Hersenstichting automatisiert das Zielspendensystem mit Salesforce

De Hersenstichting ("Stiftung Gehirn") setzt sich für die Gesunderhaltung des Gehirns, die Heilung von Hirnerkrankungen und die Verbesserung der Patientenversorgung ein. Um dies zu erreichen, gibt sie Forschung in Auftrag, stellt Informationen zur Verfügung und führt innovative Projekte durch.

Automatisieren von Ziel-Ausgaben

Ende 2016 stellte die Organisation Hersenstichting Xebia die folgende Frage: Können Sie unser Zielausgabensystem in Salesforce automatisieren? Es gab eine Vielzahl von Teilprozessen: der gesamte Prozess der Mittelzuweisung, die Einholung von Genehmigungen für (Forschungs-)Projekte, die Einbeziehung der internen und externen Gutachter sowie die Überwachung der Projekte und Meilensteine, nicht zu vergessen die Abrechnung der Ausgaben.

Hersenstichting hatte die folgenden zwei Hauptprobleme, für die es eine Lösung brauchte:

• Standardisierung der Prozesse in allen Abteilungen
• Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung und bessere Protokollierung von Vereinbarungen

Bessere Einsicht in Anwendungen und Projekte

Zunächst wandelten wir die Prozesse von Hersenstichting im Laufe einiger Sitzungen in Prozessabläufe um, die auf der Salesforce-Technologie basieren. Danach begannen wir, Salesforce in Sprints einzuteilen. Die Standardgenehmigungsprozesse in Salesforce helfen nun bei der Entscheidungsfindung über die Mittelvergabe. Um flexible Antragsformulare zu erstellen, ohne dass dafür eigene Arbeiten erforderlich sind, haben wir eine auf FormAssembly basierende Lösung implementiert, die auch die Wartbarkeit gewährleistet. Mit der Community Cloud von Salesforce werden Peer-Reviews von Wissenschaftlern und Laien (z.B. Patienten) leicht gemacht. Genehmigte Zahlungen werden mithilfe von Conga in Zahlungsaufträge für die Finanzverwaltung umgewandelt.

Im Juni 2017 ging Hersenstichting mit dieser schönen Lösung live und nutzt Salesforce und andere Anwendungen auf der Plattform. Alle internen und externen Beteiligten werden nun durch den Prozess geführt und haben jederzeit einen 100%igen Einblick in die Anwendungen und laufenden Projekte. Eine Lösung, auf die wir sehr stolz sind!

Ein einheitlicher Prozess

Es gibt jetzt einen einheitlichen Prozess, der die Arbeitsweise der verschiedenen Abteilungen harmonisiert. Entscheidungen werden automatisch in diesem gleichen Prozess protokolliert, und der Zielbewerber kann nun über eine Community den Verlauf des Prozesses verfolgen.

Einblicke für Spender

Die Hersenstichting geht davon aus, dass sie in Kürze auch ihr Fundraising in Salesforce unterbringen kann. Dies bietet die Möglichkeit, eingehende Gelder mit ausgehenden Ausgaben zu verknüpfen. Auf diese Weise können die Spender einen Einblick in den Fortschritt der von ihnen geförderten Projekte erhalten, was ein größeres Gefühl der Beteiligung für diese Gruppe mit sich bringen wird.