter nur für kurze Zeit einzustellen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der erweiterten Teams gehören die Endkosten und die allgemeine Flexibilität.

Je nach Region ist die Zusammenarbeit mit einem externen Softwarepartner in der Regel günstiger als die Einstellung eines eigenen Teams, da die Rekrutierung Zeit und Geld kostet. Außerdem können Sie bei erweiterten Teams frei entscheiden, wie viele Entwickler Sie brauchen - und für wie viele Stunden. Das ist mit einem internen Team nicht möglich.

Beratung

Bei diesem Modell arbeitet der Technologiepartner mit Ihnen zusammen, um Sie auf der Grundlage Ihrer Ressourcen und Anforderungen zu beraten, wie Sie am besten vorgehen können.

Wenn Sie bereits über ein ausreichendes internes Team verfügen (oder sich auf erweiterte Teams verlassen), hilft Ihnen diese Zusammenarbeit dabei, die richtigen technologischen und strategischen Entscheidungen zu treffen. Tech-Partner sind in der Regel sehr erfahren in vielen Arten von spezifischen IT-Bereichen - wie z.B. der Cloud oder dem UX-Design - und können so einen Mehrwert für Ihre Projekte schaffen.

Managed Delivery

Die Crème de la Crème der Softwarehaus-Dienstleistungen. Bei diesem Modell entwirft, entwickelt und liefert der Technologiepartner eine Softwarelösung von Grund auf, die vollständig auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Managed Delivery ist oft die optimale Wahl.

Erstens brauchen Sie keine eigenen IT-Kapazitäten (oder sogar überhaupt keine technische Erfahrung). Der Tech-Partner übernimmt die ganze Arbeit für Sie - Sie müssen nur Ihr Geschäftsziel beschreiben (bei dessen Definition ein Softwarehaus ebenfalls helfen kann). Schließlich setzt der Softwarepartner Ihre Vision in eine technische Perspektive um.

Zweitens minimieren Sie die Risiken des Scheiterns. Oft scheitert die interne Entwicklung einer Softwarelösung innerhalb einer vorgegebenen Frist. Bei Managed Delivery übernimmt der Technologiepartner die volle Verantwortung für die pünktliche Lieferung Ihrer Lösung - fertig und funktionsfähig.

Wohin sollten Sie auslagern?

Abgesehen von der Wahl des optimalen Modells (wenn Sie Zweifel haben, zögern Sie nicht, sich an ein Softwarehaus zu wenden, um eine detailliertere Perspektive zu erhalten), müssen Sie auch entscheiden, wohin Sie auslagern möchten.

Je nachdem, wo Ihr Unternehmen seinen Sitz hat, können Sie eine von drei Richtungen einschlagen. Bei dieser Wahl geht es jedoch nicht nur um die Entfernung. Jeder Standort hat einige spezifische Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten.

Nearshoring

Das Outsourcing an einen technischen Partner, der sich in der Nähe des Standorts Ihres Unternehmens befindet, wird als Nearshoring bezeichnet.

Dieses Modell gilt als sehr produktiv und bequem. Es gibt keine Zeitzonenprobleme, die Kommunikation ist einfacher und es gibt in der Regel keine ernsthaften Sprachbarrieren oder kulturellen Unterschiede. Für ein Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, Polen oder Rumänien ist es kulturell immer noch passend, aber für Vietnam nicht so sehr. Außerdem sind die Englischkenntnisse in asiatischen oder afrikanischen Ländern oft gering.

Andererseits kann Nearshoring manchmal teurer sein als die Zusammenarbeit mit einem weit entfernten Softwarehaus.

Offshoring

Das Outsourcing an einen Technologiepartner von einem anderen Kontinent wird als Offshoring bezeichnet.

Auch wenn es weniger flexibel ist - vor allem wegen der Zeitverschiebung - bleibt es oft eine attraktive Option, meist wegen des Preises. Offshoring-Destinationen werden regelmäßig gewählt, um gängige IT-Lösungen wie KI-gesteuerte Digitalisierung, Automatisierungstechnologien oder fortschrittliche analytische Prozesse zu entwickeln. Aus der Sicht Europas und der USA ist Indien eines der beliebtesten Offshoring-Ziele.

Ein erheblicher Nachteil ist jedoch der wahrscheinliche Bedarf an detaillierter Kontrolle. Aufgrund der kulturellen Unterschiede, der Zeitzonenprobleme und der Entfernung können Sie sich nicht regelmäßig von Angesicht zu Angesicht treffen, auch nicht bei Anrufen, was die Kommunikation schlechter machen kann als bei einem Nearshoring-Standort. All dies kann Sie dazu zwingen, ständig auf Zack zu sein.

Onshoring

Onshoring ist eine ganz spezielle Form des Outsourcings: Es bedeutet, dass Sie sich mit einem technischen Partner aus einer anderen Stadt in Ihrem Land zusammentun.

Dies ist eine sehr sichere Option, insbesondere für unerfahrene Unternehmen - keine kulturellen Unterschiede oder rechtlichen Probleme, keine ausländische Steuerpolitik, eine räumliche Nähe, um sich regelmäßig persönlich zu treffen und auf dem Laufenden zu sein. Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihre lokale Wirtschaft unterstützen.

Aber all das hat seinen Preis - buchstäblich. Je nach Standort ist das Onshoring in der Regel teuer. Außerdem ist die Anzahl der Softwarehäuser, aus denen Sie wählen können, begrenzt.

Wann sollten Sie outsourcen?

Wir haben bereits einige der wichtigsten Vorteile des Outsourcings erwähnt. Jetzt werden wir drei Schlüsselsituationen untersuchen, in denen sich die Zusammenarbeit mit einem technischen Partner als unschätzbar erweisen kann.

Sie brauchen Ihre Software schnell

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen und nicht über eine ausreichende Entwicklungsabteilung verfügen, kann die Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus Ihr Rettungsanker sein. Große Softwarehäuser beschäftigen Hunderte (oder sogar Tausende) von technischen Experten und können daher sofort ein engagiertes Team zusammenstellen. Außerdem können Sie im Vertrag ein bestimmtes Enddatum festlegen, das eine pünktliche Lieferung garantiert. Wenn Sie die Lösung dennoch lieber selbst entwickeln möchten, können Sie auch eine eigene Abteilung mit erweiterten Teams einrichten. Zur Unterstützung der Entwicklung können Sie auch auf Beratung zurückgreifen, um zusätzlich Zeit zu sparen.

Oder wenn Sie keine strenge Frist haben, aber aus anderen geschäftlichen Gründen schnell arbeiten müssen, kann Outsourcing die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen und die Konkurrenz ausstechen.

Sie brauchen hohe Qualität und können sich keine Fehler leisten

Die Softwareentwicklung - insbesondere in Zeiten agiler Methoden - ist hauptsächlich ein iterativer Prozess. Je nach Branche handelt es sich bei der ersten öffentlichen Version in der Regel um ein MVP, das später noch erheblich verbessert werden muss. Doch eine solche Situation ist nicht immer wünschenswert. Bestimmte Branchen, wie das mobile Gesundheitswesen oder das Bankwesen, benötigen vom ersten Tag an qualitativ hochwertige Produkte, da die Benutzer sonst in Gefahr sind (z. B. durch den Verlust von persönlichen Daten).

Auch wenn Sie Ihre Lösung intern entwickeln, können Sie durch die Auslagerung von Personal - eine Garantie für einen gut geschriebenen, sicheren Code - oder durch die Inanspruchnahme von Beratung - eine zusätzliche, tiefgreifende technische Perspektive - eine fortschrittlichere Version Ihres Produkts in Betrieb nehmen.

Sie haben ein strenges (oder begrenztes) Budget

Die Vorhersage der Kosten für die interne Softwareentwicklung ist eine Herausforderung. Die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts ist nie garantiert - und eine Verlängerung der Produktion verursacht zusätzliche Kosten.

Wenn Sie Ihr eigenes Team einstellen und halten, haben Sie außerdem nur begrenzte Kontrolle über die Rotation der Mitarbeiter. Die Zeiten, in denen jemand seine gesamte Karriere bei einem Unternehmen verbracht hat, sind längst vorbei. Außerdem werden Mitarbeiter, die jedes Jahr den Arbeitsplatz wechseln, nicht mehr als Jobhopper angesehen.

Die Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus löst dieses Problem und ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten. Sie kennen die gesamten Kosten direkt nach der Planung. Wenn bei einem Projekt das Risiko einer Budgetüberschreitung besteht, werden Sie informiert, bevor dies geschieht.

Außerdem ist Outsourcing im Allgemeinen kosteneffizient. Die Zusammenarbeit mit einem Technologiepartner ist vor allem wegen der größeren Skaleneffekte billiger (ganz zu schweigen von der Komplexität der Personalkosten und der Einstellungsprozesse).

Zweifeln Sie?

Unternehmen, die noch keine Erfahrung mit Outsourcing haben, könnten einige Bedenken haben. Diese Punkte sind nicht überraschend, aber zum Glück in der Regel auch nicht berechtigt.

Schauen wir uns die drei wichtigsten Zweifel an.

Fragen zur Kommunikation

Ein klarer, präziser Informationsfluss ist eine der wichtigsten Grundlagen für den Erfolg. Selbst mit einem kompetenten, erfahrenen Team kann das Endergebnis enttäuschend ausfallen, wenn die Kommunikation versagt.

Unternehmen sind oft besorgt, dass der Informationsfluss mit einer externen Organisation fehlerhaft sein könnte, insbesondere wenn der Partner aus einem anderen Land kommt. Schließlich können theoretisch nicht abgestimmte Zeitzonen oder kulturelle und sprachliche Unterschiede eine Gefahr darstellen.

Die meisten Unternehmen (selbst an scheinbar exotischen Orten) achten jedoch darauf, Spezialisten einzustellen, die fließend Englisch sprechen können. Darüber hinaus verwenden technische Partner mehrere Tools für die Fernkommunikation - wie Slack, Miro, Jira oder Loom - um die Kommunikation klar und einfach zu gestalten, selbst wenn zwei Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Und das sind nicht nur leere Worte. Die COVID-19-Pandemie hat bewiesen, dass sowohl große als auch kleine Unternehmen vollständig aus der Ferne arbeiten können, ohne an Effizienz zu verlieren.

Rechtliche Sicherheit und Sicherheitsrisiken

Sicherheit ist ein wichtiger Faktor für alle Organisationen. Für bestimmte Branchen wie das Finanz- oder Bankwesen ist sie besonders wichtig. Sie müssen sicher sein, dass die sensiblen Daten, die Sie verarbeiten, sicher sind. Außerdem sollten Sie sich sicher sein, dass Ihr Partner vertrauenswürdig ist (und selbst wenn das der Fall ist, sollten Sie rechtlich abgesichert sein, falls Ihre Zusammenarbeit ins Stocken gerät).

Um all dies zu gewährleisten, sollten Sie sich mit einem Softwarehaus zusammenschließen, das strenge Sicherheitspraktiken anwendet und idealerweise seinen Sitz in einem Land mit einer stabilen politischen und rechtlichen Situation hat.

In der Europäischen Union beispielsweise müssen sich alle Unternehmen an dieselbe Datenschutzgesetzgebung halten - die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) -, in der festgelegt ist, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Darüber hinaus sorgt das EU-Recht für ein allgemeines, hohes Niveau an universellem Rechtsschutz in jedem Mitgliedsstaat.

Qualität der Lieferung

Eine weit verbreitete Sorge betrifft auch die Qualität der endgültigen Lösung. Unternehmen haben manchmal Zweifel, ob sie die Kontrolle über den Lieferprozess behalten und tatsächlich von der Zusammenarbeit profitieren können.

Um Enttäuschungen zu vermeiden, sollten Sie zwei Aspekte berücksichtigen.

Erstens sollten Sie auf schlechte Vertragspraktiken achten. Dazu gehören vor allem undurchsichtige, zweideutige Preisklauseln und ein allgemeiner Mangel an Vereinbarungen über die Berücksichtigung von Änderungen der geschäftlichen Anforderungen, die im Laufe des Projektzyklus auftreten können.

Zweitens sollten Sie immer darauf achten, dass es bei Ihrem technischen Partner einen festen Ansprechpartner gibt, der Ihre geschäftlichen Anforderungen genau versteht. Eine solche Person steuert das Softwarehaus durch alle Phasen des Projekts und überwacht den Fortschritt. Auf diese Weise können Sie Ihre Bedenken mit jemandem teilen, der Ihre Position vom ersten Tag an versteht und Unstimmigkeiten in der Produktion frühzeitig erkennen kann.

Wie sieht es mit diesen Themen in Polen aus?

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, sind viele der oben genannten Probleme charakteristisch für bestimmte Offshoring-Standorte. Probleme können vor allem in Ländern auftreten, in denen der Rechtsrahmen nicht kundenorientiert ist oder in denen der Index der Englischkenntnisse sehr niedrig ist. Ein weiteres Problem kann ein extrem ungünstiger Zeitunterschied sein, der regelmäßige Teamanrufe zu einer Herausforderung macht.

In einem unserer früheren Einträge - Dieser Bericht erklärt, warum Sie Ihre Software in Polen entwickeln sollten - haben wir dargelegt, warum Polen ein so günstiges Land für die Zusammenarbeit ist. Um es kurz zusammenzufassen:

• HackerRank listet polnische Softwareentwickler als eine der besten der Welt auf. 2016 belegten die Polen mit einem Punkteindex von 98/100 den^3. besten Platz in der Welt. In der gleichen Rangliste erreichten die Softwareexperten aus Großbritannien und den USA nur 78 Punkte. Außerdem wurden polnische Java-Entwickler sogar zu den besten der Welt gekürt. Infolgedessen werden polnische Softwarehäuser immer mehr mit technologischer Handwerkskunst in Verbindung gebracht und für die Qualität ihrer Arbeit gelobt.
• Polen ist Teil der Europäischen Union. Dies impliziert einen starken, sicheren Rechtsrahmen. Unternehmen, die sich für die Entwicklung ihrer Software in Polen entscheiden, genießen einen ähnlichen Schutz wie in Deutschland oder Frankreich. Ein gutes Beispiel dafür ist die bereits erwähnte Allgemeine Datenschutzverordnung.
• Was die Kommunikation anbelangt, so liegt Polen in einer günstigen Zeitzone für alle europäischen, afrikanischen und einige asiatische Länder. Auch aus der Perspektive beider Amerikas ist es ein guter Ort, wie zahlreiche Beispiele erfolgreicher Zusammenarbeit bestätigen. Außerdem ist Polen von fast überall auf der Welt aus leicht zu erreichen. In ganz Europa gibt es Hunderte von schnellen Direktflügen nach Polen, die weniger als 2 Stunden dauern. Auch aus den USA oder Asien ist die Einreise dank mehrerer Direktflüge in polnische Großstädte bequem. Im EF English Proficiency Index stehen die Polen auf Platz 11 der Welt, was "sehr hohe Sprachkenntnisse" bedeutet.

Abschließende Überlegungen zum IT-Outsourcing

Laut Deloitte's 2016 Global Outsourcing Survey werden bereits 72% der IT-Geschäftsfunktionen ausgelagert.

Wie in diesem Leitfaden erläutert, ist das nicht ohne Grund. Outsourcing ist eine hervorragende Alternative zur internen Softwareentwicklung. Für Unternehmen ohne interne IT-Abteilung ist es eine optimale Möglichkeit, kostengünstige, maßgeschneiderte IT-Lösungen zu erhalten. Und für Unternehmen mit eigenen Entwicklungsabteilungen ist es eine effiziente unterstützende Maßnahme.

Dies gilt nicht nur für erweiterte Teams und Beratung, sondern auch für Managed Delivery. Weitere Studien zeigen, dass Institute aus dem Bankensektor häufig auf externe Softwareentwicklung setzen, selbst wenn sie über eigene (und kompetente) IT-Strukturen verfügen. Bei diesen Unternehmen liegt das Verhältnis zwischen Outsourcing und Eigenproduktion derzeit bei etwa 50:50 - und es ist zu erwarten, dass sich dies in den kommenden Jahren zugunsten der externen Entwicklung ändern wird.

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