Das Meeting startet, du hast deine Agenda vorher mit allen Beteiligten geteilt. Alle wissen, was an dem Termin erreicht werden soll. Das erste Thema wird angeschnitten und schon legt er los. Die ersten zwei Sätze haben noch Bezug zum Thema. Danach wird alles dazu geholt: irrelevante Themen einbezogen, schon getroffene Entscheidungen wieder in Frage gestellt, Erfahrungen minutenlang geteilt usw. Das alles ohne Atempausen, damit es möglichst schwierig ist, zu Wort zu kommen, ohne unhöflich unterbrechen zu müssen. Das ist der Meeting-Dominator. Er kapert deine Meetings und lässt Anderen kaum Redezeit.
Merkmale eines Dominators sind:
- Hat zu allem viel zu sagen, Anekdoten und Erfahrungen werden ausführlich geteilt.
- Weicht gerne vom Thema ab: Am Ende des Monologs ist nicht mehr klar, was das eigentliche Argument war.
- Findet Probleme, wo keine sind, oder macht Probleme, die einfach zu lösen wären, grösser.
- Zeitliche Grenzen gelten nur für die Anderen, sie hindern den Redekönig nicht daran, einfach weiterzusprechen.
- Lässt während des Sprechens keinen Raum zu intervenieren, ohne unhöflich zu werden.
Du kennst bestimmt jemanden, der mindestens 3 dieser Merkmale erfüllt. Die Meetings mit dieser Person sind meistens nicht sehr effektiv und fressen deine Energie.
Verwandle Meetings nicht in einen Monolog
Wie stellt man sicher, dass sich Meetings nicht zu einem Monolog verwandeln und ihr Ziel nicht erreichen? Denn das kann der Meeting-Dominator gut. So lange reden, bis sichergestellt ist, dass keine Entscheidung getroffen, Fortschritte gemacht oder Aktionen definiert worden sind. Ergebnis: Meeting durchgeführt, aber nichts erreicht. Wie entwaffnest du den Dominator, ohne dass ein «Krieg» ausbricht?
Erst einmal vorab – nicht alle Vielredner meinen es böse oder sind sich ihres Verhaltens überhaupt bewusst. Es gibt diejenigen, die einfach übermässig begeistert sind, andere möchten eher aus Unsicherheit oder Angst negative Anekdoten mit der Gruppe teilen. Meistens reicht es, separat mit dieser Person zu sprechen und zu erklären, welche Auswirkungen das Verhalten auf das Meeting hat. Vielleicht ist sich die Person der Auswirkungen gar nicht bewusst. Gemeinsam kommt ihr dann bestimmt zu einer Lösung, bei der sich der Angesprochene wertgeschätzt fühlt und vielleicht während des Meetings als Bereicherung eingesetzt werden kann.
Dann gibt es diejenigen, die absichtlich stören. Sie haben vielleicht keine Lust auf die anstehende Arbeit, agieren aus firmeninternen politischen Gründen, finden einfach das Thema langweilig oder benutzen dein Meeting als Plattform für ihre Selbstdarstellung. Denn wer viel spricht, ist wichtig, oder?
Direkte Massnahmen um die Kontrolle über dein Meeting zurückzugewinnen
Unabhängig davon, aus welchem Grund das Meeting gestört wird, können folgende direkte Massnahmen dabei helfen die Kontrolle über dein Meeting zurückzugewinnen:
- Hast du die Chance etwas zu sagen, bevor der Dominator loslegt? Du kennst deinen Querschläger schon eine Weile und siehst seinen Finger am «Wortgewehr»? Bestätige mit «Ich sehe das du etwas zum Thema beitragen willst. In einer Minute darfst du. Zuerst möchte ich aber XY zu Wort kommen lassen». Damit machst du klar, dass auch andere Meinungen wichtig sind und du das Meeting führst. Vielredner erproben immer wieder die Grenzen, es ist an dir, diese konsequent, freundlich, aber bestimmt zu setzen.
- Erstelle einen «Parkplatz» (z.B. ein eigenes Flipchart-Blatt) und parkiere alle nicht unmittelbar relevanten Themen dort. Nimm dir am Ende des Meetings kurz Zeit, die Parkplatz-Themen anzusprechen und zu definieren, wie es damit weitergehen soll.
- Versuche den Vielredner mit deiner Körpersprache (z.B. einem freundlichen Time-Out Signal) für einen Moment pausieren zu lassen. Damit vermeidest du jemanden aktiv verbal unterbrechen zu müssen. Du kannst höflich sagen, dass du gerne «zurück zur Agenda« gehen würdest oder «Die Zeit läuft uns davon».
Wenn obenstehende Techniken auf Dauer nicht funktionieren, braucht man Ausdauer und muss vielleicht andere Lösungen versuchen. Ziel ist es, dem Dominator ohne Gesichtsverlust seinerseits zu verinnerlichen, dass ihm «Vielreden» keinen Vorteil bringt. Sie oder er muss selbst zu dem Schluss kommen, dass das Verhalten nutzlos ist.
Gewohnheiten abzulegen, braucht Zeit, ist aber durchaus möglich
- Lass ihn oder sie reden. Ab einem bestimmten Punkt gehen selbst dem erfahrensten Wortschützen die Kugeln aus. Stell sicher, dass du nur die Inhalte aufnimmst, die zum Thema gesagt wurden. War nichts zum Thema da, dann sag einfach “Danke” und weiter geht’s im eigentlichen Thema.
Positive Bestätigung von themenbezogenen Antworten gilt selbstverständlich auch für deine übrigen Teilnehmer. Positiv reagieren auf korrektes Verhalten stärkt das Engagement im Meeting und zeigt auf, was du erwartest von den Teilnehmern. - Stelle konkrete Umsetzungsfragen. Hat jemanden gerade 10 Minuten schwammig erklärt, weshalb etwas nicht funktioniert, frage direkt "Danke für deinen Beitrag. Was schlägst du vor, wie wir das umsetzen könnten?". Auch hier gilt: Durchhalten. Es ist in der Natur des Dominators, nicht gleich aufzugeben. Die erste Antwort wird sehr wahrscheinlich nicht konkreter sein. Frage dann einfach, solange nach, bis klar wird, dass zwar viel Zeit verschwendet wird, du aber zielorientiert handeln willst und die konstanten Ablenkungen nichts bringen. Das Ablenken führt jetzt dazu, dass du aktiv Lösungen von deiner Plaudertasche einforderst.
Diese beiden Methoden brauchen Geduld und setzen Meetings ohne Zeitdruck voraus. Wenn konsequent durchgeführt, verinnerlicht auch der Dominator, was von ihm erwartet wird!
Körpersprache und Mimik
Wichtig bei all diesen Ansätzen sind deine Körpersprache und Mimik. Bleibe, wenn möglich neutral, auch wenn das nicht immer einfach ist. Manchmal möchtest du einfach Paroli bieten und deinen Frust rauslassen. Es ist aber wichtig, dass nichts darauf hinweist, dass du das, was gerade gemacht wird, ganz und gar nicht schätzt oder es dich auf irgendeine Art und Weise stört. Das ist nur noch mehr Munition für den Vielredner, um noch verbissener weiterzureden.
Meistens braucht es eine Kombination von Techniken, um den Meeting-Dominator zum Schweigen zu bringen oder ihn zumindest mit weniger Redezeit auf den Punkt kommen zu lassen. In einem Meeting ist es wichtig, die Methoden zu kombinieren. Damit wird vermieden, dass die übrigen Teilnehmer nicht zu Wort kommen, bis der Vielredner «erzogen» ist. Diese Balance zu finden, braucht Erfahrung und Geduld.
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