Agile Portfolio Management – unsere 8 Erfolgsfaktoren (Teil 1)

Agile Portfolio Management ist eine essentielle unternehmerische Fähigkeit auf dem Weg zu Business Agilität. Doch welche Faktoren sind beim Setup und in der Umsetzung entscheidend? Auf die ersten vier Grundsätze wollen wir nachfolgend eingehen, die zweiten vier folgen in einem weiteren Blog. Wenn du das Thema ausführlicher diskutieren möchtest, kontaktiere uns doch einfach: Dieter Prohammer, Volker Windmüller.

Agile Teams alleine reichen nicht

Die folgende Darstellung ist Fiktion, Ähnlichkeiten mit realen Organisationen oder Personen wären natürlich rein zufällig und unbeabsichtigt.

Stelle dir folgende Situation vor: Dank Scrum oder Kanban lieferst du mit deinem Team wertvolle Features schnell aus und deine Benutzer sind zufrieden, weil sie das bekommen was sie tatsächlich brauchen. Du und dein Team seid zufriedener, weil ihr eure Arbeit selbst planen könnt und andere euch nicht mit Arbeit überladen. Ihr werdet als Team immer besser, weil ihr regelmässig überlegt, wie ihr effektiver zusammenarbeiten könnt und dies konsequent umsetzt.

Und trotzdem sind deine Auftraggeber immer noch unzufrieden, weil Entwicklungsprojekte zu lange dauern und weil Konkurrenten mit Innovationen schneller am Markt sind. Dabei hatte man ihnen doch versprochen, dass mit Agile alles besser wird! 

Aber mal ehrlich:

• Wie viele Kundenvorhaben oder Projekte werden bei dir in der Firma oder im Bereich gleichzeitig umgesetzt? Zu viele.
• Alle Projekte sind Prio 1 und du springst dauernd von einem Projekt zum anderen, je nachdem wer lauter schreit?
• Und du fragst dich, was das eine oder andere Projekt mit den Zielen deiner Firma zu tun hat?

Bei näherem Hinschauen stellst du dann fest, dass bei der Budgetierung, der Freigabe der Projekte, der Steuerung der Vorhaben eigentlich alles läuft wie immer:

• Jeder Bereich hat ein eigenes Budget, das einmal im Jahr in einem aufwendigen Verhandlungsprozess festgelegt wird,
• Projekte werden parallel und unabhängig voneinander gestartet, streiten sich um die besten Spezialisten und dauern Jahre,
• Steuerungsausschüsse tagen höchstens einmal im Quartal, und
• Transparenz über das gesamte Portfolio hinweg ist nicht vorhanden.

Da stimmt doch was nicht - oder? Ganz genau! 

Agiles Portfolio Management ist essentiell für Business Agilität

Die beschriebene Situation ist typisch für Organisationen, in denen Agilität bottom-up auf Team- oder auf Abteilungsebene eingeführt und die strategische Steuerung der Investitionen nicht angepasst wird. Dann entstehen über kurz oder lang Konflikte an der Schnittstelle dieser zwei unterschiedlichen Systeme und operationelle Agilität auf Unternehmensebene kann nicht erreicht werden. 

Agile Teams können zwar schnell neue Features liefern, aber damit ist noch lange nicht sichergestellt, dass zur richtigen Zeit am Richtigen gearbeitet wird und neue Produkte schneller umgesetzt und im Markt platziert werden können. Dafür muss auch die Steuerung der Investitionen mit Hilfe agiler Prinzipien gestaltet werden.

Agile Portfolio-Management (APM) ist ein wirksamer Hebel, um Organisationen schrittweise in Richtung mehr Veränderungsbereitschaft zu entwickeln. Zentral hierfür sind hohe Transparenz, kürzere Planungszyklen und eine intensive Zusammenarbeit mit offener Kommunikationskultur. 

APM stellt eine notwendige, aber nicht ausreichende Bedingung für Business Agilität dar. Dafür bedarf es zusätzlich der unternehmerischen Fähigkeit, Opportunitäten für grundlegende Innovationen zu erkennen und diese kompromisslos zu nutzen, um neue Bedarfe oder sogar ganz neue Märkte zu schaffen. Dieses Thema werden wir dann vielleicht in einem zukünftigen Blog vertiefen.

Agiles Portfolio Management - Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung

Agiles Portfolio Management nutzt agile Prinzipien in der Steuerung der strategischen Vorhaben eines Unternehmens. Es schafft die nötigen Strukturen und Prozesse, um:

• strategische Initiativen herunter zu brechen, zu priorisieren und basierend auf den vorhandenen Kapazitäten zu koordinieren,
• auf sich ändernde unternehmerischen Prioritäten und Abweichungen in der Umsetzung schnell und angemessen reagieren zu können,
• unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten, verfügbaren Kapazitäten und Risiken den Einsatz von Budget, Ressourcen und Wissen in der Organisation zu steuern, und
• um den Nutzen für die Kunden und damit die Wertschöpfung für das Unternehmen zu maximieren.

Manche agile Frameworks wie SAFe oder Disciplined Agile (DA) skalieren bis auf die Portfolio Ebene und decken die Kernelemente eines agilen Portfolio Managements ab. SAFe bezeichnet Lean Portfolio Management als eine Kernkompetenz für Business Agilität.

Das SwissQ Agile Portfolio Management (APM) Framework besteht aus einem APM Core ergänzt durch zusätzliche Module wie Strategy & Goal Link, Transparency & Alignment, Finance & Governance sowie Leadership.

Doch was ist beim Aufbau eines effektiven Agile Portfolio Managements zu berücksichtigen? In der Folge werden wir darauf eingehen, was du unserer Erfahrung nach beim Aufsetzen und in der Umsetzung eines Agile Portfolio Managements beachten solltest, damit auch du zukünftig Vorhaben schneller abschliessen kannst und nicht mehr so viele Bälle gleichzeitig in der Luft jonglieren musst. 

4 strategische Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines Agile Portfolio Managements

Beim Aufbau eines effektiven APM sind einige strategische und operative Aspekte entscheidend. Als erstes betrachten wir die strategischen Grundsätze für den Aufbau eines APM.

1. Orientierung an der Strategie

Alle Aktivitäten des APM orientieren sich an der Unternehmensstrategie. Das APM stellt gleichsam eine Operationalisierung der Unternehmensstrategie dar. Es ist das Bindeglied zwischen Arbeit und Strategie. Als agiler Portfolio-Manager kannst du im Schlaf Antworten auf folgende Fragen geben: 

• Wie lauten unsere zentrale Vision und Mission? 
• Welche strategischen Stellhebel haben wir identifiziert? 
• Auf welche Themen und Initiativen konzentrieren wir uns wann? 

Zur Unterstützung des Prozesses der Strategiedefinition kann man sich z.B. der Methodik des Strategy Mappings bedienen.

2. Organisation entlang von Wertströmen

Die eigentliche Umsetzung der Strategie findet auf Ebene der Wertströme statt. Ein Wertstrom umfasst alle Aktivitäten und Prozesse von z.B. einer Produktidee bis zur deren Wirkung beim Kunden. Die Identifikation von ablauforganisatorischen Wertströmen bildet die Grundlage für die Zusammensetzung von Teams. Mit der Wertstromanalyse steht ein bewährtes Tool zur Visualisierung der Wertschöpfungskette zur Verfügung.

3. Garantie von stabilen Teams

Im Gegensatz zur Wasserfall-Welt finanziert man auf Ebene Portfolio Kapazität in Form crossfunktionaler Teams. So gesehen sind die Ressourcen fix, sämtliche Vorhaben eines Portfolios konkurrieren um diese. Das angestrebte Ergebnis hingegen, auch hier ganz im Unterschied zu einer Wasserfall-orientierten Vorgehensweise, ist vorab nicht fix definiert, es wird gleichsam inkrementell erarbeitet. Die Teamzusammensetzung sollte, zumindest für einen längeren Planungszeitraum, stabil gehalten werden.

4. Schlanke Governance

Halte den Portfolio-Management-Prozess möglichst schlank und leichtgewichtig. Durch noch mehr Artefakte und noch mehr Kontrolle, bekommt man Komplexität nicht unbedingt in den Griff; möglicherweise erreicht man sogar das Gegenteil. 

Es hat sich bewährt ein einfaches Portfolio-Kanban aufzusetzen mit dessen Hilfe entschieden und dosiert wird, welche und wieviel Arbeit ins System gelassen wird. Schaffe Akzeptanz und Identifikation durch Transparenz; mache dein Portfolio-Kanban jedem in der Organisation sichtbar.

Die Anwendung dieser Grundsätze beim Design ist entscheidend für den Aufbau eines effektiven Agile Portfolio Managements. Im 2. Teil dieses Blogs gehen wir auf die Erfolgsfaktoren in der Umsetzung eingehen.

Wenn du darauf nicht warten willst, kontaktiere uns einfach unter Volker Windmüller oder Dieter Prohammer.