Remote Facilitation – das funktioniert! Teil 3: Tipps & Tricks für Scrum-Zeremonien

In den ersten beiden Blog-Beiträgen bin ich auf Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung online durchgeführter Workshops eingegangen. Nachfolgend nun gehe ich spezifischer auf Scrum ein.

Scrum-Zeremonien leben von intensiver Interaktion. In Zeiten von Onlinemeetings mit Mitarbeitenden, welche je in einem "Einzelbüro" zu Hause sitzen, braucht es neue Ideen. Nachfolgend einige Inspirationen für Scrum Master und Scrum Teams, formuliert aus Sicht des Scrum Masters. Zunächst ist das Bewusstsein wichtig, dass wir weiterhin ein performantes Team anstreben, nicht nur eine koordinierte Gruppe von (nun verteilten) "Einzelmasken". Ein Team lebt von gemeinsamen Zielen, der gemeinsamen Arbeit an kreativen Lösungen und Resultaten sowie vom Teamgeist. Basis ist eine effektive Zusammenarbeit. Was zählt? Wie in Teil 1, Remote Facilitation - das funktioniert! Teil 1: Rahmen & Vorbereitung und Remote Facilitation - das funktioniert! Teil 2: Durchführung und Nachbereitung erläutert, sind dies: Communication, Collaboration, Connection. Was heisst dies für die Scrum-Events?

Scrum-Master-Rolle

• Bist du Scrum Master, so bist du als "Facilitator" bei Onlinemeetings noch mehr gefordert als in physisch durchgeführten Meetings.
• Achte weiterhin auf qualitativ hochwertige Resultate. Hierfür helfen konkrete Resultat-Templates und, wo immer möglich, kristallklare Anweisungen der Arbeitsschritte; natürlich immer mit dem Team abgestimmt.
• Achte noch mehr auf Verbundenheit und psychologische Sicherheit und beziehe alle Teilnehmer ein. Ich kenne Teams mit der Regel, dass sich jeder mind. einmal im Meeting zu Wort gemeldet haben muss. Fordere bei Bedarf alle aktiv zur Stellungnahme auf und ermuntere sie zu Verständnisfragen. Es gibt keine dummen Fragen! Stelle bei Bedarf selbst "Powerful Questions" zur Weiterentwicklung des Themas, z. B. "Was bräuchtest du dazu?" oder "Was könnte der erste Schritt sein?".
• Dass du auf die Zeit achtest, ist bei dezentralen Teams zwingend. Sorge für ein straffes Zeitmanagement und erinnere die Teilnehmer einige Minuten vor Ablauf der Zeitboxen an deren Ende, auch bei Subteams.

Daily

• Bestehe auf der tatsächlichen täglichen Durchführung, auch am Freitag, evtl. sogar zweimal täglich. Dadurch erzeugst du eine enge Koordination und förderst den gemeinsamen Team-Spirit und die Sichtbarkeit.
• Gerade wenn alle extrem verteilt sind, ist das Daily DIE Gelegenheit, um die tägliche Arbeit hin zum Sprintziel gemeinsam aktuell zu planen, besonders wenn Überraschungen eher die Norm sind. Dies ist bei ausschliesslicher Onlinearbeit häufiger nötig, weil nicht alle immer alles mitbekommen. Das Daily ist der Herzschlag des Teams!
• Menschen leben von Beziehungen. Ergänze deshalb den Standardablauf – die "drei Fragen" – um einen Check-in, besonders wenn das Daily das erste Meeting am Morgen ist: Jede Person beantwortet eine Frage wie "Wie geht es mir? Wie fühle ich mich? Was beschäftigt mich gerade, hat sich ereignet oder macht mir Sorgen (auch neben der Arbeit)?" etc. Die zusätzlichen 10...15 Min. hierfür sorgen für mehr gegenseitiges Wissen und damit für Nähe und Vertrauen. P.S.: Für einen etwas längeren persönlichen Austausch eignet sich auch ein gemeinsamer "virtueller Kaffee" ausgezeichnet, zusätzlich zum Daily, z. B. nach dem Mittag.
• Mache den Arbeitsfortschritt sichtbar, sei es durch Teilen des Sprint-Boards oder durch Minidemos einzelner Resultate im Anschluss an das eigentliche Daily. Das muss nicht täglich sein. Das "Meet-After" wird aber wohl häufiger stattfinden, weil es laufend inhaltliche Themen zu klären gibt.

Planning

• Hilf als Scrum Master vorab dem Product Owner im jeweiligen Tool, einen gut vorbereiteten Sprintkandidaten zu formulieren, inklusive Vorschlag für das Sprintziel. Dann lässt sich das Planning-1 gut online durchführen.
• Wenn ausschliesslich online zusammengearbeitet wird, ist Dokumentation noch viel wichtiger als sonst. Lege deshalb noch mehr Wert auf die Qualität der Backlog Items. Sind die relevanten Informationen vorhanden und präzis? Sind die Akzeptanzkriterien konkret und messbar? Sind Zusatzinformationen verlinkt und an einem Ort, wo alle sie wiederfinden, z. B. im gemeinsamen Wiki?
• Planning-2: Hilf dem Team, alle Mittel für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen oder im ganzen Team zu nutzen. Setze kleine Gespräche zu zweit oder zu dritt im jeweiligen Tool auf (Breakout-Sessions). Oder gestalte das Planning-2 gleich in Form von Sub-Sprints: Bilde z. B. drei Sub-Teams, arbeite in drei Design-Sessions = 3 x 20 Min. gefolgt von je 15 Min. Review der Resultate mit allen.
• Nutze Onlinewhiteboards für gemeinsame kreative Sessions. Dies schafft sehr rasch ein gemeinsames Verständnis.

Review

• Nutze die virtuelle Durchführung, um mehr Stakeholder aufzufordern reinzuschauen und sich zu beteiligen, z. B. Auftraggeber, Kunden, Support oder Betrieb. Dies ist eine Opportunität! Der Mehraufwand ist praktisch gleich Null. Vielleicht kommen sie dann auch an ein physisches Review-Meeting. Wie bei jedem Review, aber bei "Remote Reviews" verstärkt, zeige ein laufendes System. PowerPoint ist ungeeignet, um ein "integrated increment" zu demonstrieren.
• Ein guter Austausch zwischen Scrum Master und dem Team ist während der Vorbereitung von Remote Meetings noch wichtiger. Lass das Team z. B. im Wiki eine Seite erstellen mit der Review-Agenda und Links zu den Stories sowie zum jeweiligen System für die Demonstration. Diese Seite kann im Meeting als Live-Agenda dienen und sorgt für Transparenz während dem ganzen Prozess.

Retrospektive

In Retrospektiven ist das gemeinsame Zusammentragen von Informationen absolut zentral, was bei einer Onlinedurchführung eine Herausforderung darstellt.

• Nutze Onlinetools für die Erhebung der Teamstimmung, z. B. www.retrium.com oder www.teammood.com. Weitere Tools, welche den gesamten Retroablauf unterstützen sind z. B. www.funretro.io oder www.parabol.co.
• Ebenfalls sehr bewährt haben sich Online-Whiteboards wie z. B. www.webwhiteboard.com (von Agile Coach Henrik Kniberg - super schlank und sehr schnell), www.awwapp.com, www.conceptboard.com, www.miro.com. Selbst wenn zeichnen mit der Computer-Maus schwierig ist, reichen die Tools meist aus, um gemeinsam für alle brauchbare Resultate zu erstellen. Sogar Dot-Voting funktioniert.
• Die meisten Tools bieten ein Fremium-Modell an: Das Basis-Angebot ist gratis, erweiterte Funktionen oder häufige Nutzung sind kostenpflichtig.
• Vergiss trotz der vielen Tools nicht: Bei der Retrospektive geht es um das Team und die Menschen im Team. Auch hier hilft im einfachsten Fall, miteinander zu reden.
• Retrospektiven sollten, wann immer möglich, mit Video durchgeführt werden. Es geht möglicherweise um heiklere Themen als in den anderen Events und deshalb ist es hier wichtiger, dass man die Mimik und Gestik der anderen Teilnehmer mitbekommt.

Backlog Refinement

• Ein Product Owner hat unterschiedliche Optionen, um das Product Backlog für das nächste Sprint Planning vorzubereiten - je nach Situation, Reifegrad vom Team und Produkt etc. Er kann dies alleine tun, zusammen mit einzelnen Teammitgliedern oder gleich mit dem ganzen Team. Du hast somit viele Optionen, den Prozess zu unterstützen. Du kannst eine grosse Sitzung mit allen Teammitgliedern bereitstellen oder auch Breakout-Session für Teile des Teams oder für bestimmte Themen vorsehen. Da Onlinemeetings anstrengender sind, empfiehlt es sich, statt einem grossen mehrere kürzere Blöcke, verteilt über den Sprint, vorzusehen. Die bereits beim Planning-1 und -2 sowie bei der Retrospektive vorgestellten Punkte gelten hier genauso.
• Achtung: das Backlog Refinement soll keine Bespassung durch den Product Owner sein. Es gehört dazu, dass sich die Entwicklungsteam-Mitglieder selbst schlau machen, was als nächstes kommen könnte. Bei Remote Teams ist es umso wichtiger, dass das Product Backlog immer aktuell ist und zentral verfügbar ist, so dass sich alle selbständig informieren können. Coache Product Owner und Entwicklungsteam dementsprechend.

Sprint

Facilitation hört nicht mit den Events auf. Auch die Kommunikation der Teammitglieder während dem Sprint kann von Facilitation profitieren. Hier einige Hinweise:

• Behalte die Teamchats und Wikiseiten im Auge, um zu merken, wenn irgendwo Facilitation helfen könnte. Allerdings hat es sich bewährt, vorher nachzufragen, ob du dich einbringen darfst. Dies ist wichtig, weil du in der "Vor-Ort-Situation" alleine mit dem Näherkommen zeigst, dass du dich gerne einbringen möchtest. Dies ist Remote nicht der Fall. Frage also kurz nach, ob die Beteiligten wirklich Facilitation wünschen.
• Biete deinem Team explizit wiederholt an, für wichtige Diskussionen als Facilitator zu agieren.
• Fördere die Zusammenarbeit im Sprint aktiv und explizit, z. B. indem du lieber zu oft als zu selten vorschlägst, dass mehrere Entwickler an derselben Story arbeiten – das schafft Nähe in der Remote-Situation. Aber Achtung, übertreibe es nicht. Nicht jedes Problem lässt sich besser in einer Gruppe lösen.
• Bleibe als Scrum Master nahe beim Team. Suche spontan den Kontakt zu jedem Teammitglied, lieber häufiger als normal. Nutze dazu bevorzugt Videoanrufe. Frage nach, wie es geht, was gut läuft und wo es Hindernisse und Konflikte gibt, evtl. auch mit dem privaten Umfeld. Solche Informationen kriegst du nicht einfach durch Anwesenheit im Projektraum mit wie in der physischen Welt.

Was sind deine Erfahrungen mit Sprint Events und der Arbeit während des Sprints in einem verteilen Team? Ich bin gespannt auf deine Kommentare.