ESG-Dienstleister wandelt sich digital und wählt Google Workspace

Kyden zielt darauf ab, den Übergang zu einer nachhaltigen Gesellschaft zu beschleunigen, indem die transformative Kraft von Einzelpersonen, Teams, Organisationen und Ökosystemen aktiviert wird. Kyden ist ein Zusammenschluss von Kirkman Company, YSE, Dialogue, SKLLS und Connectors.

Kräfte bündeln, auch auf digitalem Wege

Im Mai 2023 gaben die Kirkman Company, YSE - einschließlich der Labels SKLLS und Connectors - und Dialogue ihre Zusammenarbeit bekannt, um Unternehmen bei ihrer nachhaltigen Transformation weiter zu unterstützen.

Es bestand ein unmittelbarer Bedarf an einer gemeinsamen digitalen Arbeitsumgebung, um die effektive Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu erleichtern und die IT-Architektur zu rationalisieren. Kirkman Company, YSE, SKLLS und Connectors arbeiteten bereits zufriedenstellend in Google Workspace; diese vier Umgebungen mussten zusammengeführt werden. Dialogue wurde in Microsoft betrieben und musste zu Google Workspace migriert werden. Die Hauptdomäne musste von Kirkman Company zu Kyden geändert werden.

Schritt für Schritt

Um die Herausforderung von Kyden zu meistern, entschied sich Xebia - in Absprache mit dem Kunden - für einen stufenweisen Ansatz:

1. Dialog: Übergang von Microsoft zu Google Workspace Kyden.com
2. YSE, Connectors, SKLLS: Migration von Google Workspace zu Google Workspace
3. Kirkman Unternehmen: Änderung der primären Domain zu Kyden.com

Alle Mitarbeiter der Gruppe haben ein Kyden.com Google-Konto mit einer neuen Namenskonvention erhalten. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter jetzt eine neue E-Mail-Adresse haben, die mit ihrem Kyden-Google-Konto verknüpft ist.

Erregen, aktivieren, erweitern, einbetten

Der schrittweise Ansatz sorgte für Ruhe und Klarheit innerhalb der Organisation. Kurze Kommunikationswege und unkomplizierte Supportkanäle sorgten dafür, dass die Mitarbeiter den Übergang problemlos bewältigen konnten.

Schritt Eins: Dialog

Der Übergang von Dialogue zu Kyden.com stellte für die betroffenen Mitarbeiter die größte Veränderung dar, da es sich um einen Wechsel von einer Microsoft-Umgebung zu Google handelte. Die Berater von Xebia Workplace wendeten bei dieser Umstellung ihre bewährte Adoptions- und Änderungsstrategie an. So waren die Mitarbeiter gut darüber informiert, welche Änderungen stattfanden, wann sie stattfanden und wie sie ihre Arbeit in der neuen Umgebung nahtlos fortsetzen konnten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es keine Unterbrechungen im Betrieb oder Unsicherheiten bei den Mitarbeitern gab.

Schritt Zwei: YSE, Konnektoren und SKLLS

Die Umstellung von YSE, Connectors und SKLLS beinhaltete eine Google-zu-Google-Migration, bei der sowohl E-Mails, Kalender, My Drive und Shared Drives in die neue Kyden-Domäne migriert wurden. Für die Mitarbeiter bedeutete dies vor allem eine Änderung der Anmeldedaten. Auch das Login für andere SAAS-Anwendungen, die mit dem alten Google-Konto verknüpft waren, musste umgestellt werden. Klare Kommunikation und Unterstützung sorgten dafür, dass dies nicht zu Unterbrechungen führte.

Schritt Drei: Kirkman Unternehmen

Der Übergang von Kirkman zu Kyden.com beinhaltete eine Umbenennung der Domain. Die Google-Konten blieben dieselben, aber das primäre Login musste geändert werden. Eine physische Migration war nicht erforderlich, da die Kirkman Company-Domain für die primäre Kyden.com-Domain verwendet wurde.

Mit dem von Xebia Workplace entwickelten Google Workspace Admin Toolkit wurden temporäre E-Mail-Signaturen für jede Organisationseinheit hinzugefügt. Auf diese Weise wurde den Empfängern deutlich gemacht, dass eine Namensänderung bevorstand oder kürzlich stattgefunden hatte. Letztendlich nahmen alle eine zentrale Kyden-Signatur an.

Die Dokumente in Google Drive wurden umorganisiert und den richtigen Gruppen und neuen Teams zur Verfügung gestellt. Während der Migration gingen keine E-Mails verloren, und die Mitarbeiter blieben einsatzfähig.

Ein Kyden, bereit für die Zukunft

Die gesamte Kyden-Organisation arbeitet jetzt in einer einzigen Google Workspace-Umgebung. Alle Mitarbeiter melden sich mit ihren neuen Kyden.com-Konten an und haben eine zentral gesteuerte Signatur im Kyden-Stil. Die Zusammenarbeit ist viel einfacher geworden, da die Beschränkungen, die durch die Verwendung mehrerer Domains entstanden sind, beseitigt wurden. Darüber hinaus wird die Verwaltung nun erheblich vereinfacht, da es nur noch eine Domäne für alle Organisationseinheiten gibt. Ein bedeutender Vorteil, und sicherlich nicht der geringste, ist, dass die Kunden von Kyden nun Einheitlichkeit sehen: Die gesamte Kommunikation stammt von einer Organisation, @kyden.com.