Remote Facilitation – das funktioniert! Teil 1: Rahmen & Vorbereitung

Der Begriff "Facilitation" lässt sich nur schwer ins Deutsche übersetzen. "Befähigung" würde wohl am Besten passen. Ein Facilitator hilft dem Team, seine Ziele zu erreichen. Er unterstützt das Team zunächst beim Definieren der Teamziele sowie des Vorgehens. Die Verantwortung darüber bleibt beim Team. Anschliessend hilft der Facilitator dem Team, den beschlossenen Weg erfolgreich zu gehen. Dazu gehören u.a. das Visualisieren der Resultate, der Einbezug aller Beteiligten sowie laufend Agenda, Ziele und Zeit im Auge zu behalten. Obwohl Facilitation traditionell eher mit mehrstündigen Workshops in Bezug gebracht wird, sind viele Aspekte auch für kürzere Sitzungen und der täglichen Arbeit relevant.

Gemeinsame Voraussetzung all dieser Aufgaben ist intensive Kommunikation - verbal, wie non-verbal. Dies gilt ganz grundsätzlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Häufig hörte man deshalb bisher, dass "Co-Location" (alle in einem Raum) zwingende Voraussetzung erfolgreicher Teams sei. In Zeiten des Corona Virus fällt diese Möglichkeit plötzlich weg. Reihenweise werden Teams auf Einzelarbeitsplätze zu Hause verteilt - "Remote Work" ist angesagt. Bricht die Teamleistung nun komplett ein? Studien von Jeff Sutherland, einem der Mit-Erfinder von Scrum, zeigen zum Glück etwas Anderes. Er hat die Performance von Teams eingehend untersucht und gefunden, dass Kollokation auch Nachteile haben kann. So berichtete ihm der "Head of Agile" der Wikimedia Foundation davon, dass häufig Kommunikationsdefizite überdeckt werden. Die räumliche Nähe erlaubt es, unklare Absprachen, Ziele, etc. jederzeit nachträglich noch rasch zu präzisieren oder zu verändern. Die Folge: weniger Sorgfalt und Disziplin in der Kommunikation. Das heisst nun nicht «zurück zum Wasserfall». Aber offenbar erzwingt Remote Work (noch) klarere Teamregeln und präzisere Vereinbarungen sowie mehr Transparenz zum aktuellen Arbeitsstatus. Weitere Störfaktoren von Co-Location erwähnt auch Frederick P. Brooks in seinem Bestseller "The Mythical Man Month".

Was heisst das nun für Remote Facilitation? Wo liegen Herausforderungen und Lösungsansätze? In einer kleinen Serie von Blog-Beiträgen wollen wir die verschiedenen Aspekte näher beleuchten. Nach dieser Einführung unter Einbezug der Facilitation-Vorbereitung werden wir in weiteren Folgen auf die Workshop-Durchführung und -Nachbereitung sowie auf die Spezifika von Scrum-Meetings eingehen.

Womit wir bei den Schritten erfolgreicher Facilitation für Workshops und Meetings sind:

Und wovon lebt ein erfolgreicher Workshop?

• Communication: Transparenz über Ziele, Teilnehmer, Vorgehen, Themen, Regeln der Zusammenarbeit und Resultate.
• Collaboration: Zusammenarbeit und Ko-Kreation in kleinen Gruppen, gemeinsame Erfolgserlebnisse
• Connection: ein starkes Wir-Gefühl im Team entstehen lassen, alle Teilnehmer einbeziehen, der Vereinsamung entgegen wirken, den ganzen Menschen ins Zentrum stellen

Was heisst das nun für mich als Facilitator in einem Team, welches sich über längere Zeit nicht persönlich am selben Ort trifft? Was ist wichtig, was muss ich beachten, was vorbereiten? Nachfolgend ein paar Tipps & Tricks zur «Vorbereitung».

Alles was bisher wichtig war, ist weiterhin wichtig - und noch viel wichtiger! Dazu gehören Ziele und erwartete Resultate (soweit vorgängig möglich), Teilnehmerliste, Rollen, Format und Infrastruktur. Was ist nun speziell bei Remote-Settings um «Communication, Collaboration & Connection» sicherzustellen?

Agenda und Struktur

• Passe die Agenda der neuen Situation an: Es ist wichtig, die Teilnehmer "aus der Einsamkeit zu holen". Lasse in der Agenda genügend Raum für Networking, Socializing und Small Talk.
• Reserviere zu Beginn Zeit für Check-in oder Icebreaker-Fragen. Beispiele: «Welche Herausforderung bringst du heute mit und was möchtest du beitragen?», «Was ist das Beste, was dir heute schon passiert ist?» (mehr Check-in-Fragen: siehe Links am Ende des Blogs). Da es schwierig ist, die Teilnehmer in kleinen Gruppen oder zu zweit zu aktivieren, ist es umso wichtiger, kurze Antworten einzufordern.
• Ausserdem muss der Facilitator für «psychologische Sicherheit» sorgen. Was im Call gesagt wird, wird nicht nach aussen getragen.
• Sorge wie in herkömmlichen Workshops dafür, dass die Teilnehmer früh involviert werden. Sie sollten spätestens nach 15’ aktiv sein, z.B. um ihre Erwartungen oder Vorkenntnisse zu teilen. Auch der Check-in dient dazu.
• Vermeide lange Phasen mit vielen Teilnehmern im gleichen «Raum» (Call). Sorge bewusst für Zusammenarbeit in kleinen Gruppen, es fördert persönlichen Austausch und den Einbezug aller. Dies bedingt einen gewissen Mehraufwand in der Vorbereitung. Neben dem Call mit allen sind mehrere «Breakout-Meetings» für die kleinen Gruppen vorzubereiten.
• Hilfreich ist ausserdem das Konzept «Diverge and Converge», z.B. bekannt aus dem Design Thinking. Es hat sich bewährt, für die Problemanalyse oder Lösungsfindung zunächst breit zu suchen, um viele Aspekte und Ideen zuzulassen und anschliessend daraus Erkenntnisse abzuleiten, zu priorisieren und zu verdichten.
• Eine Idee, um die letzten beiden Punkte umzusetzen: Nutze die Methode «1-2-4-all» aus den Liberating Structures. Lass die Teilnehmer zunächst in kleinen Gruppen arbeiten und die Resultate anschliessend im grossen Plenum verdichten.
• Häufige Pausen sind wichtig, denn es ist erfahrungsgemäss schwieriger, in einem Remote-Workshop die Aufmerksamkeit zu halten. 10’ pro 60’ haben sich bewährt. Pro Halbtag eine längere Pause (20’…30’) ist ebenfalls eine gute Idee. Generelle Empfehlung: plane lieber zwei halbtägige Workshops ein, denn es ist erfahrungsgemäss schwierig, einen ganzen Tag aufmerksam dabei zu sein. 
• Überlege pro Agenda-Punkt, wie du ihn technisch/medial unterstützen wirst und ob du ggf. Alternativen oder Rückfall-Optionen benötigst, z.B. was geschieht, wenn Video nicht verfügbar ist
• Vereinbare mit den Teilnehmern einige einfache Regeln od. erinnere sie zu Beginn daran. Haltet sie gemeinsam fest. Mehr dazu im nächsten Blog.
• Plane am Ende einen Check-out oder eine Retrospektive ein. Sammle von allen Ideen zur Verbesserung. Was kannst du noch besser vorbereiten, was können die Teilnehmer zusätzlich beitragen? Welche externe Hilfe braucht ihr, z.B. zusätzliche Infrastruktur? Als Check-out genügen im einfachsten Fall einige Fragen: «Wie geht es dir jetzt?», «Was hast du geschätzt?», «Was nimmst du mit?»

Visualisierung

• Agenda: Natürlich funktioniert die traditionelle Powerpoint-Option (vorbereitet vom Facilitator), aber es gibt Alternativen, gerade, wenn die Teilnehmer mitgestalten sollen. Bewährt haben sich Task-Boards wie Trello, Jira oder Azure. Damit kann die Agenda gemeinsam priorisiert, gruppiert und Personen zugewiesen werden. Und ihr Status wird sichtbar.
• Eine tolle Option sind geteilte Whiteboards. Diese bieten viel kreatives Potential gegenüber Videokonferenzen. Probiere sie aus und mache dich vorgängig damit vertraut. Primitive Varianten sind zwar schon durch das Teilen von Microsoft-Office-Dokumenten möglich. Schon etwas besser integriert sind Whiteboards in Tools wie Microsoft Teams, aber häufig beschränkt auf das Schreiben & Zeichnen mit Stiften, was ohne Tablet schwierig ist.
• Komfortabler sind Online-Tools. Sie unterstützen im Minimum das einfache Zusammentragen von «Post-it-Zetteln». Extrem einfach (dafür funktional limitiert) ist das Webwhiteboard.com. Wesentlich komfortabler, mit der Idee ganze Grafiken gemeinsam zu entwickeln, ist conceptboard.com (inkl. Templates, z.B. für Canvases oder Retrospektiven). Häufig ist ein Grundumfang gratis, weitere Funktionen gibt’s kostenpflichtig. Ein Tipp: wer ein Tablet hat, kann sich parallel einloggen. Videokonferenz und Präsentation am Laptop, Zeichnen am Tablet.
• Achtung: beachte bei Online-Tools die Vertraulichkeit der geteilten Informationen. Bei einigen Tools gibt es beim Kauf von Firmen-Lizenzen die Option, die Software lokal zu installieren.

Formaler Rahmen und Infrastruktur

• Nimm dir genügend Zeit um für eine funktionierende Infrastruktur zu sorgen und mache dich selbst gut mit den technischen Möglichkeiten vertraut. Dies braucht mehr Zeit als üblich. Mache vorgängig einige Versuche mit neuen Tools, z.B. zu zweit.
• Setze eine klare Einladung auf und erteile ggf. Vorbereitungsaufträge. Kommuniziere allen die ggf. nötigen technischen Voraussetzungen für die Teilnahme, z.B. Apps od. Plug-ins und sorge für die Autorisierungen.
• Wenn es Vorarbeiten gab: Überprüfe den Stand der Arbeit vorgängig. Erinnere das Team ggf. vorgängig an den Status-Update, dies ist für einen effizienten Ablauf noch wichtiger als bisher.
• Nutze wenn immer möglich Video-Konferenzen. Der zusätzliche Kanal unterstützt den Facilitator, den Prozess besser zu führen und alle Teilnehmer in der Kommunikation. Mimik und Gestik machen Reaktionen unmittelbar sichtbar. Zustimmung lässt sich durch Kopfnicken od. «Daumen hoch» rasch abholen. Ebenso lassen sich Hinweise auf die allgemeine Stimmung und den Energie-Level gewinnen. Selbst physische Objekte, z.B. Prototypen, lassen sich ganz einfach zeigen. Aber keine Medaille ohne Kehrseite: Erfahrungsgemäss machen sich bei grösseren Gruppen rasch Bandbreiten-Begrenzungen bemerkbar. Dann einfach Video ausschalten zu Gunsten guter akustischer Verständlichkeit, flüssiger Präsentation und Zusammenarbeit an einem Board.
• Definiere, wie du die Resultate sicherstellen wirst, sei es in eurer integrierten Umgebung, durch gemeinsame Dokumente, Task Boards oder den Download aus temporär benutzten Online-Tools.

Fazit: Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Miete, um erfolgreiche Workshops und Meetings online durchzuführen. Weitere Aspekte folgen in den nächsten Teilen dieser Blog-Serie. Dranbleiben lohnt sich!

Was sind deine Erfahrungen? Was hast du selbst evtl. in den letzten Wochen gelernt? Ich bin gespannt auf eure Feedbacks, Kommentare und Einwände! Peter Erne

Pausen sind wichtiger denn je

Basierend auf leidiger Erfahrung die letzten Tage : plane Sitzungen mit ausreichend Pausen und rechne mit genügend Pausen zwischen den Meetings. Da die Zeit wegfällt, um von einem Sitzungszimmer zum anderen zu laufen und zudem immer auf den Bildschirm schaut, ermüdet man bei reiner Online-Arbeit viel schneller.

Anhang: Tools (ausgewählte Beispiele)

• Video-Konferenzen: Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts
• Informationen teilen: Skype, Microsoft Teams; OneNote-Notizbücher lassen sich teilen und gemeinsam editieren (abhängig von Office-Version und Speicherort), ebenso Word-Dokumente, Google-Suite, Wikis (MS SharePoint, Confluence). Die Möglichkeiten sind im Wesentlichen beschränkt auf Text.
• Whiteboards/Zeichnen: Voraussetzung für flüssiges Arbeiten sind ein Laptop mit Touchscreen, z.B. MS Surface oder ein Tablet mit Stift. Software: Minimal-Variante mit Microsoft-Office-Applikationen; spezifische Online-Whiteboard-Produkte: Webwhiteboard, Whiteboardfox, Conceptboard, Miro, Nureva, Explaineverything, oder Mural
• Chat, Team-Kommunikation: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts
• Aufgaben, Pendenzen: Jira, Trello, Azure DevOps
• Check-in-Fragen: mountaingoatsoftware.com/blog/25-questions-that-will-help-you-know-your-teammates-better oder thecircleway.net/articles/2016/12/27/questions-for-check-ins funretrospectives.com/category/check-in/
• Liberating Structures: liberatingstructures.de

Wir verwenden bei uns übrigens Confluence für langfristige Dokumentation und das Intranet, MS Teams für die Kommunikation zwischen einzelnen Personen, kleinen Gruppen und der ganzen Firma, SharePoint als Dateiablage, die MS Office Suite, Trello, Conceptboard und Zoom für Online Trainings.