Messung der Auswirkungen von COVID-19 auf die Fähigkeit, von zu Hause aus zu arbeiten

Zu Beginn der COVID-19-Pandemie wurde in vielen Ländern eine Ausgangssperre verhängt, die die Arbeitnehmer zwang, von zu Hause aus zu arbeiten. Obwohl die getroffenen Maßnahmen gelockert werden, arbeiten mehr Menschen von zu Hause aus als je zuvor. Als Manager möchten Sie wissen, ob Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit zu Hause genauso produktiv sind wie im Büro. Viele Untersuchungen [1,2,3] konzentrieren sich auf die Effizienz. Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen betreiben, sollten Sie sich stattdessen auf den Arbeitsfluss konzentrieren. Es werden drei Strategien vorgestellt, die die Auswirkungen der Telearbeit minimieren.

Werkzeuge lindern einen Teil des Schmerzes
Um die Arbeit von zu Hause aus zu erleichtern, haben wir auch eine Beschleunigung der Innovation im Zusammenhang mit Tools [4] zur Unterstützung von Online-Schulungen, Online-Workshops und Online-Meetings beobachtet. Trotz all der Tools, der Flexibilität und der Anpassungsfähigkeit von Menschen und Organisationen kann die Fernarbeit nicht so gut sein wie die Arbeit von Angesicht zu Angesicht und im Büro [5]. Wie können wir die Auswirkungen der massiven Fernarbeit messen?

Wir brauchen ein besseres Maß
Wir sollten messen, was für den Kunden wichtig ist. Die meisten Studien [1,2,3] und Konzerne konzentrieren sich auf die Produktivität in Form der Anzahl der durchgeführten Aktivitäten. Das ist zwar bei großen Mengen und Standardaufträgen sinnvoll, aber im Bereich der Wissensarbeit ist das kaum der Fall. Die Kunden interessieren sich nicht für die Produktivität. Die Fokussierung auf Aktivitäten ist ein Artefakt der Fokussierung auf Effizienz, die mit folgenden Faktoren verbunden ist Kostenrechnung. In seiner Arbeit [6,7] legt Goldratt bereits Wert auf eine Konzentration auf Maßnahmen in Bezug auf das Ziel (Durchsatzabrechnung) mehr und nennt diese Zieleinheiten. Was sind also die Zieleinheiten für Wissensarbeit?

Ein Unternehmen braucht wiederkehrende Kunden
Ein Unternehmen zu führen bedeutet, ein Geschäft zu haben und wiederkehrende Kunden zu haben. Die Kriterien, nach denen die Kunden Ihre Dienstleistungen auswählen [8], sind eine wichtige, wenn nicht sogar die wichtigste Kennzahl. Sehr oft ist die Vorlaufzeit eine solche wichtige Kennzahl oder ein wichtiger Leistungsindikator. Kurze Vorlaufzeiten bedeuten einen reibungslosen Ablauf der Kundenaufträge vom Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung.

Wir versuchen, die falsche Frage zu beantworten
Die Frage nach der Effizienz der Fernarbeit ist die falsche Frage. Wir sollten nach dem Fluss der Arbeit fragen. Ein reibungsloser Ablauf ist daran zu erkennen, dass es nur kurze oder gar keine Verzögerungen gibt. Ein Maß für einen reibungslosen Ablauf ist ' Fluss-Effizienz'. Niedrige Werte weisen auf lange oder viele Verzögerungen hin, während hohe Werte auf geringe Verzögerungen hindeuten. Typische Werte in der dienstleistungsorientierten Arbeit liegen zwischen 5 und 40% [9], wobei Werte in der Größenordnung von 5-15% häufiger vorkommen. Wenn Sie sich auf die Effizienz und die Anzahl der von den Mitarbeitern durchgeführten Aktivitäten konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die 5-15% und sind für Ihre Kunden nur am Rande relevant!

Fokus auf Verzögerungen, nicht auf Effizienz
In Umgebungen mit geringer Fluss-Effizienz konzentrieren Sie sich darauf, Verzögerungen zu minimieren oder ganz zu beseitigen, anstatt die Effizienz zu optimieren. Konzentrieren Sie sich nicht darauf, wie produktiv die Leute zu Hause arbeiten, sondern fragen Sie sich, wie sehr die Arbeit durch die Fernarbeit verzögert wird. Dies ist ein wichtigerer Faktor. Drei Strategien helfen Ihnen, die Auswirkungen der Fernarbeit auf Verzögerungen zu minimieren.

Erste Strategie: weniger Bestellungen annehmen
Aus wirtschaftlicher Sicht wissen wir [10], dass die Koordinationskosten nichtlinear mit der Anzahl der Workitems wachsen. Insbesondere während des Lockdowns, wenn die Koordinationskosten steigen, ist es wichtig, Wege zu finden, diesen Effekt zu reduzieren. Die naheliegendste Maßnahme besteht darin, die Anzahl der Arbeitsposten zu reduzieren, indem weniger Kundenaufträge angenommen werden. Das klingt kontraintuitiv, aber eine geringere Anzahl von Kundenaufträgen bedeutet eine schnellere Auslieferung der laufenden Aufträge, was zu einer höheren Produktionsrate und mehr erledigten Kundenaufträgen führt!

Zweite Strategie: das Wesentliche der Treffen in der Politik festhalten
Nach Anwendung der vorherigen Strategie bleibt immer noch ein gewisser Koordinationsaufwand. Eine ergänzende Strategie zur weiteren Reduzierung der Koordinationskosten besteht darin, das Wesentliche der Entscheidungsfindung in einer Richtlinie oder Geschäftsregel festzuhalten. Dies würde zumindest einen Teil der Meetings überflüssig machen und die Autonomie der Mitarbeiter und Teams erhöhen.

Dritte Strategie: Identifizierung und Änderung von Maßnahmen, die den Fluss der Arbeit behindern
Große Wirkung erzielen Sie, indem Sie die Richtlinien identifizieren und ändern, die Verzögerungen verursachen oder den Arbeitsfluss behindern (oder sogar blockieren). Zu den Verzögerungen gehören Blockaden, die verhindern, dass Kundenaufträge bearbeitet werden können. Zu den Verzögerungen gehört auch die eingeschränkte Möglichkeit, an Kundenaufträgen zu arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Umgebung haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Ist es zum Beispiel möglich, die Häufigkeit bestimmter Besprechungen zu reduzieren? Nehmen mehr Personen an der Besprechung teil, als für die Entscheidungsfindung erforderlich sind?

Fazit
In diesen Zeiten, in denen viele Regierungen auf die Pandemie mit der Verhängung einer Sperre reagiert haben, arbeiten mehr Menschen als je zuvor aus der Ferne. Um die negativen Auswirkungen zu verringern, sollte man nicht nach Wegen zur Effizienzsteigerung suchen, sondern sich auf den Arbeitsfluss konzentrieren, der durch Strömungseffizienz. Es handelt sich nicht um ein Effizienzproblem, sondern eher um ein Strömungseffizienz Problem. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Verzögerungen zu reduzieren. Wir haben drei Strategien identifiziert, um die Auswirkungen der Arbeit aus der Ferne zu minimieren

• Verringerung der Anzahl von Aufträgen zur Reduzierung der Koordinationskosten
• Erfassen Sie das Wesentliche der Entscheidungsfindung in Richtlinien
• Entlassen Sie Mitarbeiter von anderen Arbeiten als der Bearbeitung von Kundenaufträgen
  

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Referenzen

[1] Die Produktivitätsfallen der Heimarbeit im Zeitalter von COVID-19, https://news.stanford.edu/2020/03/30/productivity-pitfalls-working-home-age-covid-19/

[2] Lassen Sie mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, um die Produktivität zu steigern, https://hbr.org/2014/01/to-raise-productivity-let-more-employees-work-from-home

[3] 5 Tipps für effektiveres Arbeiten von zu Hause aus, https://hbrascend.org/topics/5-ways-to-work-from-home-more-effectively/

[4] Zu den Tools, die die Online-Moderation und -Zusammenarbeit unterstützen, gehören Mural, Miro, Nureva, Zoom und Microsoft Teams.

[5] Agile Software-Entwicklung: Das kooperative Spiel, Kapitel 3, Agile Software-Entwicklung: Das kooperative Spiel (2. Auflage)

[6] E. M. Goldratt, Notwendig, aber nicht ausreichend. The North River Press, 2000.

[7] E. M. Goldratt, The Goal, Dritte Auflage. North River Press, 2014.

[8] D. J. Anderson und A. Zheglov, Fit for Purpose: How Modern Businesses Find, Satisfy, & Keep Customers. Blue Hole Press, 2018.

[9] M. Sete, "Flow Efficiency, the most powerful improvement driver", Lean Kanban Central Europe (Hamburg), 2018. [Online]. Verfügbar: https://vimeo.com/302805126 . [Zugriff: 29-Mar-2020].

[10] SquirrelNorth, Kanban für Remote-Teams,^15. April 2020,