Xebia's HR transformiert den Onboarding-Prozess von 2 Stunden auf 10 Minuten

Das HR-Team bei Xebia ist stets bestrebt, Prozesse zu verbessern und innovative Lösungen zu nutzen, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Dieses Mal haben sie sich mit dem Onboarding-Prozess befasst, um einen reibungslosen und persönlichen Empfang für neue Teammitglieder zu gewährleisten.

In den letzten Jahren ist das Xebia-Team schnell gewachsen, und das HR-Team erkannte, dass es an der Zeit war, den Onboarding-Prozess für neue Kollegen zu optimieren und zu perfektionieren. Im Durchschnitt dauerte der Prozess für jeden neuen Mitarbeiter etwa zwei Stunden. Denken Sie an manuelle Aufgaben wie das Erstellen von Verträgen, das Versenden interner E-Mails und das Eintippen vieler Details in das System von Xebia - das wurde alles ein bisschen viel. Die Automatisierung dieses Prozesses würde bedeuten, dass Sie sich von den zeitaufwändigen, leicht zu übersehenden manuellen Aufgaben verabschieden könnten.   

Nachdem wir verschiedene Automatisierungen in den Workflow integriert hatten, verringerte sich der Onboarding-Prozess von zwei zeitraubenden Stunden auf nur zehn Minuten. Die einzigen manuellen Aufgaben, die das Team jetzt erledigen muss, sind das Ausfüllen des Stellenangebots und die Genehmigung des erstellten Vertrags. Um den Rest brauchen Sie sich nicht mehr zu kümmern. Eine Verknüpfung mit dem Personalsystem sorgt dafür, dass alle Informationen und erstellten Dokumente an einem Ort zu finden sind. Neue Xebianer erhalten außerdem personalisierte E-Mails mit relevanten Informationen, die auf ihre speziellen Onboarding-Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Geschwindigkeit, mit der ein neuer Mitarbeiter den Prozess durchläuft, sowie die fortschrittliche Anpassung des Onboardings verbessern das Erlebnis noch weiter.  

"Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist von entscheidender Bedeutung, und obwohl er traditionell einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich bringt, haben wir die Chance erkannt, ihn zu erneuern. Weniger Zeit für manuelle Verwaltungsaufgaben bedeutet mehr Zeit für die Schaffung eines persönlichen Erlebnisses für unsere neuen Teammitglieder"," sagte Véronique Reijinga, HR Business Partner bei Xebia.

Teamwork macht den Traum wahr

Die Onboarding-Umstellung begann mit einem Team von Xebianern. Mit der Unterstützung von Nima Saed, einem Berater, wurden die Projektanforderungen in Miro abgebildet. Dieses Mapping gab dem Team einen ersten Überblick über die Möglichkeiten der Automatisierung in einem Flussdiagramm. Alle kleinen Onboarding-Schritte wurden dokumentiert und miteinander verknüpft, um einen umfassenden Überblick über den gesamten Verwaltungsprozess zu erhalten. Mit Hilfe von HR Future Proof, Experten für HR-Lösungen innerhalb von Microsoft Teams und Sharepoint, wurde das Ganze zum Leben erweckt. 

Die Automatisierung erfolgt mit verschiedenen Anwendungen innerhalb der Microsoft-Umgebung. In erster Linie nutzen wir Power Automate, eine Anwendung innerhalb von Microsoft, die die Automatisierung von Prozessen auf eine 'low-code' und visuelle Weise ermöglicht. Darüber hinaus haben wir SharePoint verwendet, um Informationen zu speichern und dem Mitarbeiter die wichtigsten Details zu präsentieren. Teams dient als zentraler Knotenpunkt für die Personalabteilung, um den Status des Onboarding-Prozesses zu überwachen'', so Esmee Tiemissen, eine Spezialistin für digitales Personal bei HR Future Proof. 

Teilen bedeutet Fürsorge 

Die Verbesserung des Automatisierungsprozesses spiegelt die Werte von Xebia wider, von "People First" bis "Knowledge Sharing" und "Qualität ohne Kompromisse". An dieser Art von Projekten sind viele verschiedene Personen und Abteilungen beteiligt, die alle zusammenarbeiten, um einen Mehrwert zu schaffen. Die Abteilungen Office Management, ICT und Hospitality von Xebia haben alle eine wichtige Rolle bei dieser Umstellung gespielt.

"Die Entwicklung eines neuen Onboarding-Prozesses war eine ziemliche Reise. Wenn wir zum Beispiel internationale Mitarbeiter einstellen, wird der Onboarding-Prozess noch komplexer (denken Sie an die VISAs). Wir mussten all diese verschiedenen Prozessabläufe berücksichtigen. Mit der Unterstützung von Nima und HR Future Proof, wir haben es zum Laufen gebracht," sagt Jeanine Ottenhof, eine Personalverantwortliche bei Xebia. "Während des gesamten Projekts haben wir uns oft gesagt: 'Aber vielleicht... müssen wir auch das hinzufügen.' Unser Rat: Beginnen Sie mit den wichtigsten Schritten und bauen Sie von dort aus auf. Auf dem Weg dorthin werden Sie auf Dinge stoßen, die nicht reibungslos laufen, oder auf Elemente, die Sie übersehen haben", fügt Jeanine hinzu.

Die Auswirkungen dieser Initiative waren enorm, und das hat andere HR-Teams bei Xebia weltweit inspiriert, auf den Automatisierungszug aufzuspringen.

"Wir wollen unser Wissen und unsere Erfolge mit anderen teilen. Deshalb helfen wir dem HR-Team von Xebia Schweiz beim Start ihrer eigenen Onboarding-Automatisierung! Wir werden ihnen sagen, was wir bei der Erstellung ihrer Flussdiagramme gelernt haben. Es könnte ein paar Änderungen geben, aber warum das Rad neu erfinden?", so Veronique.

Dieses Engagement für die Verbreitung von Wissen und Innovation bei Xebia zeigt das unermüdliche Streben nach Verbesserung und die Hingabe an die Mitarbeitererfahrung.