Remote Facilitation – das funktioniert! Teil 2: Durchführung und Nachbereitung

Im ersten Teil dieser Blog Serie habe ich die Grundlagen von Remote Facilitation vorgestellt: was Facilitation ist, wie wichtig die Vorbereitung ist und wie man diese optimal gestaltet. Auch habe ich einige nützliche Tools erwähnt und wie wir einige davon in unserer Firma einsetzen.

In diesem Teil geht es nun um die Durchführung und Nachbereitung einer Remote Facilitation. Auch bei Remote Facilitation geht es für den Facilitator zuallererst darum, dass das vom Team definierte Ziel idealerweise erreicht wird. Herkömmliche Sitzungen "vor Ort" lassen sich mit Flipcharts, Post-it-Zettel, etc. unterstützen, um rasch ein gemeinsames Verständnis zu erreichen. Was aber tun, wenn alle Teilnehmer zu Hause vor dem Bildschirm sitzen? Wie gehen wir das an?

Intensiven Informationsfluss sicherstellen

• Visualisiere soviel wie möglich, um trotz eingeschränkter Kommunikation ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Ausserdem reduziert dies das Risiko, dass die Teilnehmer nur passiv folgen. Im einfachsten Fall teilt ein Teilnehmer eine Präsentation mit allen anderen. Besser ist es, laufend mitzuschreiben und Resultate sichtbar zu machen. Noch besser ist es, wenn alle gemeinsam am Resultat zu beteiligen. Gemeinsam genutzte Zeichentools machen hier einen echten Unterschied! Als Facilitator solltest du die Tools allerdings gut kennen.
• Aber Achtung! Online-Kommunikation benötigt sowohl mehr Zeit als auch mehr Aufmerksamkeit als ein physisches Meeting. Auch online zu zeichnen benötigt mehr Zeit als am Flipchart. Und die Teilnehmer werden rascher müde. Deshalb: Tempo rausnehmen und Pausen beachten. Dies ist besonders wichtig, weil es sich empfiehlt, mehrere Kanäle gleichzeitig zu nutzen. So kann z.B. in MS Teams während einer Präsentation (optisch & gesprochen) über Chat kommuniziert wird. Dazu gleich mehr.
• Kleingruppen sind häufig besser geeignet, um einen guten Informationsfluss zu erreichen und alle einzubeziehen. Nutze die Möglichkeit von sogenannten Break-out Rooms in den Online-Tools, um in kleinen Gruppen zusammenzuarbeiten.
• Achte auch online - und insbesondere bei Kleingruppen - auf konkrete Resultate: Mache die Fragestellungen und die Form des gewünschten Resultats sehr konkret, dies fördert Qualität und Vergleichbarkeit massiv. Bestimme ggf. einen Facilitator pro Kleingruppe und instruiere sie. In den Kleingruppen kannst du selbst schwierig eingreifen. Die Resultate anschliessend "im Plenum" vorzustellen ist in der Regel kein Problem, weil jeder Teilnehmer seinen Bildschirm teilen kann.
• Chat: Auch hier gibt es ein paar Tipps & Tricks. Bei einer Präsentation vor einer grösseren Anzahl Teilnehmern ist ein Chat-Kanal für Fragen sehr praktisch. Die Beantwortung sollte jedoch nicht laufend geschehen, sondern nur zu bestimmten Punkten oder bei kurzen Referaten am Schluss. Sonst wird der Präsentator durch den Chat laufend abgelenkt. Bei grossen Zielgruppen hat sich ein Moderator bewährt, der die Fragen in konsolidierter Form dem Präsentator vorlegt. Alternative: Moderator oder Präsentator gehen alle Fragen durch.
• Ein Chat ist auch ideal für Feedbacks oder Mini-Retrospektiven. Stelle den Teilnehmern verbal und im Chat-Channel eine oder mehrere Fragen und gib ihnen dann etwas Zeit zum Nachdenken. Bitte sie, die Antworten zu erfassen, ohne sie abzusenden. Gib dann das Kommando zum Absenden und dann allen etwas Zeit, die Antworten durchzugehen und evtl. mündlich noch zu kommentieren. Oder fasse sie als Facilitator selbst zusammen. Nutze auch die Möglichkeiten von Online-Abstimmungen, z.B. mit www.slido.com oder www.mentimeter.com
• Verschaffe dir Sicherheit: Plane bei wichtigen Anlässen Ersatz-Lösungen. Beispiel: Verteile wichtige Präsentationen oder Demo-Applikationen an mehrere Teilnehmer. Überlege, was du tun würdest, wenn der Bildkanal wegfallen sollte und was dann noch möglich sein wird.

Ablauf

• Achte auf einen pünktlichen Start. Es ist störend, wenn sich laufend neue Teilnehmer ein eine Sitzung einwählen oder wenn Teilnehmer verspätet aus der Pause zurückkehren.
• Lege Wert auf einen deutlichen Check-in, gerade beim ersten Meeting des Tages. Sei dir bewusst, dass die Teilnehmer noch nicht an der Kaffeemaschine über Fussball gesprochen haben. Check-ins können in der grossen Runde bereits vor der offiziellen Startzeit, gleich zu Beginn der Session oder in den Break-out Räumen im kleineren Kreis geschehen. Dafür gibt es verschiedenste Formate: Alle Teilnehmer geben 30-60 Sekunden-Statements zum eigenen Befinden ab. Noch kürzer: "Mein Befinden in einem Wort / einem Satz" oder "Meine Stimmung als Wetterbericht". Humorvolle Check-in Fragen sowie Warm-up Übungen aus Retrospektiven sind ebenfalls hervorragend geeignet. Das Zeitlimit kann mit einem akustischen Signal verkündet werden.
• Kürze bei Zielen und Erwartungen nicht ab, um Zeit zu sparen. Gehe Ziele und Agenda noch klarer als sonst durch und hole klare Rückmeldungen ein, ggf. von allen einzeln. Frage explizit die Erwartungen ab oder welches Vorwissen, welche Erfahrungen oder welche Fragen sie mitbringen, z.B. auf einem Whiteboard. Nach dem persönlichen Check-in werden die Teilnehmer hiermit inhaltlich aktiviert.
• Achte explizit auf die Stimmung und den Energie-Level im Meeting. Eine Pause von 10 Min. pro Stunde hat sich bewährt. Etabliere virtuelle Kaffeepausen, dies ermöglicht Small Talk. Wer da ist, ist da, Mit oder ohne Kaffeetasse - wie im physischen Café.
• Fordere den Themenfokus immer wieder bewusst ein. Erinnere die Teilnehmer an vereinbarte Ziele, Fokuspunkte und Resultate.
• Zeit-Management: Achte als Facilitator laufend auf die Zeit. Finde einen Weg, das Zeit-Management visuell zu unterstützen, mind. als Facilitator, z.B. durch eine grosse Uhr auf dem Handy oder Tablet.
• Schliesse alle Agendapunkte formal ab, z.B. mit Beantwortung der Fragen im Chat und bestätige formell die Erledigung der einzelnen Agendapunkte.

Regeln vereinbaren und Kommunikation leiten

• Effiziente und effektive Sitzungen leben von der Disziplin aller Teilnehmer, bei dezentralen Teilnehmern noch viel ausgeprägter. Dazu gehören u.a. Zeiteinhaltung, Gesprächsdisziplin und einige griffige Regeln. Erinnere die Teilnehmer bei Bedarf an die vereinbarten Regeln oder definiere solche bei Bedarf mit allen ad hoc.
• Führe menschen-zentriert. Auch das ist eigentlich selbstverständlich, aber hier noch viel wichtiger. Gegenseitige Wertschätzung gehört dazu, ebenso faire Kommunikation sowie der Einbezug aller.
• Fordere und fördere Rückfragen und die Wiederholung relevanter Aussagen und coache die Teilnehmer in Richtung "aktives Zuhören". Gerade, wenn Teilnehmer sich nicht oder nur eingeschränkt sehen, hilft es, Aussagen zunächst in eigenen Worten zu wiederholen und vom Gegenüber rückbestätigen zu lassen und erst dann darauf zu antworten.
• Wenn es um einen Auftrag geht, kannst du jeden einzeln dazu auffordern, zu formulieren, was das nun für ihn/sie heisst. Erinnere die Teilnehmer daran, solche Rückmeldungen ggf. jederzeit selbst einzufordern.
• Achte bei Diskussionen darauf, dass sich Personen nicht verstecken. Rufe stille Personen explizit auf. Ebenso gilt es, Vielrednern nicht zu viel Raum zu geben.

Abschluss

• Aufgaben-Zuordnung: Wirke aktiv der Vereinsamung entgegen, gerade in dezentralisierten Teams. Wird jede Aufgabe einfach der geeignetsten Person zugewiesen, finden Teamwork, Kollaboration, Kreativität und Knowhow-Transfer nicht statt. Ausserdem: Dies ist eine Performance-Falle. Wenn jeder Mitarbeiter an einer einzelnen Aufgabe arbeitet, besteht das grosse Risiko, dass am Ende nichts fertig ist oder nichts zusammenpasst. Deshalb: Coache das Team dahin, dass mehrere Personen eine Aufgabe übernehmen. Das Prinzip heisst "Swarming". Richtig umgesetzt bewirkt dies sogar einen signifikanten Performance-Sprung.
• Verifiziere am Meeting-Ende alle vereinbarten Entscheide und Massnahmen nochmals mit allen und hole die Zustimmung ein, ggf. explizit durch Einzelabfrage. Nur bei einer kleinen Gruppe und mit Video-Conferencing geht dies u.U. auch durch Kopfnicken.
• Plane am Ende einen expliziten Check-out ein: frage reihum nach Feedback und wie es den Teilnehmern jetzt geht.

Resultate festhalten und Umsetzung begleiten

Eine gelungene Nachbereitung ist bereits Teil der guten Vorbereitung. Je nach Kontext stellen sich unterschiedliche Fragen.

• Genügt ein Resultat-Protokoll mit Bildern, z.B. von virtuellen Whiteboards? Sollen die Resultate als Fotos zusammen mit Mini-Sequenzen aus dem Video-Stream in einen Video-Clip bereitgestellt werden? Wären hierfür Schlüssel-Statements von Teilnehmern nützlich, z.B. aus der Abschlussrunde, oder aus nachträglichen Kurz-Interviews per Video-Conferencing?
• Ist es wichtig, dass Abwesende, das Verpasste nachholen können? Dann nimm alles auf Video auf. Dies ist z.B. ideal bei einem Webinar mit Präsentation und Fragerunde. Bei einem komplexeren Anlass mit (häufig mehrfachen) Break-out-Sessions könnten diese ggf. ebenfalls aufgenommen werden.
• Wie halten wir die vereinbarten Massnahmen fest? Nutze elektronische Tools, damit der Stand jederzeit für alle sichtbar ist. 
• Muss nach dem Meeting noch jemand die Umsetzung freigeben? Müsste diese Person dann im Meeting vertreten sein, mindestens zu Beginn und am Ende?
• Wieviel Begleitung benötigen die Mitarbeitenden? Braucht es regelmässige Follow-up-Workshop um inhaltlich miteinander Themen vorwärts zu treiben, evtl. ebenfalls mit einem Facilitator? Sollen sich die Mitarbeitenden zu zweit od. in kleinen Gruppen gegenseitig unterstützen, z.B. mit "Peer-Coaching"?
• Wie machen wir die laufende Umsetzung sichtbar? Wären regelmässige Follow-ups für alle, evtl. inkl. Key-Stakeholder nützlich?
• Kommuniziere Erfolgsgeschichten, aber nur Authentische. Die Anderen zerstören den Glauben an die Veränderung in kürzester Zeit. Blogs und kurze Video-Botschaften sind ideal hierfür.
• Wenn nötig, begleite die Teilnehmer individuell, z.B. durch follow-up Meetings.

Im nächsten Teil gehe ich auf die Remote Facilitation von Scrum-Events ein.

Was sind deine Erfahrungen? Was funktioniert, was nicht? Was hast du selbst in den letzten Wochen gelernt? Ich bin gespannt auf eure Feedbacks, Kommentare und Einwände! Peter Erne