Kundengeschichten
LGBTQ+ Non-Profit-Organisation automatisiert Verwaltung mit Salesforce
COC Niederlande steigert Spenden und verbessert den Einsatz von Freiwilligen mit Salesforce, um Beziehungen zu verbessern und Projekte zu verwalten
COC Niederlande ist eine LGBTQ+-Rechtsorganisation mit Sitz in den Niederlanden und zwanzig über das ganze Land verteilten Ortsverbänden. Sie wurde 1946 gegründet und ist damit die älteste bestehende LGBTQ+ Organisation der Welt. Durch Lobbyarbeit und die Organisation lokaler Aktivitäten kämpft COC Niederlande für die Interessen von Lesben, Schwulen, Bisexuellen, Trans- und intersexuellen Menschen.
Sie setzt sich für gleiche Rechte, Emanzipation und gesellschaftliche Akzeptanz von LGBTQ+ Menschen in den Niederlanden und im Ausland ein. Das breite Spektrum der Aktivitäten umfasst persönliche Hilfe und Selbsthilfegruppen, Aufklärungsunterricht an Gymnasien und die Suche nach sicheren, diskreten Begegnungsmöglichkeiten für junge Menschen, ältere Menschen, Asylbewerber und Transgender, die sich sonst vielleicht nicht trauen, sich öffentlich zu treffen.
Die Organisation benötigte eine effiziente, zentralisierte Projekt- und Mitgliederverwaltung, um ihren Einfluss zu erhöhen
Warum
Salesforce wurde als zentraler, gemeinsam genutzter Bereich eingeführt, um Projekte und Interaktionen der Mitglieder gleichermaßen zu verfolgen.
Was
Datenmanagement und Aufgabenautomatisierung sorgen für mehr Effizienz, so dass sich COC darauf konzentrieren kann, etwas zu bewegen
Wie
Standardisierung und Zentralisierung der Verwaltung
Als international tätiges Unternehmen stand COC Niederlande vor drei großen IT-Herausforderungen:
- Das Projektmanagement, insbesondere auf internationaler Ebene, umfasst viele sich wiederholende Handlungen, die oft manuell und informell durchgeführt wurden. Projektpläne, Verträge und Subventionen müssen besser verwaltet werden, damit die Projekte gedeihen können.
- Die Mitgliederverwaltung fand extern statt, was bedeutete, dass die Beziehungen zu den Mitgliedern nicht ihr Potenzial erreichten. COC Niederlande wollte das Beziehungsmanagement intern durchführen, um mehr Wissen und Interaktion mit den Spendern zu ermöglichen.
- Die Verwaltung der Freiwilligen variierte stark zwischen den zwanzig lokalen Büros, wobei das Fehlen eines einheitlichen Ansatzes oder einer GDPR-konformen Praxis Anlass zur Sorge gab. Die Zusammenführung dieser Funktion in einem zentralen Modul würde sicherstellen, dass alle Freiwilligen professionell verwaltet werden.
Eine spezialisierte Lösung für Non-Profits
COC Niederlande beauftragte Xebia mit der Suche nach dem Customer Relationship Management (CRM)-System, das diesen Herausforderungen am besten gerecht wird. Die Wahl fiel auf Salesforce, um der Einrichtung die Möglichkeit zu geben, Aufgaben von einer zentralen, hochfunktionalen und anpassbaren Plattform aus zu verwalten und zu automatisieren.
Für bestimmte Funktionen wurden dann Salesforce-native Anwendungen hinzugefügt: Formtitan verwaltet das Signieren und Speichern von Dokumenten sowie die Online-Anmeldung von Mitgliedern, die direkt mit der Mitgliederdatenbank verbunden ist. Findock kümmert sich um die Finanzen, erstellt digitale Rechnungen und gleicht die Einnahmen für die Buchhaltung ab und automatisiert zuverlässig die Finanzdaten.
Diese wurden dann mit dem spezialisierten Non-Profit-Paket von Salesforce - NPSP - kombiniert, so dass COC Spenden- und Programminformationen, einschließlich Informationen zu einzelnen Spendern und freiwilligen Helfern, zur Hand hat und einen Überblick darüber erhält, wie die Mittel vom Spender zum Programm fließen.
“Mit Salesforce sparen wir Zeit und haben einen viel besseren Überblick als vorher. Wir haben es gerade erst in Betrieb genommen und es trägt bereits Früchte. ”
Marie Ricardo
Strategischer Direktor, COC Niederlande
Mehr Automatisierung, mehr Wirkung
COC Niederlande hat neue Apps für internationale Projekte und die Mitgliedschaft in lokalen Verbänden, die beide auf der zentralen Salesforce-Plattform basieren.
Direktorin Marie Ricardo beschreibt: Unsere internationalen Projekte haben endlich eine Struktur. Dank der digitalen Freigabe können unsere Teams vor Ort schneller und mit mehr Vertrauen arbeiten. Die Mitgliedschaften werden automatisch über die Website abgewickelt, so dass die lokalen Verbände jederzeit einen aktuellen Überblick über Mitglieder und Gelder haben, während die Verwaltung von Freiwilligen noch nie so einfach war.
Die Reduzierung manueller Routinevorgänge bei COC Niederlande bedeutet weniger Verwaltungsaufwand, so dass mehr Aufmerksamkeit auf die wichtigen Aufgaben verwendet werden kann. Der strategische Einblick in die internationalen Projekte wurde verbessert, so dass die Geschäftsleitung die Auswirkungen der aktuellen Arbeit von COC leicht einschätzen und sich auf das konzentrieren kann, was als nächstes ansteht. Die Umstellung auf Salesforce war für uns ein sehr spannender Prozess. Dank der fachkundigen Unterstützung von Xebia konnte dieses Projekt reibungslos und pünktlich umgesetzt werden, so Ricardo abschließend.
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