Remote Workshops und Trainings: Agile Übungen, die funktionieren

Eine heterogene Gruppe mit unterschiedlichen Kenntnissen und Erfahrungen in agilen Methoden – welche agilen Übungen kann man auch remote durchführen, so dass es trotzdem für jeden interessant ist? Und was ist dabei zu beachten?

Vor dieser Herausforderung stehen wir in einem Modul des CAS Digitale Transformation an der Uni Bern, das wir durchführen. Die Teilnehmenden kommen aus unterschiedlichen Bereichen, z.B. IT, Marketing oder Corporate Communication, mit unterschiedlichen Kenntnissen bezüglich agiler Methoden. Wir geben ihnen eine Einführung in das agiles Mindset, in Design Thinking, in agiles Requirements Engineering, in agile Entwicklungsmethoden und den Umgang mit Change. Der theoretische Teil wird mit einigen Übungen unterstützt. Unter anderem führen wir folgende Übungen durch:

• User Story Mapping
• Team Retro
• Scrum-Simulation
• Lean Change Canvas

Diese Übungen funktionieren sowohl vor Ort als auch remote. Doch auf was sollte man bei einer Remote-Durchführung achten, damit sie ein Erfolg werden?

Technik und Vorbereitung

Wir benutzen Zoom und Conceptboard. Es geht auch mit jeder Videotelefonie-Software, die Breakout-Räume unterstützt und mit anderen Online-Whiteboards, wie z.B. Miro oder Mural. Für jede Gruppe muss ein Board bereitgestellt werden, auf dem die einzelnen Übungen vorbereitet sind.

User Story Mapping

Dies ist eine kurze Übung im Anschluss an die Theorie des agilen Requirements Engineering. Sie besteht aus zwei Schritten:

• Jede Gruppe hat die Aufgabe in zehn Minuten eine Story Map zu erstellen, die eine Journey an einem normalen Morgen eines Arbeitstags vom Aufstehen bis zum Verlassen des Hauses beschreibt. Dabei sollen sie als Backbone die groben Schritte beschreiben, und dann die detaillierteren Aufgaben zuordnen. 
• Beim zweiten Schritt hat der Wecker nicht geklingelt, und sie sind 10-15 Minuten, bevor sie wegen eines wichtigen Meetings das Haus unbedingt verlassen müssen, aufgewacht.  Welche Aufgaben haben nun Priorität und was kann man weglassen? Dies müssen die Teilnehmenden in maximal fünf Minuten entscheiden und die entsprechenden Aufgabenkarten anders färben. 

Dabei lernen sie das Konzept einer Customer/User Journey und die Priorisierung von Storys.

Team Retro

Am Abend des ersten Tags führen wir normalerweise eine Starfish-Retro durch, eine Variante, die häufig für Retrospektiven genutzt wird. Wir planen dafür 15 bis 20 Minuten ein. Die Teilnehmenden können auf Haftnotizen aufschreiben, was wir Dozenten beibehalten oder verändern sollen und dann in die Kategorien «Keep», «More», «Less», «Start» oder «Stop» einordnen, die wie die fünf Arme eines Seesterns dargestellt werden. Danach diskutieren wir die Punkte und mögliche Massnahmen für die darauffolgenden Tage. Dabei kann man es nicht allen recht machen – aber auf die Punkte, die viele verändern möchten, probieren wir natürlich einzugehen. So haben wir z.B. den Foliensatz ausgedünnt und mehr Pausen eingeplant. Die Teilnehmenden erfahren, wie wichtig konstruktives Feedback und die zeitnahe Umsetzung daraus abgeleiteter Massnahmen sind. Ausserdem ist es für sie auch eine gute Übung für die Retro bei der Scrum-Simulation am nächsten Tag.

Lego Scrum Simulation

Eine Lego-Scrum-Simulation remote – geht das? Klar, halt ohne Lego, sondern die Teilnehmer zeichnen auf dem Board. Wir führen diese Übung nach der Einführung verschiedener agilen Methoden durch. Dabei gehen wir nach der Anleitung von lego4scrum vor. Vor Ort verwenden wir Lego und Flipcharts, remote haben wir die Übung für jede Gruppe auf einem Board vorbereitet. Dort sind User Storys der einzelnen Sprints als Haftnotizen abgelegt sowie Bereiche für das Team-Backlog, die Retro und das Produkt (ein gezeichnetes Dorf) vorbereitet. Die Zeitplanung ist für die Remote-Durchführung genau gleich wie vor Ort. Wir führen nur zwei Sprints anstatt drei durch, da wir nicht so viel Zeit haben (ca. eindreiviertel Stunden) und der Lerneffekt von Sprint 1 nach Sprint 2 sehr viel höher ist als von Sprint 2 nach Sprint 3. Es gehen zwar gegenüber der Durchführung vor Ort gewisse gruppendynamische Effekte verloren (z.B. das Hamstern von Lego-Steinen am Anfang durch die Teams), die Teilnehmer machen aber genauso ihre Fehler und lernen auch remote, was bei agiler Teamarbeit entscheidend ist. Falls jemand aus der Gruppe schon viel Erfahrung mit Scrum hat, kann er gut die Rolle des Scrum Masters übernehmen.

Lean Change Canvas

Dies ist eine sehr aufwendige Übung, die wir am Vormittag des dritten Tages durchführen. Den Theorieteil dazu machen wir am Vortag. Dann dürfen sich die Teilnehmenden überlegen, ob sie ein Change-Thema haben, für das sie mit Unterstützung der anderen einen Lean Change Canvas erstellen wollen. Falls zu viele eine Idee haben, führen wir einen Pitch für jede Idee durch und stimmen dann ab, welche Ideen wir verfolgen. Bei der Durchführung nach dem ersten Corona-Lockdown im März letzten Jahres beschäftigte sich eine Gruppe z.B. ganz aktuell mit «Digitalisierung von Schulen». Bei der letzten Durchführung gab es unter anderem das Thema «Einführung von Agilität in der Verwaltung» von dem Team «Government Rebels».  Die Gruppen haben ungefähr 90 Minuten Zeit, den Canvas auszufüllen, 20 Minuten, um die Actions auf eine Roadmap (Change Board) zu planen und dann noch je 15 Minuten, um das Ergebnis der anderen Gruppe vorzustellen. Hier ist immer wieder schön zu sehen, was für tolle Ergebnisse in der kurzen Zeit erreicht werden.

Wer mehr über den Lean Change Canvas wissen möchte, kann sich z.B. diese Seite anschauen: Lean Change Management.

Funktionieren diese agilen Übungen wirklich?

Ja. Dazu einige Rückmeldungen der Teilnehmenden aus dem Evaluationsbericht unseres Moduls:

• Die Gruppenarbeiten waren toll und sehr lehrreich. Weiter so!
• Sehr gut fand ich die Mischung zwischen Theorie und Übungen. Es waren sehr gut ausgewählte und sehr gut durchdachte Übungen, die mir geholfen haben, den theoretischen Input zu verstehen.
• Besonders gelungen waren die Gruppenübungen mit den Vorlagen und Coaching von Chris und Reto.
• Die Übungen auf dem Conceptboard waren sehr gut vorbereitet, leicht zugänglich und verständlich und haben sehr gut geklappt.

Was ist bei der Remote-Durchführung zu beachten?

Meiner Meinung nach sind die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Durchführung dieser Übungen:

• Technik beherrschen: Grundvoraussetzung ist, dass man sicher mit den Tools umgehen kann. Dies betrifft die Videotelefonie-Software, insbesondere Breakout-Räume, und das Online-Whiteboard.
• Gute Vorbereitung: Wenn sich alle Teilnehmenden in einem Raum befinden, kann jeder auch während der Übungen jederzeit Verständnisfragen stellen. Das ist bei Breakout-Räumen nicht mehr so leicht möglich. Daher müssen die Arbeitsanweisungen sehr klar kommuniziert werden. Ausserdem müssen die Boards so gestaltet sein, dass die Teilnehmenden gut durch die Übungen geführt werden.
• Überblick behalten: In einem Raum sieht man, wenn z.B. eine Gruppe bei der Arbeit an einem Flipchart nicht weiterkommt, und man kann sich dann um diese Gruppe kümmern. Bei Gruppenübungen in Breakout-Räumen und auf verschiedenen Boards ist es schwieriger, den Überblick zu behalten. Ich habe auf einem Bildschirm die Boards aller Gruppen geöffnet und sehe, wenn eine Gruppe Schwierigkeiten hat. Dann kann ich zu dieser Gruppe wechseln und sie länger unterstützen.
• Mut haben: Bei der ersten Online-Durchführung des CAS kurz nach dem Lockdown im März 2020 habe ich die Lego-Scrum-Simulation nicht durchgeführt – remote mit Lego bauen: das geht ja nicht. Nach Diskussionen mit Arbeitskollegen bin ich dann mutiger geworden. Wenn man etwas kreativ wird und die Punkte oben beachtet, geht es dann doch.

Fazit

Übungen lockern Workshops und Trainings auf und sind unheimlich wichtig, um den theoretischen Stoff zu vertiefen, einen Praxistransfer zu gewährleisten und natürlich auch, um die Motivation der Teilnehmenden aufrecht zu halten. Anspruchsvolle Übungen in Remote-Workshops oder -Trainings durchzuführen ist gut möglich, wenn man einige wichtige Punkte beachtet: Beherrschung der Technik, eine gute Vorbereitung und den Überblick nicht verlieren.

Falls ihr diese Übungen selbst durchführen wollt und noch Fragen habt oder selbst gute Remote-Übungen kennt, könnt ihr diese gerne als Kommentar schreiben. Ich freue mich auf Feedback. 

Weiter Tipps für Remote Facilitation findet ihr hier: Good Practice für Remote Facilitation – die Top-Ten. Und wenn ihr Lust habt, agile Methoden zu lernen und erleben, könnt ihr auf unserer Academy-Seite nachschauen.