Nutzen Sie Monday.com zur Maximierung der internen Planung mit Salesforce Integration

DE SINGEL ist ein internationales Kunstzentrum in Belgien, das für seine große Vielfalt an künstlerischen Veranstaltungen bekannt ist. Das Angebot reicht von klassischen Musikkonzerten bis hin zu modernen Tanzshows und Kunstausstellungen. Das Zentrum ist eine Anlaufstelle für alle, die sich für Kunst und Kultur interessieren, und es ist bekannt für seine hochwertigen Aufführungen und Exponate.

Um diese verschiedenen Veranstaltungen zu bewerben, führt DE SINGEL verschiedene Marketingkampagnen durch. Sie erstellen saisonale Broschüren, Programmhefte für jede Veranstaltung, sowohl in gedruckter Form als auch online, und zweimonatliche Veranstaltungskalender. Außerdem werden verschiedene Marketingkampagnen durchgeführt, darunter Plakate, Zeitungs- und Zeitschriftenanzeigen, Online-Banner und sogar Radio- und Fernsehspots. E-Mail-Kampagnen und Pressekommunikation sind ebenfalls wichtige Aspekte ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Die sozialen Medien sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Strategie, mit regelmäßigen E-Mail-Kampagnen, organischen und bezahlten Beiträgen in den sozialen Medien und Videos. Die meisten dieser Aufgaben werden intern erledigt, aber sie arbeiten auch mit externen Partnern zusammen.

Optimierung der Aufgabenverwaltung

Das Kommunikationsteam von DE SINGEL stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Aufgaben über verschiedene Zeiträume hinweg zu verwalten - ASAP, mittelfristig und langfristig. Sie waren auf der Suche nach einem System, das einen Überblick auf höchster Ebene bietet und gleichzeitig eine detaillierte Planung und Automatisierung von Aufgaben ermöglicht. Ziel war es, die Effizienz bei Briefing-, Planungs- und Follow-up-Aktivitäten zu steigern und die Zusammenarbeit mit internen und externen Teammitgliedern zu erleichtern.

Identifizierung des Bedarfs an einem spezialisierten Aufgabenmanagement-Tool

Das Kommunikationsteam von DE SINGEL hatte zwar den Ehrgeiz, die Aufgabenverwaltung zu optimieren, aber die besondere Herausforderung bestand in der Bewältigung der komplexen Arbeitsbelastung. Das Team hatte es mit Aufgaben zu tun, die unterschiedliche Dringlichkeitsstufen hatten und oft saisonal wiederkehrend waren. Sie brauchten ein Tool, das nicht nur für Transparenz bei den Aufgabenzuweisungen sorgt, sondern auch Funktionen für effizientes Briefing, Planung und Nachbereitung bietet. Das Ziel war es, ein spezialisiertes Tool zu finden, das diese Anforderungen nahtlos integriert und es ihnen ermöglicht, ihre Kommunikationspläne besser zu visualisieren, Kampagnen effektiv zu entwickeln und Aufgaben bestimmten Produktionen und Kampagnen zuzuweisen.

Benutzerdefinierte Integration und umfassendes Projektmanagement

monday.com erwies sich als das spezialisierte Aufgabenmanagement-Tool, das die Anforderungen von DE SINGEL am besten erfüllte. Neben der Einrichtung einer benutzerdefinierten Integration zwischen Salesforce und monday.com über Make.com implementierte Xebia ein Projektmanagement-Setup, das auf die Kommunikations-/Marketingabteilung von DE SINGEL zugeschnitten war. Die Einrichtung umfasste ein Board-Setup auf hoher und niedriger Ebene mit benutzerdefinierten Automatisierungen, die über Make.com verwaltet werden. Diese Einrichtung ermöglicht sowohl eine Vogelperspektive auf die übergeordneten Projektziele als auch einen detaillierten Blick auf die einzelnen Aufgaben. Um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern, wurden separate Boards für Freiberufler erstellt, die mit den Boards auf niedriger Ebene synchronisiert wurden. Dieser ganzheitliche Ansatz vereinfachte nicht nur die Aufgabenverwaltung, sondern ermöglichte auch Aktualisierungen in Echtzeit über alle Plattformen hinweg, was die Zusammenarbeit und die Effizienz erheblich steigerte.

Dank der Integration von Salesforce und monday.com in Kombination mit dem transparenten Aufgabenmanagement von monday.com kann DE SINGEL die Stoßzeiten während der Saison vorhersehen. Die Zusammenarbeit sowohl mit internen Mitarbeitern als auch mit externen Partnern wird so auf die nächste Stufe gehoben.