LumApps Intranet lässt bei der Antwerpener Feuerwehr den Funken überspringen

Brandweer Zone Antwerpen ("Antwerpener Feuerwehr") eine von fünfunddreißig belgischen und eine von fünf Antwerpener Hilfszonen mit einem Schutzgebiet der drei Gemeinden Antwerpen, Wijnegem und Zwijndrecht mit einer Bevölkerung von etwa 550.000 Menschen.

Ein veraltetes Intranet

Die Herausforderung: Die Feuerwehr von Antwerpen verfügte über ein veraltetes Intranet, das zwar von der Kommunikationsabteilung verwaltet wurde, aber in den letzten Jahren weder von ihr noch von den anderen Abteilungen besonders häufig genutzt wurde. Es war da und das war auch schon alles. Die Kommunikationsabteilung wünschte sich wieder ein aktives und attraktives Intranet.

Außerdem gab es eine interne Trennung zwischen administrativen und operativen Mitarbeitern. Das ist aufgrund der Art der Arbeit verständlich, aber ein neues Intranet könnte dazu beitragen, diese beiden Welten einander näher zu bringen.
Sie begannen mit der Suche nach einem Tool, das eine dynamische Rolle erfüllen konnte. Ein Ort, an dem man einerseits statische, allgemeine Informationen (wie Nachrichten, Prozesse, Verfahren usw.) einsehen und andererseits in einer Community miteinander interagieren kann. Außerdem brauchten wir einen Ort, den Sie auf der Grundlage Ihres Profils, Ihrer Position und Ihrer Interessen selbst gestalten können.

Kurz gesagt, sie waren auf der Suche nach einem coolen, interaktiven Tool, das zusätzlich zu Google Workspace funktioniert, um Menschen zusammenzubringen und auf individueller Ebene einen Mehrwert zu bieten.

Nahtlos verbunden mit Google

Die Feuerwehr von Antwerpen war bereits ein Kunde von Xebia, und zwar für Google Workspace. Als sie um ein neues Intranet baten, präsentierten wir ihnen die verschiedenen Optionen innerhalb unseres Ökosystems: Google Sites, Happeo und LumApps. Die Wahl fiel auf Letzteres, weil LumApps in erster Linie die Struktur einer Organisation betrachtet und das soziale Umfeld darauf aufbaut. Diese Arbeitsmethode entspricht am besten der Organisationsstruktur und den Wünschen der Feuerwehr Antwerpen.

Jeder Kunde hat Vorstellungen davon, was er mit einem Intranet erreichen möchte. Das war auch bei Brandweer Zone Antwerpen der Fall. Es ist wichtig, dass diese Ideen strukturiert sind, denn man fängt völlig leer an. Xebia spielte dabei eine wichtige Rolle: Unsere Berater begannen damit, viele Fragen zu stellen. Was genau brauchen Sie? Wie soll es funktionieren? Wie soll es aussehen? Wer kann was sehen? Was wollen Sie erreichen?

Auf der Grundlage dieser Fragen wurden die Ideen in ein konkretes Design umgesetzt, das Xebia gemeinsam mit der Feuerwehr Antwerpen implementierte. Am hinteren Ende, in Bezug auf die IT, haben wir dafür gesorgt, dass der Google-Admin-Teil nahtlos mit LumApps verbunden ist. So verwendet LumApps beispielsweise die gleiche Rechte-Struktur wie Google Workspace und Sie erhalten auf der Grundlage Ihrer Google Groups-Mitgliedschaften Zugriff auf bestimmte Bereiche im Intranet. Der dritte Aspekt, an dem Xebia mitgewirkt hat, ist das grafische Design, bei dem ein grafischer Rahmen über die LumApps-Umgebung gelegt wurde, um das gewünschte Branding zu erreichen.

Normalerweise schult Xebia nach der Implementierung auch die Endbenutzer, um ihnen zu helfen, das neue Intranet kennenzulernen und zu nutzen. Die Feuerwehr von Antwerpen hat sich jedoch dafür entschieden, diese Schulung intern durchzuführen, was wir nur unterstützen können, da die Organisation sie schließlich selbst durchführen muss.

Menschen miteinander verbinden und den Funken überspringen lassen

Die Feuerwehr von Antwerpen verfügt jetzt über ein Intranet namens 'Vonk' (was soviel bedeutet wie: Funke), das strukturell den Wünschen der Organisation und ihrer verschiedenen Abteilungen entspricht. Es wurden Seiten erstellt, die für bestimmte Personen und Abteilungen zugänglich sind; die Rechtestruktur dafür basiert vollständig auf Google.

Anhand ihres Google-Profils und ihrer Position im Unternehmen können sie schnell auf die für sie wichtigen Inhalte zugreifen. Die Menschen müssen nicht mehr klicken und suchen, bis sie das finden, was für sie wichtig ist. Aus sozialer Sicht sind jetzt Gemeinschaften zwischen Menschen entstanden, die normalerweise keinen Kontakt am Arbeitsplatz hatten. Mit anderen Worten: Projekt Spark schafft wirklich Verbindung. Der Funke springt über!

Feedback für kontinuierliche Verbesserungen

Die Kommunikationsabteilung sammelt derzeit das Feedback der Benutzer. Nicht nur, indem sie sie direkt befragt, durch die kurzen Umfragen in LumApps. Sie verwenden auch intelligente Tools wie Hotjar und Google Analytics, um zu untersuchen, welche Seiten am häufigsten besucht werden, welches Klickverhalten die Leute an den Tag legen und wo die Verbesserungspunkte liegen.

Die Kombination der Daten und des Feedbacks wird genutzt, um eine zweite Version von Vonk zu erstellen, die noch mehr auf die Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt ist. Ob Xebia dabei eine Rolle spielen wird, steht noch nicht fest. Letztendlich möchten wir das Wissen und die Erfahrung an unsere Kunden weitergeben, damit sie selbst in der Lage sind, weiter zu innovieren.