Fehlen dir noch ein paar knackige Ideen für dieses Jahr für dein Team, dein Unternehmen, deinen Sportclub oder deine Familie? Wieso nicht eine kurze Standortbestimmung machen, eine Jahres-Retrospektive quasi? Es braucht dafür nur wenig Zeit und schon gar nicht viel Vorbereitung. Und es ist immer wieder überraschend, wie viele gute Ideen innert einer Stunde im Team zusammenkommen. Ideen mit Biss und einer guten Chance umgesetzt zu werden. Nicht nur flaue Vorsätze. Wieso? Darauf werden wir noch zurückkommen.
Folgender Ablauf mit drei einfachen Schritten hat sich in meiner Praxis bewährt.
Einleitung und Gruppenbildung
Erläutere kurz das Ziel und den Ablauf der Retrospektive. Stelle das Poster vor, die Zeitachse sowie die Bedeutung der oberen bzw. unteren Hälfte.
Das Geheimnis liegt darin, von Dingen zu lernen, die schon gut funktionieren. Und zugleich Problemfelder zu entschärfen. Am Ende wollen wir eine priorisierte Liste von konkreten Massnahmen haben. Lieber ein paar wenige, aber solche, die wir dann auch umsetzen. Hierfür lassen wir das vergangene Jahr kurz Revue passieren.
Für die Bearbeitung hat sich Gruppenarbeit bewährt. Lasse hierfür dein Team Gruppen von drei bis fünf Personen bilden; möglichst so, dass Personen, welche sich wenig kennen, zusammenkommen. Tipp: Wenn das Team zu Beginn "in gewohnter Ordnung" zusammensitzt, dann lasse die Kollegen durchzählen auf die Anzahl Gruppen, z. B. 1-2-3, 1-2-3, ... Meist werden die Gruppen anschliessend gut gemischt sein. Dauer (Einleitung und Gruppenbildung): 5'
1. Schritt: Fakten finden - "Was ist geschehen?"
Wir starten gleich mit den Gruppen. Die Teilnehmenden identifizieren zunächst gruppenweise die relevanten Fakten und Ereignisse während des vergangenen Jahres. Es ist wichtig, sich zunächst auf Fakten zu beschränken. Die einzige Wertung bezieht sich auf die Klassierung in positiv oder negativ wahrgenommene Ereignisse. Es geht nicht um richtig oder falsch, sondern einzig darum, die unterschiedlichen Wahrnehmungen der Teilnehmer sichtbar zu machen. D. h., es ist durchaus möglich, dass dasselbe Ereignis sowohl oben wie unten auf der Zeitachse auftaucht.
Vorgehen: Jedes Ereignis wird auf ein eigenes Post-it geschrieben und auf dem Poster platziert, die positiven Ereignisse oben, die negativen unten. Die Zettel können laufend oder gegen Ende der Timebox platziert werden. Anschliessend versammeln sich alle vor dem Poster, erläutern einzelne Zettel und klären Verständnisfragen. Es findet keine Wertung oder weitere inhaltliche Diskussion statt. Zusammengehörende Zettel werden gruppiert, überflüssige aussortiert, immer mit Einverständnis des Teams. Dauer: 15', davon 5' in der Gruppe, 7 bis 10' gemeinsam vor dem Poster.
2. Schritt: Hinter die Kulissen blicken - "Wieso ist es geschehen?"
Nun, was steckt hinter den Ereignissen? Dies diskutieren wir wieder gruppenweise. Was hat die positiven Ereignisse und Erfolge (auf dem Poster) ermöglicht? Finde mit dem Team Gründe, Hypothesen, Vermutungen, Erfolgsfaktoren, Potentiale dafür. Ebenso für die Misserfolge und negativen Ereignisse: Weshalb gab es Probleme, ist das Team gescheitert, konnte es Erwartungen nicht erfüllen? Identifiziere Ursachen, Vermutungen, Hypothesen, Defizite, Treiber dafür.
Vorgehen: Jede Erkenntnis wird wiederum auf ein eigenes Post-it notiert und auf dem Poster möglichst beim entsprechenden Ereignis platziert, generelle Ideen finden im freien Raum auf dem Poster Platz, z. B. am rechten Rand oder auf der Zeitachse. Die Zettel können laufend oder gegen Ende der Timebox platziert werden. Anschliessend versammeln sich wieder alle vor dem Poster, lassen das Bild auf sich wirken und klären Verständnisfragen. Es findet keine inhaltliche Diskussion statt, z. B. über "falsch oder richtig", Gewichtung, Wertung, Widersprüche etc. Einige Statements der Teilnehmer zum bisherigen Gesamtbild können inspirieren, z. B. mit der Frage: "Wie wirkt das bisherige Gesamtbild auf euch?". Dauer: 15', davon 5' in der Gruppe, 7 bis 10′ gemeinsam vor dem Poster.
3. Schritt: Kreative Massnahmen ableiten - "Wie nutzen wir das, was schon funktioniert hat?"
Basierend auf allen gesammelten Beobachtungen: "Wie könnten die (für die obere Hälfte) identifizierten Potentiale genutzt werden, um in Zukunft noch erfolgreicher zu sein? Wie könnten die Wirkungen der gefundenen Gründe und Rahmenbedingungen (untere Hälfte) abgeschwächt oder das Risiko, dass sie wieder wirksam werden, vermindert werden?"
Vorgehen: Mit dem Wissen der bisherigen Diskussionen identifizieren die Anwesenden wiederum in den Gruppen mögliche Massnahmen. Jede Massnahme schreiben sie auf ein Post-it und platzieren sie am Poster beim jeweiligen Themencluster. Dies wiederum laufend oder nachdem sich alle wieder beim Poster getroffen haben. Dann werden die Massnahmenvorschläge erläutert und, wo nötig, geklärt und konkretisiert. Keine Massnahme ohne Verantwortlichen und Termin. Und wenn immer möglich mit einem innert zwei bis vier Wochen überprüfbaren Resultat. Einzige Ausnahme: Es wird eine allseits akzeptierte Teamregel definiert, deren Einhaltung in Zukunft von allen gegenseitig überprüft wird. (Tipp: Wähle wiederum eine andere Post-it-Farbe.)
Idealerweise werden die Massnahmen gleich anschliessend gemeinsam priorisiert, sei es in einer Diskussion oder z. B. durch Kleben von Punkten. Schlussfrage: "Wenn ihr das Resultat reflektiert, fehlt etwas Wesentliches oder sind die relevanten Dinge aufgeführt? Stimmt die Priorität?" Wenn kein Veto eingeht, ist das Resultat abgenommen. Gratuliere dem Team zum Resultat. Dauer: 20', 5' Arbeit in der Gruppe, 10 bis 15' alle zusammen vor dem Poster.
Debriefing
Reflektiere kurz mit dem Team, wie es die soeben erlebte Zusammenarbeit erlebt hat: "Wie war das für euch, was nehmt ihr daraus mit? Was könnte man nächstes Mal verbessern oder ändern?". Notiere die Aussagen stichwortartig auf einem Flipchart. Dauer: 5'.
Vorbereitung
- Genügend Post-it in drei Farben (je eine für Ereignisse, Ursachen und Massnahmen). Damit lassen sich die drei Typen klar auseinanderhalten.
- Poster: Minimal ein Flipchart-Blatt quer aufgehängt, besser zwei Blätter nebeneinander oder ein grosses Pinwandpapier. Beide Achsen aufzeichnen und beschriften.
- Flipchartstifte für alle Teilnehmer, keine Kugelschreiber oder dünnen Filzstifte.
- Tipp: Es hilft, wenn eine Person (aus der Gruppe oder von ausserhalb) den Ablauf moderiert und insbes. auf die genannten Diskussionsregeln und das Time-Management achtet.
Schlussbemerkungen
Die Chance, dass Massnahmen aus einer solch konzentrierten Rückschau umgesetzt werden, ist sehr hoch. Wieso? Wichtig sind drei Dinge:
- Transparenz: Alle Teilnehmer sehen dasselbe Bild, auch wenn nicht zwingend alle denselben Standpunkt vertreten. Sie entwickeln ein gemeinsames Verständnis, auch über die verschiedenen Standpunkte.
- Einbezug: alle Anwesenden haben die Gelegenheit, sich einzubringen. Dies schafft Identifikation, Akzeptanz und Commitment.
- Effizienz: Die intensive Zusammenarbeit führt zu erstaunlicher Kreativität durch Integration verschiedener Standpunkte. Ausserdem fördert sie neue Kontakte im Team.
Man könnte einwenden, dass obige Rückschau keinesfalls vollständig sei und damit wichtige Dinge vergessen gehen. Erfahrungsgemäss ist dies sekundär. Die Zeitbeschränkungen führen dazu, dass meist alle wichtigen Themen vertreten sind. Auch ist es sekundär, dass Widersprüche nicht konsequent ausgeräumt, sondern einfach stehen gelassen werden. Die Schlussfrage nach der Stimmigkeit stellt sicher, dass keine Schlüsselthemen vergessen wurden. Wichtig - und eigentlich selbstverständlich - ist ein rascher und regelmässiger Follow-up: Stelle sicher, dass nach spätestens vier, besser schon zwei Wochen ein erstes Resultat, eine erste Wirkung sichtbar wird. Dies setzt voraus, dass die Massnahmen mit einem mess- oder beobachtbaren, konkreten Resultat definiert sind. Viel Erfolg!
